Malas reuniones: todos las hemos experimentado. Ya sea que se trate de una planificación deficiente, de hablar demasiado o de una falta de preparación, las malas reuniones hacen perder un tiempo y dinero valiosos.
Pero el fundador y CEO de Amazon, Jeff Bezos, puede haber descifrado el código para hacer que las reuniones sean más productivas. Mediante su carta anual a los accionistas, así como un entrevista reciente, Bezos dio una idea de lo que Amazonas se parece a la cultura de encuentro.
Todo se reduce a seguir tres reglas simples.
Equipos de 'dos pizzas'.
'Tratamos de crear equipos que no sean más grandes de lo que pueden alimentarse con dos pizzas', dijo Bezos. 'A eso lo llamamos la regla del equipo de las dos pizzas'.
Si alguna vez ha estado en una reunión con demasiadas personas, puede comprender la sabiduría de esto. Cuanto más grande sea el equipo, mayor será el número de opiniones y más difícil será llegar a conclusiones y tomar decisiones. Y si a algunas de esas muchas personas simplemente les gusta escuchar el sonido de su propia voz, sus reuniones seguramente consumirán mucho tiempo.
Pero con la regla del equipo de dos pizzas, obtienes el equilibrio de obtener diversos puntos de vista e ideas, sin dejar de ser ágil y manejable.
Sin PowerPoint.
'No se utilizan PowerPoints dentro de Amazon', declara Bezos con orgullo. Alguien para la reunión ha preparado un memorando de seis páginas ... estructurado narrativamente. Tiene oraciones reales, oraciones temáticas, verbos y sustantivos, no son solo viñetas '.
En su reciente carta a los accionistas, Bezos detalla el trabajo que se incluye en estos memorandos, que, según él, pueden tardar hasta una semana o más en redactarse y perfeccionarse:
'Los grandes memorandos se escriben y reescriben, se comparten con colegas a quienes se les pide que mejoren el trabajo, se reservan para un par de días y luego se editan nuevamente con una mente fresca. Simplemente no se pueden hacer en uno o dos días '.
Como mi su colega Carmine Gallo señaló recientemente, Memos como estos son una gran idea porque nuestro cerebro procesa una buena narración mucho mejor que los datos duros. Dichos memorandos narrativos brindan a los autores la oportunidad de comunicar completamente los pensamientos detrás de sus ideas y brindan a los participantes de la reunión la oportunidad de comprender mejor los conceptos completos.
Por supuesto, nada de eso significa nada si los participantes de la reunión no se preparan, que es lo que hace que la tercera regla sea la mejor de todas.
Empiece por el silencio.
'Leemos esos memorandos, en silencio, durante la reunión', dice Bezos. Es como una sala de estudio. Todos se sientan alrededor de la mesa y leemos en silencio, por lo general durante media hora, sin importar el tiempo que nos lleve leer el documento. Y luego lo discutimos '.
Puedes imaginar por qué esto es tan beneficioso. ¿Cuántas veces ha llegado a una reunión importante en la que, a pesar de sus mejores intenciones, simplemente no está tan preparado como le gustaría?
'Al igual que los estudiantes de secundaria, los ejecutivos se abrirán camino durante la reunión, como si hubieran leído el memo', dice Bezos. Porque estamos ocupados. Por lo tanto, debe reservarse el tiempo para que se lea el memorando, y para eso es la primera media hora de la reunión. Y luego todos realmente han leído el memorando, no solo están fingiendo haber leído el memo '.
Bezos tiene anteriormente ensalzó el uso de este método porque asegura una atención indivisa por parte de todos los presentes. Además, ayuda a preparar mejor a quienes dirigen tales discusiones, debido a la habilidad y el pensamiento enfocado necesarios para armar estos memorandos en primer lugar. 'Las frases completas son más difíciles de escribir', explica el famoso fundador. 'No hay forma de escribir un memorando narrativamente estructurado de seis páginas y no tener un pensamiento claro'.
Poniéndolo en práctica.
He utilizado este método en mis propias reuniones y puedo dar fe de su eficacia. Como moderador de la reunión, puede estar seguro de que todos comienzan con una base sólida y de que todos están en la misma página. (Lo siento, no pude resistir).
Pero, sobre todo, le da a su gente lo que necesitan para hacer su mejor trabajo:
Hora.
cuanto mide la jueza jeanine pirro
Es hora de comprender. Tiempo para una reflexión prolongada. Es hora de pensar con atención.
Todo lo cual conduce a descubrimientos más profundos.
Así que recuerda:
Equipos de dos pizzas. Sin PowerPoint. Empiece por el silencio.
Siga estas tres reglas simples y transforme sus reuniones de una pérdida de tiempo en una fuente de ideas brillantes.
