La capacitación y el desarrollo describen los esfuerzos formales y continuos que se realizan dentro de las organizaciones para mejorar el desempeño y la realización personal de sus empleados a través de una variedad de métodos y programas educativos. En el lugar de trabajo moderno, estos esfuerzos han asumido una amplia gama de aplicaciones, desde la instrucción en habilidades laborales muy específicas hasta el desarrollo profesional a largo plazo. En los últimos años, la formación y el desarrollo han surgido como una función empresarial formal, un elemento integral de la estrategia y una profesión reconocida con distintas teorías y metodologías. Cada vez más empresas de todos los tamaños han adoptado el 'aprendizaje continuo' y otros aspectos de la formación y el desarrollo como un medio para promover el crecimiento de los empleados y adquirir una fuerza laboral altamente cualificada. De hecho, la calidad de los empleados y la mejora continua de sus habilidades y productividad a través de la formación son ahora ampliamente reconocidos como factores vitales para garantizar el éxito y la rentabilidad a largo plazo de las pequeñas empresas. 'Crear una cultura corporativa que apoye el aprendizaje continuo', aconsejó Charlene Marmer Solomon en Personal . 'Los empleados de hoy deben tener acceso a formación continua de todo tipo sólo para mantenerse al día'. Si no avanza activamente contra el impulso de la deficiencia de habilidades, pierde terreno. Si sus trabajadores se quedan quietos, su empresa perderá la carrera por competencias '.
En su mayor parte, los términos 'formación' y 'desarrollo' se utilizan juntos para describir la mejora general y la educación de los empleados de una organización. Sin embargo, aunque están estrechamente relacionados, existen importantes diferencias entre los términos que se centran en el alcance de la aplicación. En general, los programas de formación tienen objetivos muy específicos y cuantificables, como operar una determinada pieza de maquinaria, comprender un proceso específico o realizar determinados procedimientos con gran precisión. Los programas de desarrollo, por otro lado, se concentran en habilidades más amplias que son aplicables a una variedad más amplia de situaciones, como la toma de decisiones, las habilidades de liderazgo y el establecimiento de metas.
FORMACIÓN EN PEQUEÑAS EMPRESAS
La implementación de programas formales de capacitación y desarrollo ofrece varias ventajas potenciales para las pequeñas empresas. Por ejemplo, la capacitación ayuda a las empresas a crear grupos de reemplazos calificados para los empleados que pueden dejar o ascender a puestos de mayor responsabilidad. También ayuda a garantizar que las empresas cuenten con los recursos humanos necesarios para respaldar el crecimiento y la expansión del negocio. Además, la formación puede permitir a una pequeña empresa hacer uso de tecnología avanzada y adaptarse a un entorno competitivo que cambia rápidamente. Por último, la formación puede mejorar la eficiencia y la motivación de los empleados, lo que genera ganancias tanto en la productividad como en la satisfacción laboral. Según la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA), las pequeñas empresas pueden recibir una variedad de beneficios de la capacitación y el desarrollo efectivos de los empleados, incluida la reducción de la rotación, una menor necesidad de supervisión, una mayor eficiencia y una mejor moral de los empleados. Es probable que todos estos beneficios contribuyan directamente a la vitalidad y salud financiera fundamental de una pequeña empresa.
La capacitación y el desarrollo efectivos comienzan con la estrategia y los objetivos generales de la pequeña empresa. Todo el proceso de formación debe planificarse con antelación teniendo en cuenta los objetivos específicos de la empresa. Al desarrollar una estrategia de capacitación, puede ser útil evaluar a los clientes y competidores de la empresa, las fortalezas y debilidades, y cualquier industria o tendencia social relevante. El siguiente paso es utilizar esta información para identificar dónde es necesaria la formación de la organización en su conjunto o de los empleados individuales. También puede ser útil realizar una auditoría interna para encontrar áreas generales que podrían beneficiarse de la capacitación, o para completar un inventario de habilidades para determinar los tipos de habilidades que poseen los empleados y los tipos que pueden necesitar en el futuro. Cada trabajo diferente dentro de la empresa debe desglosarse tarea por tarea para ayudar a determinar el contenido del programa de capacitación.
El programa de formación debe relacionarse no solo con las necesidades específicas identificadas a través de la empresa y las evaluaciones individuales, sino también con los objetivos generales de la empresa. Los objetivos de la formación deben estar claramente delineados, especificando qué comportamientos o habilidades se verán afectados y cómo se relacionan con la misión estratégica de la empresa. Además, los objetivos deben incluir varios pasos intermedios o hitos para motivar a los aprendices y permitir que la empresa evalúe su progreso. Dado que capacitar a los empleados es costoso, una pequeña empresa debe considerar cuidadosamente la cuestión de qué empleados capacitar. Esta decisión debe basarse en la capacidad del empleado para aprender el material y la probabilidad de que se sienta motivado por la experiencia de capacitación. Si los empleados elegidos no se benefician del programa de capacitación o dejan la empresa poco después de recibir la capacitación, la pequeña empresa ha desperdiciado sus limitados fondos de capacitación.
El diseño de programas de formación es la actividad central de la función de formación y desarrollo. En los últimos años, el desarrollo de programas de capacitación se ha convertido en una profesión que utiliza modelos, métodos y procesos sistemáticos de diseño de sistemas de instrucción (ISD). ISD describe el diseño y desarrollo sistemáticos de métodos y materiales de instrucción para facilitar el proceso de capacitación y desarrollo y garantizar que los programas de capacitación sean necesarios, válidos y efectivos. El proceso de diseño instruccional incluye la recopilación de datos sobre las tareas o habilidades a aprender o mejorar, el análisis de estas habilidades y tareas, el desarrollo de métodos y materiales, la entrega del programa y finalmente la evaluación de la efectividad de la capacitación.
Las pequeñas empresas tienden a utilizar dos tipos generales de métodos de capacitación, técnicas en el trabajo y técnicas fuera del trabajo. La capacitación en el trabajo describe una variedad de métodos que se aplican mientras los empleados realizan su trabajo. Estos métodos pueden incluir orientaciones, entrenamiento, pasantías, pasantías, capacitación en instrucción laboral y rotación laboral. Las principales ventajas de las técnicas en el trabajo es que son muy prácticas y los empleados no pierden tiempo de trabajo mientras aprenden. La formación fuera del trabajo, por otro lado, describe una serie de métodos de formación que se imparten a los empleados fuera del entorno laboral habitual, aunque a menudo durante el horario laboral. Estas técnicas pueden incluir conferencias, conferencias, estudios de casos, juegos de roles, simulaciones, presentaciones de películas o televisión, instrucción programada o estudios especiales.
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La capacitación en el trabajo tiende a ser responsabilidad de los supervisores, profesionales de recursos humanos o compañeros de trabajo más experimentados. En consecuencia, es importante para las pequeñas empresas educar a sus empleados experimentados en técnicas de capacitación. Por el contrario, el trabajo fuera del trabajo tiende a ser manejado por instructores o fuentes externas, como consultores, cámaras de comercio, escuelas técnicas y vocacionales o programas de educación continua. Aunque las fuentes externas suelen estar mejor informadas sobre las técnicas de formación eficaces que los supervisores de la empresa, pueden tener un conocimiento limitado de los productos de la empresa y de la situación competitiva. Otro inconveniente de los programas de capacitación fuera del trabajo es su costo. Estos programas pueden llegar al nivel de varios miles de dólares por participante, un costo que puede hacerlos prohibitivos para muchas pequeñas empresas.
La administración real del programa de capacitación implica elegir una ubicación adecuada, proporcionar el equipo necesario y organizar un horario conveniente. Dichos detalles operativos, aunque aparentemente son componentes menores de un esfuerzo de capacitación general, pueden tener un efecto significativo en el éxito de un programa. Además, el programa de formación debe evaluarse a intervalos regulares mientras se lleva a cabo. Las habilidades de los empleados deben compararse con las metas o hitos predeterminados del programa de capacitación, y los ajustes necesarios deben realizarse de inmediato. Este proceso de evaluación continuo ayudará a garantizar que el programa de capacitación cumpla con éxito sus expectativas.
MÉTODOS COMUNES DE ENTRENAMIENTO
Si bien se están desarrollando continuamente nuevas técnicas, varios métodos de capacitación comunes han demostrado ser muy efectivos. Las buenas iniciativas de aprendizaje y desarrollo continuo a menudo presentan una combinación de varios métodos diferentes que, combinados, producen un programa de capacitación eficaz.
Orientaciones
La formación de orientación es vital para garantizar el éxito de los nuevos empleados. Ya sea que la capacitación se lleve a cabo a través de un manual para empleados, una conferencia o una reunión individual con un supervisor, los recién llegados deben recibir información sobre la historia y la posición estratégica de la empresa, las personas clave con autoridad en la empresa, la estructura de su departamento y cómo contribuye a la misión de la empresa, y las políticas, normas y reglamentos de empleo de la empresa.
Conferencias
Un método verbal para presentar información, las conferencias son particularmente útiles en situaciones en las que el objetivo es impartir la misma información a un gran número de personas al mismo tiempo. Dado que eliminan la necesidad de formación individual, las conferencias se encuentran entre los métodos de formación más rentables. Pero el método de conferencias tiene algunos inconvenientes. Dado que las conferencias implican principalmente una comunicación unidireccional, es posible que no proporcionen la formación más interesante o eficaz. Además, puede ser difícil para el capacitador medir el nivel de comprensión del material dentro de un grupo grande.
Caso de estudio
El método de casos es un método de estudio no dirigido por el cual los estudiantes reciben informes de casos prácticos para analizar. El informe de caso incluye una descripción detallada de una situación simulada o de la vida real. Al analizar los problemas presentados en el informe de caso y desarrollar posibles soluciones, se puede alentar a los estudiantes a pensar de forma independiente en lugar de depender de la dirección de un instructor. El análisis de casos independiente se puede complementar con una discusión abierta con un grupo. El principal beneficio del método del caso es su uso de situaciones de la vida real. La multiplicidad de problemas y posibles soluciones brindan al estudiante una experiencia de aprendizaje práctica en lugar de una colección de conocimientos y teorías abstractas que pueden ser difíciles de aplicar a situaciones prácticas.
Juego de rol
En el juego de roles, los estudiantes asumen un rol fuera de sí mismos y lo desempeñan dentro de un grupo. Un facilitador crea un escenario que los participantes deben representar bajo la guía del facilitador. Si bien la situación puede ser artificial, las relaciones interpersonales son genuinas. Además, los participantes reciben retroalimentación inmediata del facilitador y del escenario en sí, lo que les permite comprender mejor su propio comportamiento. Este método de formación es rentable y, a menudo, se aplica a la formación en marketing y gestión.
Simulaciones
Los juegos y las simulaciones son competiciones estructuradas y modelos operativos que emulan escenarios de la vida real. Los beneficios de los juegos y simulaciones incluyen la mejora de las habilidades para la resolución de problemas y la toma de decisiones, una mayor comprensión del todo de la organización, la capacidad de estudiar problemas reales y el poder de captar el interés del estudiante.
Entrenamiento basado en computadora
La capacitación basada en computadora (CBT) implica el uso de computadoras y materiales de instrucción basados en computadora como el medio principal de instrucción. Los programas de capacitación basados en computadora están diseñados para estructurar y presentar materiales de instrucción y para facilitar el proceso de aprendizaje del estudiante. Uno de los principales beneficios de CBT es que permite a los empleados aprender a su propio ritmo, en momentos convenientes. Los usos principales de CBT incluyen instrucción en hardware, software y equipo operativo. El último es de particular importancia porque CBT puede proporcionar al estudiante una experiencia simulada de operar una pieza particular de equipo o maquinaria mientras elimina el riesgo de daños a equipos costosos por parte de un aprendiz o incluso un usuario novato. Al mismo tiempo, se maximiza el uso operativo del equipo real porque no es necesario utilizarlo como herramienta de capacitación. El uso de capacitación por computadora permite a una pequeña empresa reducir los costos de capacitación al tiempo que mejora la efectividad de la capacitación. Los costos se reducen mediante una reducción en los viajes, el tiempo de capacitación, el tiempo de inactividad del hardware operativo, los daños al equipo y los instructores. La eficacia se mejora mediante la estandarización y la individualización.
La formación basada en la web (WBT) es una forma cada vez más popular de CBT. El gran número de organizaciones que tienen acceso a Internet a través de conexiones de alta velocidad ha aumentado enormemente y ha hecho posible esta forma de CBT. Al proporcionar el material de capacitación en una página web a la que se puede acceder a través de cualquier navegador de Internet, CBT está al alcance de cualquier empresa con acceso a la web. Los términos 'cursos en línea' e 'instrucción basada en la web' a veces se usan indistintamente con WBT.
Autoinstrucción
La autoinstrucción describe un método de formación en el que los estudiantes asumen la responsabilidad principal de su propio aprendizaje. A diferencia de la instrucción dirigida por un instructor o un facilitador, los estudiantes mantienen un mayor grado de control con respecto a los temas, la secuencia de aprendizaje y el ritmo de aprendizaje. Dependiendo de la estructura de los materiales de instrucción, los estudiantes pueden lograr un mayor grado de aprendizaje personalizado. Las formas de autoinstrucción incluyen aprendizaje programado, instrucción individualizada, sistemas de instrucción personalizados, instrucción controlada por el alumno y estudio por correspondencia. Los beneficios incluyen un sólido sistema de apoyo, retroalimentación inmediata y sistematización.
Formación audiovisual
Los métodos de formación audiovisual incluyen televisión, películas y cintas de vídeo. Al igual que los estudios de casos, los juegos de roles y las simulaciones, se pueden utilizar para exponer a los empleados a situaciones del 'mundo real' de una manera rentable y en el tiempo. El principal inconveniente de los métodos de formación audiovisual es que no se pueden personalizar para una audiencia en particular y no permiten a los participantes hacer preguntas o interactuar durante la presentación del material.
Ejercicios de formación de equipos
La formación de equipos es la creación y el mantenimiento activos de grupos de trabajo eficaces con metas y objetivos similares. No debe confundirse con la formación informal y ad-hoc y el uso de equipos en el lugar de trabajo, la formación de equipos es un proceso formal de construcción de equipos de trabajo y formulación de sus objetivos y metas, generalmente facilitado por un consultor externo. La formación de equipos se inicia comúnmente para combatir las malas dinámicas de grupo, las relaciones laborales y de gestión, la calidad o la productividad. Al reconocer los problemas y dificultades asociados con la creación y desarrollo de equipos de trabajo, la formación de equipos proporciona un proceso estructurado y guiado cuyos beneficios incluyen una mayor capacidad para gestionar proyectos y procesos complejos, flexibilidad para responder a situaciones cambiantes y una mayor motivación entre los miembros del equipo. . La formación de equipos puede incluir una amplia gama de diferentes métodos de entrenamiento, desde ejercicios de inmersión al aire libre hasta sesiones de lluvia de ideas. El principal inconveniente de la formación de equipos formales es el costo de utilizar expertos externos y alejar a un grupo de personas de su trabajo durante el programa de capacitación.
Prácticas y prácticas
Los aprendizajes son una forma de capacitación en el trabajo en la que el aprendiz trabaja con un empleado con más experiencia durante un período de tiempo, aprendiendo un grupo de habilidades relacionadas que eventualmente calificarán al aprendiz para realizar un nuevo trabajo o función. Los aprendizajes se utilizan a menudo en puestos orientados a la producción. Las pasantías son una forma de aprendizaje que combina la capacitación en el trabajo con un empleado más experimentado con el aprendizaje en el aula.
Rotación de trabajo
Otro tipo de capacitación basada en la experiencia es la rotación laboral, en la que los empleados pasan por una serie de trabajos para obtener una comprensión amplia de los requisitos de cada uno. La rotación de puestos de trabajo puede ser particularmente útil en las pequeñas empresas, que pueden presentar una menor especialización de funciones que la que se suele ver en las organizaciones más grandes.
APLICACIONES DE LOS PROGRAMAS DE FORMACIÓN
Si bien las aplicaciones de la capacitación y el desarrollo son tan diversas como las funciones y habilidades requeridas por una organización, se pueden distinguir varias aplicaciones de capacitación comunes, que incluyen capacitación técnica, capacitación en ventas, capacitación administrativa, capacitación en computación, capacitación en comunicaciones, desarrollo organizacional, desarrollo profesional, desarrollo de supervisión y desarrollo de gestión.
La formación técnica describe una amplia gama de programas de formación que varían mucho en aplicación y dificultad. La capacitación técnica utiliza métodos de capacitación comunes para la instrucción de conceptos técnicos, información fáctica y procedimientos, así como procesos y principios técnicos.
La capacitación en ventas se concentra en la educación y capacitación de las personas para comunicarse con los clientes de manera persuasiva. La capacitación en ventas puede mejorar el conocimiento del empleado sobre los productos de la organización, mejorar sus habilidades de venta, inculcar actitudes positivas y aumentar la confianza en sí mismo del empleado. A los empleados se les enseña a distinguir las necesidades y deseos del cliente y a comunicar de manera persuasiva el mensaje de que los productos o servicios de la empresa pueden satisfacerlos de manera eficaz.
La formación de los clérigos se concentra en la formación del personal de apoyo administrativo y de oficina, que ha adquirido un papel más amplio en los últimos años. Con la creciente dependencia de las computadoras y las aplicaciones informáticas, la capacitación administrativa debe tener cuidado de distinguir las habilidades básicas de las aplicaciones informáticas en constante cambio que se utilizan para apoyar estas habilidades. La formación administrativa debe inculcar cada vez más habilidades mejoradas para la toma de decisiones en estos empleados a medida que asumen funciones y responsabilidades ampliadas.
La capacitación en computación enseña el uso efectivo de la computadora y sus aplicaciones de software y, a menudo, debe abordar el miedo básico a la tecnología que enfrentan la mayoría de los empleados e identificar y minimizar cualquier resistencia al cambio que pueda surgir. Además, la formación informática debe anticipar y superar las curvas de aprendizaje largas y empinadas que experimentarán muchos empleados. Para hacerlo, dicha capacitación se ofrece generalmente en módulos más largos e ininterrumpidos para permitir una mayor concentración, y la capacitación estructurada se complementa con la práctica práctica. Esta área de capacitación se cita comúnmente como vital para la fortuna de la mayoría de las empresas, grandes y pequeñas, que operan en la economía tecnológicamente avanzada de hoy.
La capacitación en comunicación se concentra en la mejora de las habilidades de comunicación interpersonal, incluida la escritura, la presentación oral, la comprensión auditiva y la lectura. Para tener éxito, cualquier forma de capacitación en comunicación debe centrarse en la mejora básica de habilidades y no solo en consideraciones estilísticas. Además, la formación debería servir para desarrollar las habilidades actuales en lugar de reconstruir desde cero. La formación en comunicación puede impartirse por separado o integrarse eficazmente en otros tipos de formación, ya que está fundamentalmente relacionada con otras disciplinas.
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El desarrollo organizacional (DO) se refiere al uso de conocimientos y técnicas de las ciencias del comportamiento para analizar una estructura organizacional existente e implementar cambios con el fin de mejorar la efectividad organizacional. El OD es útil en áreas tan variadas como la alineación de los objetivos de los empleados con los de la organización, las comunicaciones, el funcionamiento del equipo y la toma de decisiones. En definitiva, es un proceso de desarrollo con un enfoque organizacional para alcanzar los mismos objetivos que otras actividades de formación y desarrollo dirigidas a las personas. Los profesionales del DO practican comúnmente lo que se ha denominado 'investigación-acción' para efectuar un cambio ordenado que ha sido cuidadosamente planeado para minimizar la ocurrencia de eventos imprevistos o imprevistos. La investigación-acción se refiere a un análisis sistemático de una organización para adquirir una mejor comprensión de la naturaleza de los problemas y fuerzas dentro de ella.
El desarrollo profesional se refiere a la progresión formal del puesto de un empleado dentro de una organización al proporcionar una estrategia de desarrollo a largo plazo y diseñar programas de capacitación para lograr esta estrategia, así como los objetivos individuales. El desarrollo profesional representa una preocupación creciente por el bienestar de los empleados y sus necesidades a largo plazo. Para el individuo, implica la descripción de los objetivos profesionales, la evaluación de la acción necesaria y la elección e implementación de los pasos necesarios. Para la organización, el desarrollo profesional representa el desarrollo y la mejora sistemáticos de los empleados. Para seguir siendo eficaces, los programas de desarrollo profesional deben permitir que las personas expresen sus deseos. Al mismo tiempo, la organización se esfuerza por satisfacer esas necesidades declaradas tanto como sea posible, cumpliendo constantemente los compromisos y cumpliendo con las expectativas de los empleados planteadas por el programa.
El desarrollo de la gestión y la supervisión implica la capacitación de gerentes y supervisores en habilidades básicas de liderazgo, lo que les permite funcionar eficazmente en sus puestos. Para los gerentes, las iniciativas de capacitación se enfocan en brindarles las herramientas para equilibrar la gestión efectiva de los recursos de sus empleados con las estrategias y metas de la organización. Los gerentes aprenden a desarrollar a sus empleados de manera efectiva al ayudarlos a aprender y cambiar, así como al identificarlos y prepararlos para responsabilidades futuras. El desarrollo gerencial también puede incluir programas para desarrollar habilidades para la toma de decisiones, crear y administrar equipos de trabajo exitosos, asignar recursos de manera efectiva, presupuestar, planificar negocios y establecer metas.
BIBLIOGRAFÍA
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