Los correos electrónicos son el documento más común en el mundo empresarial. Desafortunadamente, muchos correos electrónicos están tan mal escritos que los destinatarios deben tener dificultades para averiguar por qué están leyendo el correo electrónico y qué se supone que deben hacer al respecto.
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Este es un método infalible para escribir correos electrónicos que hacen el trabajo.
1. Tenga en mente una decisión específica.
El objetivo de un correo electrónico es siempre para que los destinatarios tomen una decisión de algún tipo. De lo contrario, ¿por qué molestarse en escribirlo?
Por lo tanto, antes de escribir algo, pregúntese: exactamente ¿Qué decisión quiero que tome el destinatario?
Como ocurre con todos los escritos comerciales, la vaguedad es lo opuesto a lo útil. Cuanto más claro sea el objetivo, más convincente será su correo electrónico.
2. Empiece por escribir su conclusión.
Su conclusión es una declaración de la decisión que desea que tome el destinatario, basada en el contenido de su correo electrónico.
En la escuela, probablemente te enseñaron a comenzar con una introducción y terminar con una conclusión. Equivocado.
Nadie en el mundo empresarial tiene tiempo para deambular por el desarrollo de una idea. Si no les dice el motivo del correo electrónico de inmediato, es probable que sigan adelante.
Entonces empiezas con tu conclusión. Por ejemplo, suponga que su objetivo es lograr que su jefe apruebe un gimnasio interno.
EQUIVOCADO:
Jim
Como saben, el absentismo de los empleados se reconoce generalmente como un problema continuo con un fuerte impacto financiero, tanto en nuestra empresa como en otras empresas de nuestros sectores. [yada, yada, yada] Por lo tanto, deberíamos considerar asignar dinero para la instalación de un gimnasio en nuestras instalaciones de la sede.
DERECHO:
Jim
Quiero que apruebe la instalación de un gimnasio interno.
3. Estructura tu argumento de apoyo en 'partes digeribles'.
Una vez que haya expresado su conclusión, organice los argumentos que respaldan su conclusión (es decir, la decisión que desea que se tome). Para hacer que sus argumentos sean 'digeribles', divídalos en pequeños 'trozos' y presente cada punto con un formato y estructura de oración similares.
EQUIVOCADO:
Según un informe gubernamental publicado recientemente, la aptitud física grupal es extremadamente importante, ¡aunque muy pocas empresas demuestran un compromiso con ella! Muchas empresas identifican la aptitud física como un activo competitivo infravalorado, pero no tienen un plan de mejora en esta área, a pesar de que la aptitud física está fuertemente ligada al éxito económico y personal corporativo e individual. Creo que si no abordamos el problema de la aptitud física, ya que mejora la productividad en el lugar de trabajo, nos quedaremos atrás.
DERECHO:
Un gimnasio interno:
- Reducir el absentismo.
- Incrementar la productividad general.
4. Refuerce cada argumento con evidencia.
Se ha dicho que todo el mundo tiene dos cosas: un esfínter y una opinión. A menos que proporciones hechos que respalden tus argumentos, tu correo electrónico se convierte en una opinión gigante y, por lo tanto, a los ojos del destinatario, probablemente parecerás uno, un gigante ... bueno ..., ya entiendes la idea. .
EQUIVOCADO:
Un gimnasio en casa reducirá el ausentismo porque entonces la gente querrá venir a trabajar en lugar de quedarse en casa y no se enfermarán tanto.
DERECHO:
- Reducir el absentismo. Según una encuesta del Instituto Nacional de Salud de 1.000 empresas, las empresas con gimnasios internos experimentan un 20% menos de absentismo que las que carecen de esas instalaciones.
5. Repita su conclusión como una 'llamada a la acción'.
Al final del correo electrónico, reafirme la conclusión de manera que le proporcione al destinatario el siguiente paso que debe dar, asumiendo que el destinatario ahora está de acuerdo con su conclusión, basándose en la fuerza de sus argumentos y pruebas. Manténgalo simple y específico.
EQUIVOCADO:
Su apoyo a este proyecto será muy apreciado.
DERECHO:
Si responde a este correo electrónico con su aprobación, iniciaré el proceso.
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6. Coloque un beneficio en la línea de asunto.
Su línea de asunto (también conocida como 'título') es la parte más importante de un correo electrónico, por lo que la escribe en último lugar, después de haber escrito tanto su conclusión como los argumentos y pruebas que respaldan esa conclusión.
Idealmente, una línea de asunto debe cumplir dos tareas importantes: 1) interesar al destinatario lo suficiente como para que el correo electrónico se abra y se lea, y 2) implicar la conclusión que desea que el destinatario acepte.
En la mayoría de los casos, la mejor manera de realizar ambas tareas es encapsular un beneficio (o beneficios) que resultará de la decisión que le gustaría que tomara el destinatario.
EQUIVOCADO:
Asunto: El impacto en la salud de los programas internos de acondicionamiento físico para empleados
DERECHO:
Asunto: Cómo podemos reducir el absentismo
Para terminar, aquí están los dos correos electrónicos:
EQUIVOCADO:
Para: Jim@Acme.com
Asunto: El impacto en la salud de los programas internos de acondicionamiento físico para empleados
Jim
Como saben, el absentismo de los empleados se reconoce generalmente como un problema continuo con un fuerte impacto financiero, tanto en nuestra empresa como en otras empresas de nuestros sectores. Un gimnasio en casa reducirá el ausentismo porque entonces la gente querrá venir a trabajar en lugar de quedarse en casa y no se enfermarán tanto. Por lo tanto, deberíamos considerar asignar dinero para la instalación de un gimnasio en las instalaciones de nuestra sede. Su apoyo a este proyecto será muy apreciado.
Jill
DERECHO:
Para: Jim@Acme.com
Asunto: Cómo podemos reducir el absentismo
Jim
Quiero que apruebe la instalación de un gimnasio interno. Esta voluntad:
- Reducir el absentismo. Según una encuesta del Instituto Nacional de Salud de 1.000 empresas, las empresas con gimnasios internos experimentan un 20% menos de absentismo que las que carecen de esas instalaciones.
- Aumentar la productividad. Tenemos un 50% más de absentismo que otras empresas de nuestra industria, por lo que reducir ese número en un 20% aumentará automáticamente nuestra productividad en un 10%.
Si responde a este correo electrónico con su aprobación, iniciaré el proceso.
Jill
En serio, ¿cuál de los dos correos electrónicos cree USTED que es más probable que haga avanzar su agenda?
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