¡No puedo abrir el documento que me enviaste!
Esta ha sido una queja frecuente de los usuarios de Microsoft Office 2003 y del software de procesamiento de texto anterior desde que Microsoft lanzó. Office 2007 e introdujo el formato .docx. 'Al comienzo de cada semestre, contratamos a nuevos pasantes que son estudiantes universitarios', dice Matt Brownell, editor de la Iniciativa de huelgas , una empresa de marketing y relaciones públicas que se ocupa principalmente de oradores, autores y consultores, y utiliza Microsoft Office 2003. 'Suelen tener nuevas computadoras portátiles y tienen la última versión de Office, y nos envían currículums que no podemos abrir .
jeremy allen blanco y emma greenwell 2014
Aunque Microsoft ofrece un programa de conversión gratuito que los usuarios pueden descargar desde su sitio web, como muchos usuarios de Office 2003, Brownell y sus colegas no estaban ansiosos por utilizar esta solución. En cambio, a los posibles pasantes se les pidió que volvieran a enviar sus currículums como archivos .doc. Pero Ictus tenía menos opciones cuando los clientes enviaban archivos .docx. Y Brownell descubrió que el problema no se limitaba a Microsoft Word. Había nuevos archivos .pptx para PowerPoint y también archivos .xlsx para Excel. 'El otro día, le asigné un proyecto a una pasante para que produjera una hoja de cálculo', dice Brownell. 'Vino como un archivo .xlsx. En ese momento, finalmente me rendí y descargué el convertidor, pero no estaba contento con eso '.
'Me actualicé a Microsoft Office 2008 para Mac en 2008 ', dice Kimberly Hathaway, socia gerente de Hathaway PR . '¿Pero qué era esto de la' X '? Era casi como si no deberíamos habernos molestado en actualizar ''. La mayoría de los clientes de alta tecnología tienen Office 2007, señala, pero representan solo alrededor del 10 por ciento de su negocio. 'Por lo demás, realmente no sabes quién tiene la nueva Oficina y quién no', dice. 'Trabajamos mucho con publicaciones regionales más pequeñas y no tienen la versión más reciente de Office'. Un cliente, un abogado, está utilizando una versión anterior de WordPerfect, lo que presenta otro conjunto de problemas.
'No quiero que mi agencia parezca anticuada', dice Hathaway. En su opinión, enviar archivos .doc a los usuarios de Office 2007 corre el riesgo de enviar ese mensaje. 'Si veo que alguien está usando .docx, le envío un archivo .docx'. En caso de duda, envía un archivo .doc para evitar avergonzar a cualquiera que use la versión anterior de Word. Para asegurarse de tener siempre los archivos en los formatos necesarios, la política de su empresa es guardar cada documento en tres formatos: .doc, .docx y .pdf.
'De una a tres veces por semana, tenemos un problema cuando alguien olvida y envía un archivo .docx, y tenemos que reenviar algo en el formato anterior', dice. 'Es frustrante la cantidad de tiempo y energía que se gasta en el formato estúpido'.
Por qué Microsoft agregó la x
Para usuarios como Hathaway y Brownell, el nuevo formato parece tener la intención de causar irritación y obligar a los usuarios a actualizar antes al software más nuevo. 'Creo que hubo una incredulidad inicial entre los usuarios de que no era en absoluto compatible con la versión anterior', dice Brownell. 'Asumimos que era un problema que se solucionaría. Si era posible crear este nuevo formato, ¿por qué no podían hacerlo compatible con versiones anteriores? '
Pero crear un formato compatible con versiones anteriores podría haber sido imposible, ya que con .docx, pptx y .xlsx, la compañía estaba realizando un cambio fundamental en la forma en que se crean sus archivos. Los nuevos formatos de archivo se basan en Extensible Markup Language o XML, un estándar de documentos ampliamente reconocido.
De hecho, el cambio a .docx, .pptx y .xlsx son parte de un cambio a un estándar más abierto de formato de archivo para Microsoft, lo que permite a los desarrolladores crear más fácilmente aplicaciones que pueden acceder a datos dentro de documentos de Word (para transferirlos a un página web, por ejemplo), y también para facilitar que otro software de procesamiento de texto abra documentos de Word. Algunos afirman que Microsoft hizo el movimiento para competir con los archivos de formato de documento abierto (.odf), un formato de código abierto que es popular, especialmente fuera de los Estados Unidos. 'Nuestro software admite archivos .odf y .docx, y también archivos .pdf', responde Gray Knowlton, gerente de producto de grupo de Office para desarrolladores de Microsoft. 'El movimiento que hemos hecho es ser más abiertos y más transparentes'.
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Y los archivos basados en XML tienen otras ventajas, dice. Por un lado, están más comprimidos que los archivos .doc. 'Un documento de Word que usa el formato .docx podría tener la mitad o tres cuartas partes del tamaño que tendría un archivo .doc', dice. 'Eso ahorra espacio en el disco duro y ancho de banda. Además, si intentó abrir un archivo dañado en formato .doc, Word simplemente no pudo abrirlo. De esa manera se perdieron muchos datos. Cuando abre un archivo .docx que está dañado, aún se abrirá y podrá ver y usar todas las partes que no están dañadas '.
Dan Gookin, autor de Microsoft Word para principiantes (que viene en las versiones 2003 y 2007) está de acuerdo en que, aunque frustra a muchos usuarios, el nuevo formato trae beneficios valiosos. 'No puedes quedarte con los formatos de archivo antiguos para siempre', dice. Y agrega: 'Debido a que es tan flexible y actualizable, creo que se quedarán con el formato .docx durante mucho tiempo'.
Hacer frente a .doc y .docx
Si .docx llegó para quedarse, pero la mayoría de los usuarios todavía tienen Word 2003, ¿cuál es la mejor manera de administrar los conflictos de formato de archivo? A continuación, se muestran algunas estrategias que pueden ayudar, según la versión de Word que esté utilizando.
Si usa Word 2003:
•Descarga el convertidor.La forma más sencilla de hacer frente a .docx y otros archivos basados en XML es descargar el software gratuito de Microsoft. convertidor . Una vez instalado, Office 2003 abrirá archivos .doc, .xlsx y .pptx, con una pausa de unos segundos para la conversión.
•Utilice Documentos de Google. Documentos de Google abrirá un archivo .docx a través de su interfaz en línea. Es gratis, aunque debe crear una cuenta de Google.
•Prueba Open Office.La versión actual de Oficina abierta puede abrir archivos .docx y es gratis.
•Espere a comprar Office 2007.Con el lanzamiento de Office 2010 programado para este verano, invertir en Office 2007 tiene poco sentido en este momento. Por otro lado, si tiene curiosidad, puede descargar un versión beta de Office 2010 para jugar.
Si usa Word 2007:
•Establezca .doc como su formato predeterminado.'El formato más nuevo es valioso y creo que todos deberían cambiarlo eventualmente', dice Gookin. Pero por ahora, debe configurar Office 2007 para guardar archivos en formato .doc de forma predeterminada. Las personas con la versión más reciente de Word pueden abrir el formato anterior y es posible que ni siquiera noten la diferencia '.
