Principal Productividad Este simple truco hará que su punto de vista se transmita en un correo electrónico comercial (o mensaje de chat)

Este simple truco hará que su punto de vista se transmita en un correo electrónico comercial (o mensaje de chat)

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En un mundo que se basa tanto en los medios digitales como en la vida real, todos tenemos que aprender a pensar más como escritores.

Incluso si va a una oficina todos los días, probablemente pase la mayor parte del tiempo hablando con colegas, clientes o clientes. a través de correo electrónico . O, cada vez más, a través de mensajes de texto o aplicaciones de mensajería. Si trabaja desde casa o tiene su propio negocio, puede pasar días enteros sin hablar en voz alta con otro ser humano. Sin juicio; Yo también he estado ahí.

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Esto significa que, independientemente de cuánto detestabas el inglés en la escuela secundaria o la composición en la universidad, eres un escritor. No espere venir a buscar mi trabajo pronto, pelearé por ello, pero debe tomar la habilidad en serio y comprender un poco cómo transmitir un mensaje a través de la palabra escrita.

La clave de la comunicación escrita que la mayoría de la gente olvida

La mayoría de nosotros escribimos comunicaciones comerciales con nuestro objetivo en mente: la información que necesitamos compartir o lo que queremos que el destinatario haga por nosotros. El mensaje a menudo se pierde, porque olvidamos un elemento fundamental de cualquier escrito: la audiencia.

Comprender a su audiencia es vital para escribir algo que tenga sentido para ellos y que, por lo tanto, los mueva a cualquier acción o comprensión que desee lograr. Es cierto ya sea que esté escribiendo un libro para las masas o un mensaje de chat para un solo compañero de trabajo.

Perderás mucho tiempo con malentendidos si no te tomas un momento para entender a la persona al otro lado de tu mensaje. Tomando prestado de la forma en que los desarrolladores de software planifican proyectos trabajando primero para comprender a su usuario final, defino una audiencia usando lo que llamo un ' historia del lector .'

Es una forma sencilla de describir rápidamente quiénes son, qué saben, cómo piensan, qué quieren y por qué lo quieren. Necesita saber estas cosas si quiere que su mensaje llegue bien, ya sea que esté compartiendo noticias sobre una nueva política con su personal o simplemente dándoles instrucciones para la fiesta de fin de año.

Para crear una historia de lector, complete los espacios en blanco en esta declaración: Como [tipo de persona], quieren [alguna meta] así que [alguna razón].

Cómo redactar un mensaje para lograr los objetivos de todos

Aquí hay un ejemplo al que me enfrento todos los días en The Penny Hoarder. Dirijo un equipo editorial que interactúa con nuestro equipo de ventas. Por naturaleza, hablamos diferentes idiomas y aparentemente tenemos objetivos en competencia. La historia de un lector sobre nuestro equipo de ventas podría verse así:

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Como representantes de ventas experimentados, ellos quieren para conseguir clientes bien pagados y darles lo que necesitan así que eso pueden generar ingresos para la empresa y mantener contentos a los clientes.

Cuando hablo con un representante de ventas sobre si un anunciante es adecuado para nosotros, solo puedo hablar sobre el objetivo de mi equipo de escribir contenido atractivo:

Oye, ese producto es aburrido y el lenguaje que pidieron es engañoso, y no puedo escribir éticamente algo que lo recomiende a nuestros lectores.

O bien, podría considerar los objetivos y las motivaciones del representante de ventas y escribir con ellos en mente:

Me encanta que esté buscando empresas con presupuestos de ese tamaño; ¡Realmente podría abrirnos oportunidades! Históricamente, nuestros lectores no han respondido bien a este tipo de producto, por lo que me preocupa que no podamos ofrecer la audiencia que el cliente busca. ¿Cuáles crees que son nuestros mejores pasos a seguir?

Spoiler: he aprendido a hacer lo último y es más eficaz para lograr los objetivos de ambos equipos. Por el contrario, nuestro equipo de ventas comprende nuestras motivaciones editoriales y nos habla con ellas en mente.

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Esto también se aplica a la jerga. No sobrecargue a un destinatario con un mensaje lleno de palabras de moda, acrónimos o lenguaje específico de la industria si sabe que no es probable que estén al tanto. Eso solo los hará sentir estúpidos o provocará una confusión que tendrá que dedicar tiempo a desenredar.

En su lugar, tómese un segundo para definirlos con una historia de lector antes de enviar su correo electrónico o mensaje de texto para averiguar lo que saben y lo que no saben.