Si su computadora es abarrotado de archivos desorganizados y aplicaciones innecesarias, es difícil hacer cualquier trabajo. No solo le resultará más difícil encontrar el contenido que necesita cuando lo necesite, sino que también sentirá un estrés adicional y es posible que se distraiga más fácilmente.
Aún así, a la mayoría de las personas les resulta difícil organizar el escritorio de su computadora de una manera significativa e intuitiva.
Puede comenzar reconociendo los principales desafíos que se interponen en el camino de un escritorio organizado:
- Elegir un estándar. Si no tiene una idea de cómo organizar sus archivos, nunca comenzará. La parálisis del análisis a la hora de decidir un método organizativo puede acabar con algunos esfuerzos incluso antes de que comiencen.
- Limpiar el desorden. El desorden tiene un efecto poderoso sobre su estrés y su bienestar emocional, pero es difícil eliminar archivos si cree que existe la posibilidad de que los vuelva a usar en el futuro. Es muy fácil que una computadora se llene de elementos innecesarios.
- Encontrar el tiempo. Es casi imposible automatizar el proceso de organización de su escritorio, lo que significa que tendrá que dedicar tiempo a hacerlo manualmente, tiempo que muchos trabajadores sienten que no tienen.
- Mantenerse constante. Una vez que decida un estándar organizacional, deberá aplicarlo de manera consistente en el futuro. Aquí es donde la mayoría de la gente falla.
Ahora centrémonos en las estrategias que puede utilizar para organizarse y mantenerse organizado:
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1. Consolide sus aplicaciones más importantes.
Primero, haga un inventario de las aplicaciones que son más importantes para su puesto. Es posible que tenga tres o cuatro que utilice a diario, o un conjunto de programas de software de suscripción que le brinden la mayor parte de la funcionalidad que necesita. Por ejemplo, es posible que pueda fusionar funciones de varias aplicaciones con una única solución integral, o utilice un único conjunto de aplicaciones para reemplazar la colección de mezcolanza que acumuló a lo largo del tiempo.
2. Elimine o guarde lo que no usa al menos una vez a la semana.
A continuación, comience ordenando todo lo que puedas . Si no recuerda la última vez que utilizó una aplicación, desinstálela. Si no puede imaginar un escenario para el que necesitará un archivo específico, elimínelo. Si parece que puede ser innecesario pero está luchando con la decisión, cree una carpeta donde pueda almacenar estos archivos y aplicaciones a los que rara vez se accede, y luego guarde esa carpeta fuera del camino.
3. Decidir sobre una convención de nomenclatura de archivos.
Próximo, decidir sobre una convención de nomenclatura para sus archivos que puede utilizar de forma coherente. Por ejemplo, puede codificar cada archivo con la fecha, para que se enumeren en orden cronológico y luego incluir el nombre del cliente al que pertenece cada archivo, para que pueda buscar rápidamente por cliente. Comience a cambiar el nombre de los archivos que aún no se adhieran a esta convención y tome notas para poder usarlo de manera consistente en el futuro.
4. Cree un sistema de carpetas y subcarpetas.
Intente mantener cada archivo en su computadora o en su cuenta de almacenamiento en la nube en un sistema estrictamente organizado de carpetas y subcarpetas. Debe tener un puñado de carpetas 'principales' (como Documentos, Ilustraciones o Plantillas) y varias subcarpetas dentro de esas carpetas principales basadas en clientes o los tipos específicos de archivos que contienen. Puede haber algunos archivos que pertenezcan a varias categorías; para estos, necesitará hacer un juicio individual. Recuerde, siempre puede realizar una búsqueda si hay algo que no puede encontrar.
5. Personaliza tu fondo.
Si desea que su escritorio esté organizado de forma aún más intuitiva, considere creando un fondo personalizado , dividido en secciones claras. Por ejemplo, puede designar el lado izquierdo de la pantalla para las 'aplicaciones más utilizadas' y el centro para los 'archivos a los que se accede con frecuencia'.
6. Tómese el tiempo extra para ordenar el contenido nuevo.
Es tentador descargar archivos nuevos en su escritorio al azar cuando tiene prisa, pero si desea mantenerse organizado, deberá comprometerse a tomarse el tiempo para mantener todos los archivos y aplicaciones nuevos en el orden correcto (y con las convenciones de nomenclatura adecuadas). Tarda unos minutos como máximo, por lo que no debería ser un gran compromiso.
7. Programe una sesión de limpieza periódica.
Siempre que su calendario no esté repleto de recordatorios y tareas pendientes, programe una sesión periódica para limpiar su escritorio y evitar que se desborde. Programar algo una vez a la semana, o incluso una vez al mes, puede evitar que su escritorio se vuelva desordenado nuevamente.
Una vez que su escritorio esté lo suficientemente organizado, le resultará mucho más fácil encontrar lo que está buscando, se sentirá revitalizado y es posible que incluso se encuentre de mejor humor durante la jornada laboral. Puede que se requiera una inversión de tiempo para organizarse, pero los resultados finales valen la pena.
