Los correos electrónicos son la moneda de cambio de la comunicación empresarial en el mundo actual. Y aunque hay pantallas y cables entre los remitentes y los receptores, sigue siendo importante mantener la cortesía y la etiqueta adecuadas. Divagar una y otra vez o escribir frases irrelevantes es tan malo como lanzar un galimatías verbalmente frente a clientes o gerentes. Mejorar sus habilidades de comunicación de esta manera es esencial si desea tener éxito en los negocios.
Cada día se envían más de 100 mil millones de correos electrónicos, y el tiempo promedio que se dedica a leer cada uno es de 15 a 20 segundos. Sea breve, especialmente porque el 65 por ciento de todo el correo electrónico se abre primero en una pantalla móvil más pequeña. Una forma de asegurarse de que se reciba su mensaje, y de que su reputación no se vea comprometida en el proceso, es eliminar estas 10 frases sin sentido de sus correos electrónicos de inmediato.
1. 'Por favor, tenga en cuenta ...'
Esta frase se usa a menudo porque suena profesional, pero siempre es innecesaria. En cambio, sea directo y conciso. Si se está tomando el tiempo para escribir un correo electrónico, el destinatario ya sabe que su intención es informarle de algo. Decirles que lo va a hacer es insultar inconscientemente su inteligencia.
2. 'Por favor, no dude en ponerse en contacto conmigo ...'
Cuando usas esta frase, estás diciendo una vez más lo obvio. Las personas se comunicarán contigo si están interesadas en lo que enviaste o si tienen alguna pregunta sobre tu mensaje. Dado que pueden ejercer su libertad de expresión digital por sí mismos, no necesitan que los invite o les conceda acceso para responder.
3. 'Yo solo ...'
Recientemente, Ellen Leanse, fundadora de Karmahacks, se enfadó un poco cuando llamó a las mujeres sobre el uso excesivo de la palabra 'solo' en las comunicaciones profesionales. En una publicación en LinkedIn, Leanse argumenta en contra de la palabra, que según ella las mujeres usan de tres a cuatro veces más frecuentemente que los hombres, diciendo:
Empecé a notar que 'simplemente' no se trataba de ser cortés: era un mensaje sutil de subordinación, de deferencia. A veces era modesto. A veces incluso engañoso. Cuando comencé a escuchar realmente, me di cuenta de que sacarlo de una frase casi siempre aclaraba y fortalecía el mensaje.
Ya sea que esté de acuerdo con sus conclusiones o no (y varias otras voces prominentes no estén de acuerdo), su discusión de 'solo' como una palabra 'infantil', según el modelo de Análisis Transaccional publicado por Eric Berne, merece un poco de exploración. Mientras tanto, aléjese de esta frase y elija un lenguaje más definitivo.
4. 'Creo que ...'
Los remitentes suelen incluir 'Creo ...' para minimizar el posible golpe de un rechazo futuro, pero al usar esta frase, le estás diciendo al destinatario que no estás seguro de ti mismo. Siempre que se comunique, en correos electrónicos o en la vida real, debe parecer confiado con su mensaje. Si no lo hace, corre el riesgo de que el destinatario haga caso omiso de su opinión y siga adelante con una idea diferente. Retratar la confianza en el lugar de trabajo es la clave del éxito.
5. 'Adjunto, busque ...' o 'Adjunto, busque ...'
Puede parecer menor, pero en realidad no se puede incluir nada en un correo electrónico. Se pueden adjuntar archivos, pero no se puede colocar nada en un correo electrónico. Al usar cualquiera de estas frases, el escritor evita usar el pronombre 'yo', pero hace que la oración suene arcaica. Simplemente informe al lector, 'He adjuntado ...'
6. 'Espero que estés bien ...'
Esta frase se suele escribir en dos ocasiones. En un caso, aparece justo antes de golpear al destinatario con algo indeseable. El otro es cuando quieres fingir una relación cercana o un interés genuino en alguien cuando no lo hay. Si está realmente interesado en el bienestar de alguien, hable de ello directamente en lugar de usar esta frase de relleno.
7. 'Pensé que me acercaría ...'
No sé ustedes, pero esta frase me hace imaginar a un niño pequeño agarrando algo fuera de su alcance desde las restricciones de un asiento de seguridad. También parece muy tímido y retrata la inseguridad. En su lugar, simplemente escriba su mensaje o pregunta y sea directo. En lugar de decir 'Pensé que me acercaría', diga 'Me gustaría invitarlo a almorzar para discutir mi idea de negocio'. Andar por las ramas no le hace ningún favor a nadie. En su lugar, deja en claro tu intención para que el destinatario la vea.
8. '¿Puedo elegir tu cerebro?'
Básicamente, esto le dice a la persona a la que le está enviando un mensaje que desea tomar su tiempo sin ofrecer nada de valor a cambio. En su lugar, asegúrese de compartir una idea interesante o útil con el destinatario, dejándole saber que desea una vía de colaboración bidireccional entre ustedes dos en el futuro.
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Cuando alineé los compromisos para hablar, descubrí que este enfoque directo funcionó mejor, lo que resultó en una tasa de éxito del 52 por ciento en la recepción de un mensaje de seguimiento, en comparación con una tasa de respuesta del 20 al 27 por ciento con los otros métodos que probé.
9. 'A quien corresponda ...'
Hay algunos escenarios en los que esta frase es apropiada, pero son pocos y distantes entre sí. Si sabe a quién concierne su mensaje, diríjase a esa persona directamente en lugar de esconderse detrás de esta introducción. Usar la frase anterior en lugar de nombrar a la persona te hace parecer inseguro e innecesariamente formal. Presione el botón de eliminar antes de enviar un correo electrónico que incluya estas palabras.
10. 'Atentamente tuyo ...'
En el pasado, esta frase era un acortamiento popular de los cierres más afectados, pero en la comunicación por correo electrónico de hoy, suena muy formal y poco sincera. Por lo general, puede cerrar un correo electrónico con un simple 'Gracias' o simplemente con su nombre. 'Cheers' es otra opción divertida que transmite buenos deseos sin parecer estirado o engreído. En estos días, todos entendemos cuándo ha terminado un mensaje. No hay necesidad de hacer grandes esfuerzos con un cierre formal.
Da un paso al frente y escribe un mejor correo electrónico. Sus colegas apreciarán la brevedad de sus mensajes y obtendrá una mejor respuesta cuando sus solicitudes sean más claras. No hay necesidad de pelusa y relleno en el correo electrónico. Simplemente di lo que quieres decir. Los resultados hablarán por sí mismos.
¿Qué frases te molestan más en el correo electrónico? Comparta sus mayores preocupaciones por correo electrónico en los comentarios a continuación.
