No es tan fácil como parece.
Todo el mundo quiere hacer un gran trabajo, pero no muchos entienden lo que se necesita para hacer un gran trabajo. Es solo una de las razones por las que, si bien las buenas ideas son una moneda de diez centavos la docena, las personas y las empresas que pueden ejecutar buenas ideas son pocas.
Amazon es una de esas empresas: a lo largo de las décadas, 'Everything Store' ha construido un gran historial de poder ejecutar grandes ideas.
Una razón por la que:
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Bezos ha enseñado a los empleados a 'definir el alcance'.
El alcance importa
En términos de gestión de proyectos, 'alcance' se utiliza para describir los detalles de lo que implica un trabajo, junto con la cantidad de tiempo y esfuerzo que se necesita para completarlo.
Ya sea que trabaje en un proyecto complejo o incluso en un pequeño conjunto de tareas, es extremadamente importante definir el alcance.
Haciéndolo, como explicó Bezos en una carta anterior a los accionistas, requiere reconocer primero cómo se ve un resultado 'bueno'. Luego, debe comprender y tener expectativas realistas sobre cuánto trabajo se necesitará para lograr ese resultado.
Esto es importante porque muchos trabajos son más difíciles, más complicados o requieren más tiempo de lo que la mayoría de la gente imagina.
Para ilustrarlo, Bezos relata la historia de un amigo que aprendió a hacer una parada de manos adecuada. Terminó contratando a un entrenador, quien le dijo que la mayoría de la gente cree que puede dominar el pino en unas dos semanas, cuando en realidad lleva unos seis meses.
'Las creencias poco realistas sobre el alcance, a menudo ocultas y no discutidas, matan los altos estándares', dice Bezos. 'Para lograr altos estándares usted mismo o como parte de un equipo, debe formar y comunicar de manera proactiva creencias realistas sobre lo difícil que va a ser algo'.
Bezos luego proporciona un ejemplo de cómo funciona esto en Amazon.
Cuando se trata de presentar nuevas ideas, los empleados de Amazon no usan PowerPoint. En cambio, escriben memorandos estructurados narrativamente, que pueden alcanzar hasta seis páginas.
'No es sorprendente que la calidad de estas notas varía ampliamente ', escribe Bezos. Algunos tienen la claridad del canto de los ángeles. Son brillantes y reflexivos y preparan la reunión para un debate de alta calidad. A veces entran en el otro extremo del espectro '.
Cuando una nota no es buena, dice Bezos, no suele ser la incapacidad del escritor para reconocer el alto estándar. Más bien, es una expectativa equivocada alcance : El escritor cree que puede escribir un memorando bien elaborado en uno o dos días, o incluso en unas pocas horas.
En realidad, dice Bezos, lleva una semana o más.
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'Están tratando de perfeccionar una parada de manos en solo dos semanas', dice Bezos. 'Los grandes memorandos se escriben y reescriben, se comparten con colegas a quienes se les pide que mejoren el trabajo, se reservan para un par de días y luego se editan nuevamente con una mente fresca. Simplemente no se pueden hacer en uno o dos días '.
Continúa: 'El punto clave aquí es que se pueden mejorar los resultados mediante el simple acto de enseñar el alcance, que un gran memorando probablemente debería llevar una semana o más'.
Hay otras razones por las que es importante definir el alcance de un trabajo:
Motivación
La novedad de trabajar en algo nuevo se desvanece bastante rápido. Muchos han comenzado en el camino del éxito, solo para darse por vencidos antes de cosechar lo que siembran, porque simplemente no entienden lo que es necesario para lograr el resultado que esperan.
Al definir el alcance, puede ayudar a darse la motivación que necesita para seguir adelante, porque puede rastrear fácilmente lo que ha hecho y ver qué tan lejos tiene que llegar.
Ejecución
Cada empresa y cada proyecto tiene un conjunto de tareas no escritas que todos asumen que simplemente se realizarán, incluso si nadie sabe quién las va a hacer.
¿Adivina qué? Por lo general, esas tareas no se hacen.
Definir el alcance ayuda a aclarar esas tareas, para que alguien se asegure de que se completen.
Unidad
Como explica Bezos, muchos trabajos son más difíciles, más complicados o requieren más tiempo de lo que la mayoría de la gente imagina.
Es más probable que un equipo logre grandes resultados si todos los involucrados comprenden cuánto tiempo y esfuerzo se necesitan.
Progreso hacia adelante
El 'alcance progresivo' es otro término de gestión de proyectos que describe cómo los requisitos de un trabajo tienden a aumentar con el tiempo.
Por ejemplo, si es responsable de crear un nuevo producto, sabe qué tan rápido puede crecer la lista de funciones solicitadas para ese nuevo producto.
Por supuesto, puede agregar esas características a la lista, pero si está fuera del alcance definido originalmente para el producto, tendrá un costo: llevará más tiempo o aumentará el presupuesto del proyecto.
Definir el alcance ayuda a los responsables a evitar atascarse con solicitudes adicionales y a seguir avanzando.
Estrés reducido
Es tan fácil asumir demasiado, pensando que hay una manera de encajar todo. Piensas que el tiempo aparecerá mágicamente o que un trabajo de alguna manera se hará por sí solo ...
No lo hará.
Entonces o el trabajo no completar ...
O no se hace la forma en que debería ...
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O se hace, pero en un costo demasiado grande para usted o para los demás.
Por el contrario, cuando define correctamente el alcance, reduce el estrés y ayuda a que la vida transcurra sin problemas.
Entonces, la próxima vez que se sienta frustrado con la forma en que va un trabajo, dé un paso atrás y saque una página del libro de jugadas de Jeff Bezos:
Defina el alcance.
Porque si bien no es tan fácil como parece, definitivamente se puede lograr.
Solo necesita saber a dónde va y en qué se está metiendo.
(Si disfrutó de 'la regla simple del alcance', asegúrese de inscríbete en mi curso gratuito de inteligencia emocional, donde comparto una regla similar cada semana que te ayudará a hacer que las emociones trabajen a tu favor, en lugar de en tu contra).
