¿Tienes una lista de cosas por hacer? Por supuesto, la mayoría de nosotros lo hacemos. Pero, ¿qué pasa con una lista de cosas que no debe hacer? Resulta que eso es al menos tan importante, según los expertos en productividad.
¿Qué es exactamente una lista de cosas que no debe hacer? No es una lista de malos hábitos que está decidido a romper o un comportamiento negativo que desea evitar. Es una lista de tareas que podría pensar que debería hacer, o que podría querer hacer, o que alguien más le pida que haga. Pero debido a que estas tareas no lo mueven hacia ninguno de sus objetivos más importantes, no alimentan su alma y no son necesarias para que las haga, es mucho mejor que no las haga. Deben dejarse sin hacer o delegarlos a otra persona.
Las personas más exitosas que conozco dicen que las grandes carreras surgen de lo que dices que no. Tiene sentido porque el tiempo y la energía son recursos limitados para cada uno de nosotros y cómo elegimos gastar ese preciado recurso es muy importante. Consultor de gestión y coach ejecutivo escribe en el Harvard Business Review :
Una vez que acepta que tiene más que hacer que tiempo para hacerlo todo, ese es en realidad un concepto liberador. Esta comprensión lo obliga a reconocer que hay elementos de menor prioridad que probablemente nunca completará. Elimina esos elementos no esenciales, colócalos en tu lista de cosas que no debes hacer y comprométete a dejarlos ir. Esto evitará que pierda un tiempo precioso reevaluando continuamente si podría llegar a ellos que podrían invertirse mejor en completar su trabajo.
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Una lista de lo que no debe hacer le brindará claridad y paz porque habrá menos vergüenza y ansiedad por las cosas que cree que debería hacer o, peor aún, por haberle dicho a otra persona que haría, pero tiene problemas para hacerlo. También traerá una mayor transparencia y mejorará sus relaciones con sus colegas y clientes porque ya no hará promesas que no pueda cumplir.
Puede sonar contradictorio, ya está lo suficientemente ocupado, pero reserve un poco de tiempo, al menos media hora, para crear su lista de cosas que no debe hacer. La productividad que ganes valdrá la pena. He aquí cómo empezar:
1. Reúna una lista general de candidatos para su lista de cosas que no debe hacer.
Si realiza un seguimiento de cómo gasta su tiempo (lo que vale la pena hacer), revise sus registros para ver en qué tareas dedica su tiempo cada día. Mire su calendario y cualquier nota que pueda tener que le aclare exactamente cómo emplea su tiempo de trabajo. Cualquier cosa en la que esté dedicando tiempo y que no se alinee directamente con sus objetivos y visión a largo plazo definitivamente debería ser un candidato. También deberían hacerlo los elementos que han estado en su lista de tareas pendientes durante mucho tiempo, que lo molestan, pero que aún no han logrado. Las cosas que otras personas le piden que haga deben incluirse en la lista de candidatos potenciales, a menos que lo impulsen hacia sus propios objetivos. Y finalmente, cualquier tarea que haga que su corazón se hunda con solo pensar en ella debe ser candidata para su lista de cosas que no debe hacer.
2. Hágase algunas preguntas.
Una vez que tenga a sus candidatos potenciales para la lista de cosas que no debe hacer, desafíe a cada uno de ellos con algunas preguntas. Primero pregunte: '¿Esta tarea me ayudará a lograr mis objetivos y contribuirá a mi visión del éxito?' Si la respuesta es no, continúe preguntando: '¿Yo o alguien más sufriremos consecuencias negativas significativas si esta tarea no se realiza?' ¿Es esta tarea urgente o importante? Si la respuesta a estas dos últimas preguntas también es negativa, esa tarea debe incluirse en su lista de cosas que no debe hacer.
Si algo parece urgente o importante o podría tener consecuencias negativas si no se hace, pregúntese lo siguiente: '¿Tengo que ser yo quien haga esta tarea? ¿O podría dárselo a otra persona delegándolo o subcontratándolo? Si hay alguna forma de asignarle esta tarea a otra persona, debería incluirse en su lista de cosas que no debe hacer.
3. Prepare algunas respuestas.
El objetivo de la lista de cosas que no debe hacer es que esté dispuesto y sea capaz de decir que no rápidamente a las tareas que no se ajustan a sus objetivos a largo plazo y que no es necesario que usted las haga. A medida que se agregan nuevas tareas a su lista de cosas que no debe hacer, es útil estar listo con algunas respuestas rápidas en caso de que alguien (incluido usted mismo) le pida que haga algo que no se ajuste a su misión.
Entrenador de vida Blaz Kos sugiere en realidad, está preparando un texto estándar que puede tomar rápidamente y colocar en un correo electrónico si desea rechazar cortésmente una solicitud de que haga algo. Es posible que también desee escribir guiones que pueda usar en persona o por teléfono y proponer algunas cosas que también debería estar preparado para decirse a sí mismo cada vez que una tarea no esencial asome por su fea cabeza.
4. Repita.
Cuando te inviten a asumir nuevas tareas, o cuando se te ocurran nuevas ideas que quieras seguir, prueba cada una de ellas con las preguntas anteriores. ¿Cumple con los estrictos criterios para ser incluido en su lista de tareas pendientes, o pertenece a su lista de tareas pendientes? Esté atento a proteger su propio tiempo y energía y use su texto estándar o guión para rechazar tareas según sea necesario.
Revise su lista de cosas que no debe hacer periódicamente, al menos una vez al trimestre, sugiere Kos. A medida que lo domine, es posible que desee agregar más elementos a la lista. ¿Quién sabe? Quizás algún día tu lista de cosas que no debes hacer será más larga que tu lista de cosas por hacer.
