Encuesta, encuesta tras encuesta, tras encuesta está de acuerdo: las reuniones son una horrenda pérdida de tiempo y todo el mundo las odia.
Pero si cada alma viviente en su oficina gime cuando llega una nueva invitación a una reunión, ¿por qué todavía pasa una parte importante de su semana sentado en las salas de conferencias?
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Parte de la respuesta es probablemente prácticas de reunión ineficientes. Parte del problema podría aliviarse aprendiendo a realizar una reunión rápida y productiva. Pero algunas de estas reuniones son irreparables y simplemente no deberían suceder, al menos para usted.
Este último tipo de reunión no se puede arreglar con una mejor logística. Simplemente deben eliminarse de su horario. Ahí es donde te encuentras con otra gran razón para la persistencia de la hinchazón de reuniones: es difícil decirles que no. Si la invitación es de su jefe, no querrá insultar la utilidad de la reunión. Lo mismo se aplica a un colega, y los clientes pueden ser los más difíciles de rechazar de todos.
Pero no se desespere, es posible salir cortésmente de las reuniones sin ofender a nadie ni parecer holgazán. Recientemente, en HBR, Liane Davey, cofundadora de 3COze, ofreció sugerencias específicas basadas en problemas comunes de reuniones .
1. Cuando no esté listo para la reunión
No porque sea un holgazán, por supuesto, sino porque el equipo no ha tenido suficiente tiempo para investigar, pensar, prepararse, etc.sobre los temas a discutir. En este caso, Davey sugiere intentar posponer la reunión usando un lenguaje como: 'Este es un tema interesante. Según nuestras prioridades del año actual, no estoy seguro de que estemos listos para una conversación productiva todavía. ¿Sería posible retrasar esta reunión y dejar que el grupo de trabajo progresara un poco más antes de que nos reunamos?
2. Cuando faltan las personas necesarias
A veces, puede detectar una reunión que pierde el tiempo a una milla de distancia. Por ejemplo, cuando todas las partes relevantes necesarias para tomar una decisión no estarán presentes, usted sabe que definitivamente no se irá con elementos de acción en la mano.
Resalte el tema al invitado diciendo algo como esto: 'Estoy deseando tomar algunas decisiones sobre este tema. Desde la invitación a la reunión, no parece que Producción [o quien sea] esté involucrado. Me gustaría esperar hasta que alguien de Producción esté dispuesto a unirse. De lo contrario, no podremos tomar ninguna decisión '.
3. Cuando no es la persona adecuada para contribuir
A veces, el problema no es algo inherente a la reunión planificada, es usted. Simplemente no sabe lo suficiente o no está involucrado en el tema de la manera correcta para contribuir de manera útil. Davey ofrece este guión de muestra para estas situaciones: 'Me halaga que esté interesado en mi opinión. No creo que sea el mejor calificado en este tema. Investigué un poco y parece que Pat tendría el contexto necesario. ¿Te sentirías cómodo invitando a Pat en lugar de a mí? (Lo siento, Pat.)
Alternativamente, puede dejar la responsabilidad de atender a un subordinado o a su jefe. En el post completo , Davey también ofrece un lenguaje sugerido para estos casos.
4. Cuando el momento es muy inconveniente
En otros casos, la reunión está bien organizada y usted puede contribuir, pero el momento de la reunión es simplemente terrible para su productividad. ¿Estás atascado? No, dice Davey, quien sugiere que opte por no participar, pero 'tómese unos minutos para reunir algunas notas e informar al presidente o al participante adecuado'.
Al responder a la invitación, ofrece este lenguaje sugerido: 'Esta será una discusión importante. No puedo asistir, pero encontraré algo de tiempo para compartir mis pensamientos para que pueda incluirlos en la discusión '.
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5. Cuando la mayor parte de la reunión es irrelevante para usted
¿Qué pasa cuando solo uno de los cinco o diez puntos de la agenda de una próxima reunión es relevante para usted? No se limite a quedarse sentado jugando con los pulgares durante el 80 por ciento de la discusión, aconseja Davey. En su lugar, deja en claro que te escabullirás temprano, respondiendo a la invitación algo como esto: '¿Sería posible cubrir la discusión sobre el cambio de marca como el primer tema de la agenda? No puedo quedarme durante toda la reunión, pero realmente me gustaría contribuir en esa '.
Por supuesto, decir que no no solo es difícil cuando se trata de reuniones. Es probable que también se encuentre con el mismo problema de solicitudes mal concebidas o mal dirigidas en otras áreas de su vida laboral. Afortunadamente, también hay buenos consejos sobre la forma exacta de decir amablemente que no a otras preguntas comunes de la oficina.
