Las políticas de recursos humanos son las reglas y pautas formales que las empresas implementan para contratar, capacitar, evaluar y recompensar a los miembros de su fuerza laboral. Estas políticas, cuando se organizan y difunden en una forma de fácil uso, pueden servir para evitar muchos malentendidos entre empleados y empleadores sobre sus derechos y obligaciones en el lugar de trabajo. Es tentador, como nuevo propietario de una pequeña empresa, centrarse en las preocupaciones del negocio en cuestión y posponer la tarea de redactar una política de recursos humanos. Todos los analistas de negocios y abogados laborales aconsejarán al nuevo propietario de un negocio que escriba una política en papel, incluso si es una simple redactada a partir de un modelo estándar. Tener políticas escritas es importante para que quede claro para todos cuáles son las políticas y que se apliquen de manera coherente y justa en toda la organización. Además, cuando las cuestiones relativas a los derechos de los empleados y las políticas de la empresa se presentan ante los tribunales federales y estatales, es una práctica habitual suponer que las políticas de recursos humanos de la empresa, ya sean escritas o verbales, forman parte de un contrato de trabajo entre el empleado y la empresa. Sin políticas claramente escritas, la empresa está en desventaja.
Las pequeñas empresas, y especialmente las empresas emergentes, no pueden permitirse desperdiciar tiempo y recursos valiosos en disputas políticas prolongadas o demandas judiciales potencialmente costosas. Tener una política de recursos humanos desde el principio puede ayudar a evitar esta situación. El propietario de la empresa que se toma el tiempo para establecer políticas sólidas e integrales de recursos humanos estará mucho mejor equipado para tener éxito a largo plazo que el propietario de la empresa que se ocupa de cada decisión de política a medida que surge. Es mucho más probable que este último estilo ad hoc produzca decisiones inconsistentes, desinformadas y legalmente cuestionables que pueden paralizar un negocio que de otro modo sería próspero. Como afirman muchos consultores de pequeñas empresas, las políticas de recursos humanos que se aplican de manera inconsistente o se basan en datos defectuosos o incompletos resultarán casi inevitablemente en una disminución de la moral de los trabajadores, un deterioro de la lealtad de los empleados y una mayor vulnerabilidad a las sanciones legales. Para ayudar a garantizar que las políticas de administración de personal se apliquen de manera justa, tanto los propietarios de negocios como los consultores recomiendan que las pequeñas empresas produzcan y mantengan un registro escrito de sus políticas de recursos humanos y de los casos en los que esas políticas entraron en juego.
ASIGNATURAS CUBIERTAS POR LAS POLÍTICAS DE RRHH DE LA EMPRESA
Los propietarios de pequeñas empresas deben asegurarse de abordar los siguientes problemas básicos de recursos humanos al elaborar sus políticas de personal:
- Políticas de igualdad de oportunidades laborales
- Clasificaciones de empleados
- Días laborables, días de pago y anticipos de pago
- Compensación por horas extraordinarias
- Periodos de comida y pausas
- Deducciones de nómina
- Políticas de vacaciones
- Vacaciones
- Días de enfermedad y licencia personal (por duelo, servicio de jurado, votación, etc.)
- Evaluaciones de desempeño y aumentos salariales
- Mejora del rendimiento
- Políticas de terminación
Las plantillas que se pueden utilizar para crear un primer documento de política de recursos humanos están disponibles en muchas fuentes. Dos de esas fuentes que tienen buena reputación y ofrecen información sobre una amplia gama de cuestiones laborales son la Asociación Nacional de Recursos Humanos y la Sociedad de Directores de Recursos Humanos. Cada uno mantiene un sitio web con información sobre los servicios que proporciona y apunta a otros proveedores de servicios de renombre. Esos sitios web son, respectivamente, http://www.humanresources.org y http://www.shrm.org/.
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Se puede abordar un amplio espectro de problemas en las políticas de recursos humanos, dependiendo de la naturaleza del negocio en cuestión. Ejemplos de tales problemas incluyen políticas de promoción; beneficios médicos / dentales proporcionados a los empleados; uso de equipos / recursos de la empresa (acceso a Internet, uso personal de máquinas de fax y teléfonos, etc.); continuidad de las políticas; Acoso sexual; pruebas de abuso de sustancias y / o drogas; de fumar; políticas de horario flexible y teletrabajo; planes de pensión, participación en las utilidades y jubilación; reembolso de los gastos de los empleados (por gastos de viaje y otros gastos asociados con la realización de actividades comerciales); cuidado de niños o ancianos; asistencia educativa; procedimientos de quejas; privacidad de los empleados; códigos de vestimenta; estacionamiento; correo y envío; y patrocinio de actividades recreativas.
VENTAJAS DE LAS POLÍTICAS FORMALES DE RECURSOS HUMANOS
Los propietarios de pequeñas empresas que han elaborado y actualizado buenas políticas de gestión de personal han citado varias formas importantes en las que contribuyen al éxito de las empresas comerciales. Muchos observadores han señalado que incluso las mejores políticas fallarán si los dueños de negocios o gerentes que están a cargo de administrar esas políticas son descuidados o incompetentes al hacerlo. Pero para aquellas empresas que pueden administrar sus políticas de recursos humanos de manera inteligente y consistente, los beneficios pueden acumularse en varias áreas:
Comunicación con los empleados . Un manual de políticas de recursos humanos bien redactado y cuidadosamente presentado puede establecer el tono que una nueva persona de negocios desea mantener dentro de su negocio. Dicha política también sirve para difundir información sobre lo que los empleados pueden esperar de la empresa, así como lo que el empleador espera de los empleados con respecto al desempeño y comportamiento en el trabajo durante el trabajo.
Comunicación con gerentes y supervisores . Las políticas formales pueden ser útiles para los gerentes y otro personal de supervisión que se enfrentan a decisiones de contratación, promoción y recompensa relativas a las personas que trabajan para ellos.
Ahorro de tiempo . Las políticas de gestión de recursos humanos prudentes e integrales pueden ahorrar a las empresas cantidades significativas de tiempo de gestión que luego pueden dedicarse a otras actividades comerciales, como el desarrollo de nuevos productos, el análisis competitivo, las campañas de marketing, etc.
Frenar los litigios . Los miembros de las comunidades legales y comerciales están de acuerdo en que las organizaciones pueden hacer mucho para eliminar las amenazas legales de los empleados actuales o ex empleados descontentos simplemente creando y aplicando un conjunto justo y completo de políticas de personal.
REALIZAR CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS DE RR.HH.existentes
Las empresas suelen tener que hacer revisiones a las políticas de RR.HH. establecidas de forma regular, a medida que crece la empresa y evolucionan los entornos regulatorios y comerciales en los que opera. Sin embargo, cuando se enfrentan al desafío de actualizar las políticas de recursos humanos, es importante que las pequeñas empresas actúen con cautela. Por ejemplo, si un empleado le pregunta al propietario de una pequeña empresa si podría trabajar desde su casa un día a la semana, el propietario puede ver la solicitud como razonable y relativamente inocua. Pero incluso variaciones menores en la política de personal pueden tener repercusiones que se extienden mucho más allá de los parámetros inicialmente visibles de la solicitud. Si al empleado se le concede permiso para trabajar desde casa un día a la semana, ¿otros empleados solicitarán el mismo beneficio? ¿Espera el empleado que la empresa pague la factura de algún aspecto del trabajo a distancia: compra de computadora, módem, etc.? ¿Los clientes o proveedores confían en que el empleado (o empleados) esté en la oficina cinco días a la semana? ¿Necesitan otros empleados que ese trabajador esté en la oficina para responder preguntas? ¿Es la naturaleza de la carga de trabajo del empleado tal que puede llevarse un trabajo significativo a casa? ¿Puede implementar la variación del teletrabajo en un período de prueba?
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Los propietarios de pequeñas empresas deben reconocer que los cambios en la política de recursos humanos tienen el potencial de afectar, de una forma u otra, a todas las personas de la empresa. incluso el propietario. Los cambios propuestos deben examinarse detenidamente y en consulta con otros miembros de la organización que puedan reconocer posibles errores que otros gerentes, o la propia dueña de la empresa, pueden no haber detectado. Una vez que se realiza un cambio en la política, debe difundirse amplia y eficazmente para que todos dentro de la empresa trabajen desde la misma política de recursos humanos en todo momento.
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