Mientras no estemos todavía controlando robots humanoides desde la comodidad de nuestros hogares, como los personajes de la película de 2009 Sustitutos , cada vez más nuestras interacciones diarias, tanto profesionales como personales, se realizan a través de medios virtuales.
A medida que los propietarios de negocios adoptan los eventos virtuales como un método rentable para lograr una gran variedad de objetivos, incluidos seminarios web, capacitación y conferencias, es importante asegurarse de que la comunicación efectiva no se intercambie por ahorros en los resultados finales. Si bien es poco probable que reunirse virtualmente reemplace por completo la necesidad de que los empresarios se reúnan en persona, su facilidad de adopción y conveniencia pueden servir para mejorar la productividad de su negocio. Sin embargo, las reuniones virtuales no son ideales para todas las situaciones, por lo que es vital saber cuándo y cómo utilizar esta tecnología.
Donna Dennis, presidenta de Leadership Solutions Consulting, creadora y facilitadora de Asociación Estadounidense de Administración Seminario de tres días sobre Líderes de equipos virtuales y remotos , dice que la tecnología se convirtió en el foco principal; En algún lugar entre las BlackBerry de la gente y el correo electrónico, muchos líderes perdieron de vista las relaciones. 'Ahora la atención se centra en la gestión de tareas, relaciones y tecnología', dice Dennis, que profundiza en su próximo libro. Gestión del conocimiento y E-Learning.
Lee E. Miller, entrenador influyente y autor de ARRIBA: influencia, poder y la perspectiva U: el arte de conseguir lo que quieres , agrega, 'El error más grande que comete la gente es suponer que influir en las reuniones cara a cara es lo mismo que influir en las interacciones virtuales. Que no es. Las reglas son diferentes porque las personas responden de manera diferente cuando interactúan virtualmente '.
A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a realizar una reunión virtual satisfactoria.
5 consejos para realizar una reunión virtual: cómo prepararse
'Lo primero que hacemos antes de decidir qué tecnologías y software se necesitarán es decidir quién es la audiencia participante y qué información se comparte', dice Drew Bowers, psicólogo investigador del Grupo de Factores Humanos del Instituto de Investigación de la Universidad de Dayton. 'Hemos descubierto que es mejor para los presentadores diseñar sus datos o presentaciones de acuerdo con el entorno en el que se presentarán, o elegir el mejor entorno para representar los datos que tienen'. Bowers dice: 'No puede simplemente tomar una presentación que dio frente a una audiencia en vivo en una conferencia y lanzarla en un monitor de video para una audiencia virtual y esperar los mismos resultados, porque está limitado, hasta cierto punto , en cómo puede interactuar con su audiencia virtual.
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Dennis señala que cuando programa una reunión en un lugar físico, puede ser más informal sobre la agenda de la reunión y el suministro de materiales. También tiene la ventaja de que los asistentes se pongan al día en el pasillo, en la máquina de café, etc. Sin embargo, una reunión virtual exitosa requiere mucha más preparación inicial. Colaric recomienda que las reuniones virtuales se planifiquen con mucha antelación. 'Envíe la agenda con anticipación, cree imágenes para reforzar su mensaje y reenvíelos a todos antes de la reunión, invite a los miembros de cada equipo que necesiten participar', dice.
Además, asegúrese de enviar la información de inicio de sesión (códigos de acceso, URL y números de llamada) al menos con un día de anticipación para que los participantes puedan probar las descargas de software necesarias. También puede pedir a los participantes que inicien sesión al menos 15 minutos antes del inicio para probar la conectividad, sugiere Laura Stack, autora y presidenta de The Productivity Pro, una empresa de capacitación en gestión del tiempo. 'Lleve a cabo el pase de lista y verifique que todo esté funcionando. Revise la línea de tiempo. Proporcione un método para comunicarse con usted sin conexión en caso de que un panelista encuentre problemas, dice Stack.
Nota: Si está alojando a un solo presentador con una gran audiencia sintonizada, entonces es una buena idea tener un facilitador designado para ayudar al presentador principal. El facilitador puede ayudar a los participantes con problemas técnicos, así como monitorear cualquier pregunta que surja en el chat. Hacer que el presentador intente leer las preguntas del chat ralentiza el flujo de la presentación.
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5 consejos para realizar una reunión virtual: herramientas y requisitos técnicos
La belleza de la tecnología de reuniones en línea es que incluso la operación más incipiente y básica puede usarla. Todo lo que se requiere es una conexión a Internet, audio (de los parlantes de la computadora, micrófono o por teléfono) y una cámara web (independiente o integrada con su monitor / computadora portátil). Los grupos más grandes también pueden necesitar una pantalla de proyección o un monitor de televisión grande.
Al elegir un servicio, piense en 'pequeño', dice Susan Colaric, vicepresidenta asistente de Tecnología Educativa en la Universidad de Saint Leo en Saint Leo, Florida. 'Las conferencias web más efectivas son aquellas que solo usan la tecnología que se necesita. KIS-; mantenlo simple-; es la mejor manera de que la gente se centre en su mensaje y no en la tecnología '. Algunos productos web en línea incluyen Adobe Acrobat Connect , Ir a la reunión , Reunión en vivo de Microsoft Office y WebEx .
Los empresarios también deben tener en cuenta que no todos los sistemas de videoconferencia funcionarán juntos. Evite la vergüenza de retrasos y fallos técnicos probando la conectividad de todos los sitios antes de la reunión. 'Tratar de usar un sistema de video analógico en un extremo y un sistema digital en el otro puede causar una multitud de problemas, e incluso las conferencias de digital a digital pueden ser problemáticas si un programa de software más antiguo necesita una actualización antes de que pueda' comunicarse con 'un programa más nuevo', dice Bowers.
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5 consejos para llevar a cabo una reunión virtual: manténgase enfocado
Rick Maurer, autor de Más allá del Muro de la Resistencia y ¿Por qué no quieres lo que yo quiero? aconseja a los usuarios que eliminen las distracciones. La ventaja de las reuniones virtuales es la posibilidad de realizarlas casi en cualquier lugar; la desventaja de las reuniones virtuales es también la posibilidad de realizarlas prácticamente en cualquier lugar. Los asistentes a las reuniones en línea pueden llamar o iniciar sesión desde la cafetería local, las salas de espera del aeropuerto, las oficinas en el hogar, etc. Para minimizar el ruido de fondo o el 'ruido de la carretera' (no desea que su hijo, su mascota o los teléfonos que suenan se conviertan en el centro de atención) puede opte por 'silenciar a todos los asistentes y solo responder preguntas a través del cuadro de chat', dice Stack.
Maurer también desaconseja tratar de incluir varias cosas en una sola reunión. 'Mantenga el foco en uno o dos temas. Si debe cubrir más artículos, dé tiempo a las personas para que se estiren, tomen un descanso para ir al baño o repongan su café. Haga que cada segmento de la reunión sea breve, no más de 30 minutos '.
Nota: Las camisas a rayas no se transmiten bien a la cámara ni las joyas grandes y brillantes. Ambos pueden distraer visualmente. Trate de mantener los movimientos de su cuerpo al mínimo, ya que el movimiento excesivo puede degradar la calidad del video.
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5 consejos para realizar una reunión virtual: etiqueta
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'La clave para una videoconferencia o una conferencia telefónica exitosa es recordar que está en una reunión', enfatiza Colaric. 'Preste toda su atención a los participantes como lo haría si estuviera en la misma sala. No se distraiga con el correo electrónico, la navegación web o los mensajes de texto. Trate de no comer ni beber para estar preparado si le hacen preguntas.
¿Una buena regla de oro? Colaric dice: '¡Siempre asuma cuando ingrese a la habitación que los micrófonos ya están en vivo en otros lugares! Esto ayuda a evitar que se transmita cualquier conversación extraña previa a la reunión cuando no es su intención ''.
También señala que las reuniones de videoconferencia en realidad deberían avanzar a un ritmo ligeramente más lento que una reunión típica debido a un retraso de dos a tres segundos para que la mayoría de los sistemas se comuniquen. Si lidera la reunión, asegúrese de que haya suficientes pausas después de hacer una pregunta. Si es un participante, llame la atención sobre sí mismo antes de dirigirse al grupo haciendo una señal con la mano o diciendo 'pregunta' o 'comentario' y luego espere un par de segundos antes de continuar '.
Los participantes también deben hacer contacto visual mirando a la cámara. Hará que la conversación entre los participantes sea más natural. La siguiente es una hoja de trucos rápida sobre etiqueta:
Las 8 cosas que se deben hacer en la etiqueta de las videoconferencias
Sea cortés con los demás participantes
Habla claro
Mantenga los movimientos corporales mínimos
Muévete y gesticula lenta y naturalmente
Mantén el contacto visual mirando a la cámara.
Vístete apropiadamente
Haz que la sesión sea animada
¡Sé tú mismo y diviértete!
Las 7 cosas que no se deben hacer en las videoconferencias
No hagas sonidos que distraigan
No grites
No hagas movimientos que distraigan
No interrumpas a otros oradores
No sigas conversaciones paralelas
No use joyas 'ruidosas'
No cubras el micrófono
Fuente: Oficina de Tecnología de la Información de la Universidad St. Leo
Nota: Si su negocio de dong es globalmente, consulte sitios como executiveplanet.com y kissbowshakehands.com para obtener recursos sobre etiqueta comercial internacional.
Profundice: el caso y el plan de la empresa virtual
5 consejos para llevar a cabo una reunión virtual: involucrar a los participantes
Dennis dice que hay una tendencia en las reuniones virtuales a lanzarse directamente a la tarea, lo que puede afectar negativamente la construcción de relaciones. Ella recomienda romper el hielo yendo por la sala 'virtual' y pedirles a todos que se presenten y compartan algo sobre su fin de semana, o que hablen de algo que estén esperando, para agregar un elemento social a los procedimientos. 'Todo lo que puedes simular de encuentros cara a cara es bueno'.
Stack recomienda animar a los participantes a que envíen sus preguntas sobre el tema antes de que comience el programa. También recomienda otros métodos para mantener a la audiencia involucrada durante el seminario web, como realizar una encuesta o hacer una pregunta y pedir respuestas a través del chat.
Colaric sugiere hacer preguntas con frecuencia tanto para involucrar a los participantes remotos como para mantener una conexión personal. Pero, enfatiza, sea explícito en sus preguntas. 'Hazle a una persona específica una pregunta específica. Hacer preguntas abiertas a una gran audiencia remota a menudo dará como resultado un 'aire muerto' y luego varias personas hablando a la vez '.
Profundizar: cómo se comunica una empresa virtual
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