Iniciar un programa de tutoría podría ser lo más cerca que esté de tomar una decisión comercial que tenga un impacto exclusivamente positivo. La tutoría puede mejorar la satisfacción y la retención de los empleados, enriquecer la iniciación de los nuevos empleados, hacer que su empresa sea más atractiva para los reclutas y capacitar a sus líderes. Y la mejor parte es que es gratis. A diferencia de los incentivos de aprendizaje similares, como los programas de formación o la oferta de pagar los cursos, la tutoría utiliza los recursos que ya tiene su empresa. He aquí cómo empezar.
Cómo iniciar un programa de tutoría: creación de una estructura
El primer paso que debe tomar cualquier persona que esté pensando en iniciar un programa de tutoría es definir cuál será el objetivo del programa. Si su objetivo es lograr tasas de retención de minorías más altas, su programa se estructurará de manera diferente a si estuviera tratando de desarrollar líderes, enseñar una habilidad específica o dar la bienvenida a los recién llegados a su organización.
Con el fin de desarrollar un programa que se ajustara mejor al objetivo de Morgan Stanley -; retener a las empleadas en ventas -, Barbara Adolf, quien desde entonces fundó una consultora de servicios humanos en Nueva York, comenzó eligiendo un grupo de líderes de diferentes departamentos de la empresa. para hacer una lluvia de ideas sobre un plan de estudios y enumerar qué hace que los empleados tengan éxito en la empresa, para las sesiones de tutoría. Dado que había más mujeres que querían ser mentoras que mentoras disponibles, las mentoras se dividieron en grupos con dos mentoras como facilitadoras.
Pero cuando Michelle Ferguson, vicepresidenta senior de operaciones internacionales de McGraw-Hill Education, desarrolló un programa que originalmente tenía un objetivo similar para su programa de mentores, terminó con un formato completamente diferente. En su programa, las mujeres podían elegir sus propias metas, desde el equilibrio entre el trabajo y la vida personal hasta la perspicacia específica de la industria, y la empresa emparejaba mentores y aprendices en función de quién podría ayudar mejor a lograr las metas. Los mentores y aprendices se reunieron individualmente entre una y tres horas cada mes durante un año. 'No hay una fórmula mágica', dice la Dra. Lois Zachary, presidenta de una consultoría de desarrollo de liderazgo y mentores llamada Leadership Development Services en Phoenix. 'Tienes que cultivarlo, no hay una plantilla que puedas llevar de la empresa A a la empresa B.'
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Un factor que es vital para desarrollar un programa que se adapte a su empresa es alinear la estructura de su programa con la cultura de su empresa. Si su empresa es extremadamente formal, podría ser mejor tener un proceso de solicitud formal, requisitos mínimos de tiempo y duraciones establecidas para la relación de mentoría (por lo general, las relaciones de mentoría duran entre seis meses y dos años, según el objetivo del aprendiz). Si su empresa es informal, podría estar bien emparejar a las personas y luego dejar que descubran la logística. Pero es importante establecer al menos pautas mínimas. 'Si es demasiado informal, no tienes ningún control sobre él y podría morir muy fácilmente', dice Adolf. Independientemente del grado de formalidad que adopte su programa, necesita a alguien que defienda el proyecto y verifique qué tan bien se están siguiendo sus pautas.
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Cómo iniciar un programa de tutoría: emparejamiento
Algunas empresas, como Morgan Stanley, utilizan la tutoría grupal. Otros utilizan la tutoría de pares, traen a un experto para facilitar la tutoría, hacen que los empleados de nivel inferior enseñen a los empleados de nivel superior en tutoría inversa, o incluso utilizan un formato de citas rápidas para la 'tutoría flash'. Pero el tipo más común de programa de tutoría es el de pares uno a uno y, por lo tanto, el enigma más común es cómo emparejar aprendices y mentores.
`` Como investigadora, puedo decirle que la mejor manera de emparejar a las personas es probablemente el tema del que menos sabemos '', dice Tammy Allen, profesora de psicología en la Universidad del Sur de Florida y coautora de Diseño de programas de tutoría en el lugar de trabajo: un enfoque basado en evidencias . Casi puedes pensar en esto como algún tipo de servicio de citas. Hay algunas empresas que realmente compran a proveedores que han creado estos algoritmos que se utilizan para emparejar mentores y protegidos casi como un sistema eHarmony para las citas '. También ha visto que las empresas utilizan procesos aleatorios para hacer coincidir, como elegir nombres de un sombrero. Pero ella dice que los programas en los que los participantes tienen alguna aportación suelen ser los más exitosos.
Una forma de permitir la entrada podría ser que los mentores y los aprendices llenen una hoja de información sobre lo que esperan ofrecer u obtener de una relación de mentoría. McGraw-Hill tiene un sistema para hacer coincidencias de mentores que incluye un cuestionario, una entrevista telefónica y una recomendación del comité para cada mentor y aprendiz. Otra forma puede ser ofrecer al mentor o aprendiz varias opciones para un socio y permitirle elegir una. La Dra. Liz Selzer, consultora de una consultora con sede en California llamada The Mentoring Group, supervisa el desarrollo de liderazgo de más de 30.000 líderes en el sector sin fines de lucro. Ella sugiere emparejar personas en función de con quién se llevarán mejor. 'Si la gente se lleva bien, permanecerá en el par más tiempo', dice.
Pero en caso de que un par no haga clic, una de las cosas más importantes que debe recordar es establecer una forma para que las personas salgan de la relación y encuentren otra pareja sin herir sentimientos. Una forma de hacer esto podría ser programar un 'chequeo' o evaluación poco después de que comience la relación. Si hay un problema grave, busque un nuevo mentor para el aprendiz.
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Cómo iniciar un programa de tutoría: capacitación
Ha establecido qué objetivos puede lograr un programa de tutoría para su empresa, ha establecido una estructura que se adapta a la cultura de su empresa y ahora está enviando a sus pares emparejados a trabajar. Si desea resultados positivos, es una buena idea ayudarlos a aprender primero qué significa 'mentoría'.
Hay muchos formatos que puede utilizar para hacer esto. Puede tener una discusión al estilo de un aula, puede contratar a alguien como Zachary para organizar un 'campamento de entrenamiento de tutoría', puede hablar con mentores y aprendices por separado y luego reunirlos para discutir, o puede ir a almorzar. Pero no importa cómo lo hagas, estos son los puntos que quieres alcanzar durante tu tiempo de entrenamiento:
- Explique por qué la tutoría no es una pérdida de tiempo.
Cuando a Selzer le asignaron su primer mentor, pensó que sería una pérdida de tiempo. Afortunadamente, necesitaba participar para obtener su título de posgrado y pronto aprendió a ver la relación como algo invaluable. 'Empecé a darme cuenta, guau, antes de tener un mentor, hablé de no ser un procrastinador o hablé de cambiar ciertas cosas, pero en realidad nunca lo hice', dice. 'La responsabilidad fue clave'.
Incluso personas como Liz, que terminó dedicando su carrera a la tutoría, pueden tener dificultades para ver el valor inicial de agregar otra cita a sus horarios para las sesiones de tutoría. 'Creo que uno de los primeros pasos principales es simplemente normalizar su miedo o su frustración o anticipación a la [incomodidad]', dice. Aunque se vio obligada a comenzar su primera relación de tutoría, no sugiere que su programa sea obligatorio. En su lugar, explique a las personas por qué deberían elegir participar: 'Tienes que ayudarles a ver la visión de por qué es importante'.
Haga que los líderes de su empresa dejen en claro que creen que el programa es importante y asegúrese de que ellos mismos participen en el programa, así como de animar a otras personas a participar. Encuentre personas en su empresa que estén dispuestas a compartir las experiencias de tutoría que han tenido un impacto positivo en sus carreras.
- Maneja las expectativas.
'Como mínimo, es necesario gestionar las expectativas con estos programas', dice Allen. 'Porque la palabra' mentoría 'tiene muchas connotaciones asociadas. La gente podría pensar, 'esta es la persona que va a hacer que me asciendan, consígame esto, consígame aquello', por lo que es muy importante identificar a los participantes cuáles son los objetivos y qué esperar, así como no esperar, de eso.'
- Sugerir un formato.
Las parejas de mentores pueden optar por estructurar su tiempo de manera diferente según sus objetivos y preferencias. Pero es útil al menos hacer una sugerencia sobre cómo los pares de mentores pueden aprovechar al máximo su relación.
Zachary sugiere que las relaciones de mentoría sigan este ciclo: preparación, establecimiento de acuerdos, habilitación y cierre. En la fase de preparación, el mentor y el aprendiz tienen una conversación sobre sus expectativas, la confidencialidad y los límites de la relación. En la fase de establecimiento de acuerdos, el mentor ayuda al aprendiz a elaborar un plan, con tareas claras, para lograr su objetivo. La fase de habilitación es cuando ocurre el trabajo. El mentor apoya al aprendiz en el seguimiento de su plan, además de brindar retroalimentación y rendición de cuentas. 'Proporcionan un espejo para que la persona pueda ver dónde está y cuáles son las posibilidades', dice Zachary.
El cierre es un final planificado de la relación. Es más que un almuerzo. 'Lo usa como una oportunidad para reflexionar sobre su aprendizaje, qué es lo que ha aprendido sobre sí mismo como mentor o aprendiz, qué ha aprendido sobre sí mismo a través de este proceso y cómo toma lo que ha aprendido y Úselo para subir el listón y llevarlo al siguiente nivel '', dice Zachary. También puede utilizarlo como una oportunidad para celebrar el éxito.
Algunas tareas específicas que puede sugerir que los pares de mentores incluyan en un plan para lograr un objetivo son escribir un diario, hacer juegos de roles o hacer que los mentores observen a los mentoreados en cualquier habilidad que estén tratando de mejorar, como dirigir una reunión y dar su opinión.
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Cómo iniciar un programa de tutoría: claves para el éxito
- Comunicar .
Asegúrese de que todos en su organización sepan que la tutoría está en marcha. Preferiblemente, los líderes de la organización deberían jugar un papel importante en esto. 'Debe asegurarse de que los altos ejecutivos dentro de la organización estén a bordo y sean parte de las comunicaciones que se envían, que respalden el programa y, con suerte, también participen en el programa: actúan como mentores, asegurándose de que todos sepan que esto es algo que es importante para la empresa ”, dice Allen.
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- Incorpora la tutoría en tu cultura.
Si su programa termina con un día de capacitación y no cuenta con un apoyo claro de personas importantes en su empresa, la reacción que podría obtener, según Zachary, es, 'bueno, aquí viene otra iniciativa de recursos humanos'. Inicie su programa gradualmente. 'No es solo una especie de rociar y orar en el que entras y enseñas a ser mentor una vez', dice.
- Evaluar .
Cuando encuentre una meta, busque una manera de medir si su programa está progresando o no hacia ella. Pregunte a los mentores y aprendices cómo fueron sus experiencias. Observe la productividad y la mejora medible en las áreas a las que se dirigía su programa.
Profundizar: aprendices sobre mentores
Recursos
Una guía para prepararse para una relación de mentoría: http://www.abanet.org/lpm/lpt/articles/mgt08042.html
La guía del Mentoring Group para una tutoría eficaz: http://www.mentoringgroup.com/html/articles/mentee_41.htm
¿Quiere ver más allá de su propia empresa para obtener una experiencia de mentoría? SCORE, un socio de recursos de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU., Lo ayudará a obtener un mentor de forma gratuita: http://www.score.org/index.html
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