Si es propietario o dirige una empresa que tiene empleados y ha estado haciendo su nómina usted mismo, entonces podría ser el momento de considerar la búsqueda de una empresa de procesamiento de nómina. La buena noticia es que localizar el mejor servicio de nómina para tu pequeña empresa no debería ser complicado porque lo que hacen estas empresas es bastante sencillo:
- Procesan su nómina, es decir, dividen los salarios y luego transfieren dinero a las cuentas de los empleados o imprimen cheques físicos por usted, y
- Preparan declaraciones de impuestos requeridas y periódicas, así como pagos de impuestos. Luego, también generan todas las declaraciones de impuestos de fin de año necesarias, incluidos los formularios W2 y 1099.
Decir que la nómina debería ser fácil es cierto Si su situación es simple y directa. Sin embargo, aun así, incluso si dirige una microempresa y es el único empleado, existen algunos factores que complican el trabajo que debe tener en cuenta al seleccionar un servicio o software de nómina.
Por ejemplo, hace varios años, dirigí una empresa regional de procesamiento de nóminas fuera de Nueva York y me sorprendió lo complicado que podía ser el proceso de configuración para muchos de nuestros clientes, la mayoría de los cuales eran pequeñas empresas con solo unos pocos empleados. A algunos empleados se les pagaba por hora, mientras que a otros eran asalariados. Sin embargo, aunque la mayoría de nuestros clientes eran 'pequeños', teníamos que ser muy cautelosos (como usted) porque los errores pueden ser costosos. De hecho, no importa cuál sea la situación, cualquier error al pagar a los empleados, proveedores de beneficios, autoridades tributarias, tribunales, etc. puede tener un impacto muy negativo en su negocio.
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Entonces, la conclusión es que no importa el tamaño de su negocio, elegir el servicio de nómina adecuado es fundamental porque debe hacerse bien, la primera vez y siempre.
Lo que buscamos
Antes de comenzar, buscamos ciertas características que nos ayudaron a determinar qué hacen los mejores servicios de nómina para sus clientes. Obviamente buscábamos un servicio que, como mínimo, manejara los conceptos básicos de la nómina: cosas como pagar a los empleados con depósitos directos o cheques impresos, preparar y presentar informes de impuestos trimestrales y de fin de año, y hacer los pagos correspondientes.
Precios
Al igual que con cualquier servicio comercial, el precio siempre será una consideración primordial. Pero, ¿cómo saber qué buscar en relación con los precios? Para empezar, le sugerimos que busque un servicio que ofrezca un precio base fijo y luego agregue una tarifa adicional predeterminada basada en la cantidad de empleados a los que se les pagará a través del servicio de nómina. Esta 'tarifa base' generalmente incluye el procesamiento de su nómina, la preparación de sus declaraciones de impuestos y el pago de impuestos sobre la nómina. Las funciones adicionales tendrán un costo adicional.
Precaución: si la empresa de nómina no es transparente sobre sus precios, es posible que desee continuar con su búsqueda. Saber exactamente lo que pagará no es pedir mucho. Algunas de las empresas aclaran sus tarifas en su sitio web, pero comprenda esto también: descubrimos que la mayoría de las grandes empresas de nómina, como Paychex y ADP, no eran muy abiertas sobre los precios en sus sitios y, en cambio, requerían que hablara con un departamento de ventas. representante para obtener una cotización. Por lo tanto, el propósito de la llamada de ventas no debería ser una sorpresa: quieren venderle más. Dicho eso, lo hicimos no encuentra que estas llamadas de ventas son un gran impedimento.
Garantía de declaración de impuestos
Las principales razones para contratar una empresa de procesamiento de nóminas son para ayudarlo a lidiar con la nómina (¡obvio!), Pero también para ayudarlo con el gobierno, los impuestos y las declaraciones de impuestos. Como tal, una cosa adicional que debe buscar es una garantía de que no será responsable de los errores que cometa el procesador; cosas como no cumplir con una fecha límite para la presentación de impuestos o no hacer los pagos de impuestos (en caso de que sean culpa del proveedor del servicio). En última instancia, usted es responsable de esto como propietario de la pequeña empresa, pero debe tener algún recurso si alguien más comete el error.
Facilidad de uso
Esta es la clave. Con casi todas las empresas de procesamiento de nóminas, usted mismo tiene que hacer el trabajo de entrada de datos y la empresa de nómina se encarga de todas las operaciones de back-end. Como tal, una cosa a tener en cuenta es un sistema que ofrezca un sistema de entrada de datos fácil e intuitivo. Si el sistema es difícil de usar, le tomará más tiempo hacer su nómina.
Otras características para buscar
Invariablemente, habrá cosas que son específicas de industrias individuales o es posible que tenga alguna característica específica que deba adaptarse (como el pago de propinas o el costo del trabajo específico). Asegúrese de tener estas cosas en cuenta mientras realiza su análisis. y, si tiene una llamada con uno de sus representantes, asegúrese de mencionar estas cosas durante la llamada. Debe saber que cualquier empresa que elija es lo suficientemente flexible para adaptarse a sus necesidades individuales. Sin embargo, tenga en cuenta que cuanto más flexible sea el sistema, generalmente más costoso.
Nota del editor: ¿Busca servicios de nómina para su empresa? Si desea información que le ayude a elegir la que más le convenga, utilice el cuestionario a continuación para que nuestro socio, BuyerZone, le proporcione información de forma gratuita:
Los mejores servicios de procesamiento de nóminas
ADP
ADP es la empresa de procesamiento de nóminas más grande y probablemente más conocida de los Estados Unidos. ADP ofrece servicios a empresas que van desde pequeñas empresas de uno o dos empleados hasta empresas multinacionales que superan los 1000 empleados y más.
Con el servicio para pequeñas empresas de ADP, recibirá el software y los servicios de nómina y presentación de impuestos que esperaría, pero también algunos beneficios agradables como el seguimiento del tiempo y la asistencia, la planificación de beneficios y los servicios de seguros. También ofrecen (por un cargo adicional) varias opciones para pagar a sus empleados, que incluyen depósito directo, tarjetas VISA prepagas, entrega sin papel e incluso cheques impresos ya metidos en sobres. El paquete básico para pequeñas empresas también incluye la presentación de impuestos de fin de año, así como la preparación de los formularios W2 y 1099.
Como se indicó, necesitará hablar con un representante para obtener una cotización de ADP, pero desde la perspectiva del producto, brindan un servicio de clase mundial.
Paychex
La otra gran empresa de procesamiento de nóminas es Paychex . Paychex ofrece servicios de nómina para empleadores medianos y grandes, así como para pequeñas empresas (menos de 50 empleados) con un producto llamado 'Paychex Flex'. Este es un sistema basado en la nube al que puede acceder desde cualquier dispositivo y le permite procesar la nómina con solo unos pocos clics.
Con Paychex, al igual que con Like ADP, para que pueda obtener una cotización, necesitará hablar con una persona. Y, también al igual que ADP, Paychex ofrece una amplia gama de servicios adicionales como recursos humanos, servicios de PEO (organización profesional de empleadores), sistemas de contabilidad e incluso préstamos para pequeñas empresas.
Si está buscando obtener servicios de nómina de primer nivel, las dos anteriores son las empresas públicas mejor establecidas y superiores que existen. Si desea garantías, además de una empresa que trabajará para mejorar su producto, no tiene que buscar más allá de estas dos. Pero tenga en cuenta que pagará una prima por su marca y productos. Si un precio bajo es importante, sigue leyendo.
SurePayroll
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SurePayroll es propiedad de Paychex y atiende a los pequeños empleadores. SurePayroll ofrece una plataforma basada en la nube, depósito directo, talones de pago en línea y servicios de declaración de impuestos. De manera notable y agradable, no hay tarifas de instalación y puede encontrar una cotización de precio real en el sitio.
Aquí hay un ejemplo: completé el formulario de estimación en el sitio SurePayroll, lo que indica que dirigía una empresa con cinco empleados, les pagaba dos veces al mes y no tenía necesidades especiales (como el pago de propinas). La cotización que recibí fue de $ 49,99 por mes y $ 5 por empleado por mes. Esto también incluía procesamiento ilimitado, por lo que si le pagaba a mi personal semanalmente, sería el mismo precio. Para mi pequeña empresa de cinco empleados, la cotización de la tarifa que recibí fue de $ 74.99 por mes para procesar mi nómina. Dulce.
Nómina Square
Square también proporciona una solución basada en la nube. Una cosa buena de Square es que ofrece la posibilidad de que los empleados se establezcan en el sistema de nómina, lo cual es muy bueno desde una perspectiva de facilidad de uso. Square cuenta con todos los servicios de una empresa de procesamiento de nóminas que usted esperaría y tiene muy claro el precio de sus servicios.
Utilizando el mismo ejemplo de cinco empleados anterior, el costo total de la suscripción llegó a $ 50, un tercio menos costoso que Sure Payroll. Específicamente, la tarifa era por una suscripción mensual de $ 25 más $ 5 por empleado.
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Una advertencia es que Square actualmente cubre solo 19 estados, por lo que si no se encuentra en uno de ellos, o si tiene empleados virtuales en uno de los estados para los que actualmente no ofrecen servicios, deberá buscar otro proveedor.
Nómina Sage
Se informa que Sage tiene la tasa de retención de clientes más alta de la industria, y eso no es poca cosa.
Sage tiene productos diseñados para empresas de todos los tamaños. Para las empresas con menos de 10 empleados, su producto se llama 'Sage Payroll Essentials'. Sage Payroll Essentials incluye depósito directo, declaraciones y pagos de impuestos, servicio al cliente en línea (a través del chat), acceso en línea a recibos de pago, formularios W2 y 1099. Una característica especialmente interesante es que tiene una interfaz directa con QuickBooks y eso realmente simplifica el mantenimiento de registros. El costo de Essentials es de $ 49.95 por mes.
Si necesita algo más sólido, el servicio de nómina de funciones completas de Sage compite con las empresas de nómina más conocidas. Incluye seguimiento de tiempo y asistencia, cumplimiento de RR.HH., planes 401k, verificación de números de Seguro Social y capacidades ampliadas de exportación de libros mayores. Para determinar el precio de su servicio completo, deberá solicitar una cotización.
Hay literalmente docenas de otras empresas de procesamiento de nóminas. Decidimos centrar nuestra atención en estas empresas más grandes y conocidas, principalmente para ilustrar algunas de las diferencias clave que debe tener en cuenta. Le sugerimos que, además de consultar estas empresas, se dirija a Google y realice una búsqueda de ' procesamiento de nómina cerca de mí Esto le proporcionará una lista de proveedores de servicios en su área.
La línea de fondo
Los servicios de nómina que presentamos anteriormente son todos muy buenos servicios y es probable que esté satisfecho con cualquiera de ellos. Sí, necesitará trabajar un poco y tener algunas conversaciones, pero conseguir que un tercero se encargue de su nómina e impuestos lo liberará para hacer cosas más importantes en su negocio.
Nota del editor: ¿Busca servicios de nómina para su empresa? Si desea información que le ayude a elegir la que más le convenga, utilice el cuestionario a continuación para que nuestro socio, BuyerZone, le proporcione información de forma gratuita:
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