Mientras que la computación en la nube no es exactamente un concepto nuevo, Google Apps ciertamente ha refinado la tecnología para que las empresas de todo el mundo puedan aprovechar su velocidad, accesibilidad y almacenamiento. La suite de Google Apps, que incluye marcas comerciales tan populares como Gmail, Google Calendar y Google Docs, puede hacer que el flujo de trabajo entre sus empleados sea más fluido e incluso proporcionar mejores métodos para interactuar con clientes y clientes. La siguiente guía destacará las razones y las formas en las que puede implementar Google Apps para mejorar las operaciones de su empresa.
Cómo utilizar Google Apps para mejorar su negocio: ¿Por qué utilizar Google Apps?
Uno de los beneficios inmediatos que ofrece Google Apps para empresas sobre el software de escritorio tradicional, como Microsoft Office, es la rentabilidad. A solo $ 50 por año, la suite de Google Apps incluye un número ilimitado de cuentas de usuario, acceso a todas las aplicaciones de Google, 25 GB de almacenamiento de correo electrónico por empleado, soporte al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana y una garantía de tiempo de actividad de la red del 99,9 por ciento. (También hay una versión gratuita con una cantidad limitada de seguridad de red y cuentas de usuario, así como menos aplicaciones y almacenamiento). En comparación con la mayoría del software empresarial y de TI, que a menudo viene con un número limitado de licencias por compra (sin mencionar las necesarias servidores externos para alojar el sistema), Google Apps podría ser la clave para exprimir un par de centavos adicionales de su presupuesto.
'Si estuviéramos comprando copias de Microsoft Office para todos en la empresa, ya estaríamos ahorrando decenas de miles de dólares', dice Brian Wyrick, vicepresidente de operaciones de Raidious, una empresa de desarrollo de contenido con sede en Indianápolis. Junto con los ahorros de costos, Wyrick dice que Raidious adoptó la suite de Google Apps debido a la accesibilidad que brinda a sus diseñadores y productores en diferentes partes del país.
'La utilidad es buena para cualquier empresa de nueva creación', dice Wyrick, 'y poder hablar con un nuevo empleado por teléfono y configurarlo con un programa web sin que un técnico de TI tenga que otorgarle acceso es una gran cosa '.
Otro beneficio de Google Apps es la capacidad de cada aplicación para integrarse entre sí, una característica que Ken Hayes, propietario de una empresa de publicidad en Internet con sede en Toluca Lake, California, dice estar agradecido. 'Lo bueno de Google Apps es el hecho de que puedo configurar una cuenta principal para mi negocio, y mi correo electrónico, calendario y sitio web están todos unidos', dice. 'Claro, hay un mejor correo electrónico, pero nadie ha descubierto cómo unirlo todo como Google'.
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Cómo utilizar Google Apps para mejorar su negocio: simplificar la comunicación interna con Gmail
Cuando Gmail llegó por primera vez a la escena, el cliente de correo electrónico personal fue elogiado por su capacidad de almacenamiento aparentemente infinita y sus capacidades de búsqueda en la bandeja de entrada ultrarrápidas. Pero con la integración de Google Apps, muchas de las funciones de Gmail funcionan con la misma eficacia para las empresas. Una vez más, una de las características más beneficiosas de Gmail es el factor nube: dado que no hay software engorroso del que preocuparse, sus empleados pueden acceder a Gmail desde cualquier lugar, sin tener que descargar contactos o mensajes en los dispositivos.
'Una de las mejores cosas de Gmail es que se basa en un navegador', dice Wyrick. 'Nos conectamos a través de nuestros teléfonos y clientes IMAP. Es esa capacidad de no tener que decir 'aquí está su instalación de Outlook'.
Las conversaciones en cadena de Gmail también ayudan a simplificar los mensajes entre colegas. Por ejemplo, si varias partes tienen CC en un correo electrónico, o si varios correos electrónicos tienen la misma línea de asunto, todos esos mensajes se agrupan con cada nuevo correo electrónico enviado, ubicándose perfectamente en la parte superior de su bandeja de entrada y eliminando la molestia de tener que revisar los mensajes anteriores.
Además, cada entorno de oficina debe tener un método para enviar mensajes rápidos, por minuto, y la respuesta de Gmail es Google Chat, que está integrado directamente en la interfaz de la bandeja de entrada. 'Realmente hemos reducido la necesidad de nuestro sistema de telefonía interno', dice Wyrick sobre el uso del mensajero de Raidious. La función de chat también tiene un componente de videoconferencia que puede ser útil cuando colegas y empleados necesitan comunicarse desde ubicaciones remotas.
Si bien Gmail es un excelente cliente de correo electrónico, Wyrick recomienda asignar varios administradores de cuenta para su cuenta comercial compartida. 'Una vez que estás inscrito, nunca querrás tener todos tus huevos en una canasta', dice. 'Algún día tendrás que hacer algo cuando ese administrador no esté disponible'.
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Cómo utilizar Google Apps para mejorar su negocio: sincronizar reuniones y eventos a través de Google Calendar
Dependiendo de su tipo de negocio, programar citas puede ser un verdadero dolor de cabeza. Unos pocos empleados (o solo uno) suelen ser responsables de rastrear y transmitir fechas y horas, un método que conduce a errores y reuniones perdidas. Con Google Calendar, varios empleados pueden publicar eventos en un solo calendario al que toda la empresa puede acceder y editar en consecuencia. Además, estos calendarios se pueden codificar por colores para que el espectador esté al tanto de los cambios en las citas. Los administradores también pueden establecer permisos para los calendarios, de modo que solo ciertos empleados puedan ver o editar elementos.
Greg Cross, fundador de Cross Creative, una empresa de marketing digital con sede en Greenfield, Indiana, dice que recientemente alentó a uno de sus principales clientes a adoptar Google Calendar para ayudar a ordenar y proteger las citas. '[Él] es dueño de un centro de consejería, y vino a mí y me dijo:' Tenemos cuatro consejeros y estamos buscando una manera de que nuestros clientes puedan programar citas en línea y mantenerlas privadas '', dice Cross. 'Puede configurarlo para que no muestre que está teniendo una sesión de asesoramiento con' John Doe 'sobre la depresión'.
Otra característica útil de Google Calendar es la capacidad de crear eventos a través de Gmail. Cuando agrega la dirección de correo electrónico de un empleado a un evento en el calendario, el empleado recibe una invitación para confirmar su asistencia. Después de confirmar, cada empleado puede ver y agregar notas al evento.
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Cómo utilizar Google Apps para mejorar su negocio: mejora de la colaboración y la gestión de proyectos con Google Docs
Google Docs es una aplicación que permite a varios usuarios crear y editar documentos, presentaciones y hojas de cálculo, todo en la Web. Por lo general, los compañeros de trabajo comparten documentos enviándose archivos adjuntos por correo electrónico, lo que a menudo da como resultado versiones de archivo incorrectas y copias dispersas y extraviadas. Con Google Docs, el archivo se edita en la nube, donde las revisiones se guardan y recuperan automáticamente.
Como la mayoría de las otras aplicaciones de Google, los administradores pueden establecer permisos en Google Docs para que solo ciertos trabajadores puedan ver y compartir archivos. Otra característica conveniente es la capacidad de exportar los documentos a diferentes tipos de extensiones de archivo, lo que puede ser útil en aquellos momentos en que un cliente o un cliente necesita un archivo PDF lo antes posible.
'Utilizo Google Docs internamente', dice Cross. 'Tengo un diseñador gráfico que trabaja solo a tiempo parcial, así que publico presupuestos y propuestas de clientes allí'. El uso de Google Docs para editar otros archivos comunes, como itinerarios, boletines y artículos, puede ayudar a resolver problemas comunes que surgen entre los empleados cuando colaboran en proyectos.
A pesar de lo útil que ha sido Google Docs para muchos propietarios de negocios, Wyrick of Raidious dice que una cosa a tener en cuenta es el hecho de que las personas de su personal tendrán diversos grados de habilidades informáticas. Por lo tanto, si implementa Google Docs para crear y editar sus archivos más importantes, dice Wyrick, tal vez sea útil designar un líder del proyecto que comprenda la aplicación.
'Puede que algunos usuarios estén menos entusiasmados con los cambios', dice Wyrick. También aconseja a los recién llegados que frecuentan la guía de ayuda en el sitio de Google Apps.
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Cómo utilizar Google Apps para mejorar su negocio: compartir el conocimiento de la empresa con los sitios de Google
Google Sites es una herramienta básica de creación de sitios que las empresas pueden utilizar para crear un centro de información de intranet privado para los empleados, o incluso un dominio público que sirva como la cara de su negocio. Google Sites le permite importar información de otras aplicaciones, como su calendario de citas o formularios de cliente estándar, y publicarla en su sitio para que los empleados o clientes tengan fácil acceso.
'Google Sites es como un sistema wiki', dice Hayes, que utiliza la aplicación para que él y su socio comercial en Dinamarca puedan realizar un seguimiento de los proyectos, las ideas y los contratistas de la empresa. 'Tengo secciones configuradas para las ideas de los competidores que queremos mejorar, e incluso problemas que queremos solucionar dentro de nuestro negocio'.
Puede designar solo a ciertos empleados para que tengan capacidades administrativas, es decir, editar y publicar información del sitio, u otorgar acceso a todo su equipo (especialmente si está operando con un personal muy unido).
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Cómo usar Google Apps para administrar su negocio: encontrar recursos adicionales en Google Apps Marketplace
Si las aplicaciones creadas exclusivamente por Google no satisfacen todas sus necesidades, no olvide visitar Google Apps Marketplace, donde puede encontrar muchas aplicaciones de terceros, algunas gratuitas, que sirven para una variedad de funciones y integrar con las otras aplicaciones estándar. Intuit Online Payroll, por ejemplo, le permite pagar a los empleados directamente desde Google Calendar y proporcionarles acceso en línea a los recibos de pago. Zoho CRM es una herramienta de gestión de relaciones con el cliente que ayuda a mejorar la interacción con el cliente de varias formas, como el seguimiento y la clasificación de las conversaciones por correo electrónico.
Para aumentar las capacidades de Google Calendar, Greg Cross de Cross Creative usa Tungle.me, una aplicación que permite a los miembros publicar horarios públicos, aceptar solicitudes de citas y reducir las reservas dobles. 'Realmente me ayuda a incorporar mi flujo de trabajo', dice Cross. “Cuando la persona confirma la cita, aparece en mi calendario [de Google] y recibo una alerta en mi teléfono. Entonces, entre la colaboración de esas dos funciones, funciona muy bien para mí '.
Según Cross, Google Apps para empresas se está convirtiendo rápidamente en una necesidad y en un producto menos atractivo para probar. La interoperabilidad de las aplicaciones, junto con la accesibilidad de la nube, dice, brindan a muchas personas la oportunidad de aprovechar la tecnología de oficina de manera eficiente por primera vez. 'Será interesante ver cómo otras empresas de software sobreviven en el futuro, porque las aplicaciones basadas en web son más que una simple moda', dice Cross. 'No es la' ola del futuro ', es ahora mismo'.
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