Gihan Amarasiriwardena no cree en la multitarea. El presidente de 32 años y cofundador de la empresa de indumentaria empresarial con sede en Boston, Ministry of Supply, dice que usar la misma parte de su cerebro para realizar tareas similares, como leer correos electrónicos durante las reuniones, hace que sea difícil hacer algo.
Aún así, odia perder el tiempo. Entonces, Amarasiriwardena dice que adopta el procesamiento paralelo, un método de computación que implica el uso de partes separadas de una máquina (en este caso, su cerebro) para lograr múltiples objetivos. Ejemplo: todas las mañanas, trabaja su mente y su cuerpo simultáneamente porque dice que ninguno de los objetivos distrae al otro. El alumno del MIT realiza lo que él llama su viaje diario de 'triple capa activa': corre al trabajo mientras escucha un audiolibro o un podcast; está aprendiendo a hablar noruego. En tiempos previos a la pandemia, Amarasiriwardena corría las cinco millas y media hasta su oficina, pero ahora la mayoría de los días termina regresando a casa.
En marzo de 2020, el Ministerio de Abastecimiento respondió a la pandemia cerrando temporalmente sus seis tiendas minoristas en los EE. UU., Que según Amarasiriwardena dependían en gran medida de los turistas y generaban un tercio de los ingresos. 'Somos una empresa que fabrica ropa para la oficina, viajes de negocios, viajes diarios al trabajo, bodas', dice. 'Esas son todas las cosas que no sucedieron el año pasado'. Al igual que muchas empresas de ropa, Ministry of Supply comenzó a fabricar máscaras y modificó su línea de productos para el entorno de trabajo desde casa, convirtiendo los pantalones de vestir en joggers. La compañía terminó el año con $ 12 millones en ingresos en 2020, por debajo de los $ 14 millones en 2019.
De alguna manera, el cambio a trabajar de forma remota fue el desafío más difícil de resolver. Para un fanático de la productividad autoproclamado como Amarasiriwardena, inicialmente, la medida fue inquietante. A su equipo le resultó difícil sincronizar su trabajo, lo cual era importante para una empresa donde el rol de una persona a menudo depende del de otra, y trató de programar más reuniones en línea. Pero aumentar el tiempo frente a la pantalla provocó más fatiga, dice: 'Al final del día, ha tenido seis horas de reuniones de Zoom y no ha tenido tiempo para hacer su trabajo real'.
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Ahora, más de un año después de la pandemia, Amarasiriwardena dice que el equipo de 16 personas en el Ministerio de Abastecimiento tiene un flujo de trabajo altamente efectivo que, entre otras cosas, ha ayudado a su equipo a mantenerse motivado y evitar el agotamiento.
Aquí hay tres trucos que Amarasiriwardena planea mantener para garantizar que su equipo se mantenga productivo.
1. Cambie el ritmo.
El tipo de trabajo que se realiza en el Ministerio de Abastecimiento depende de la semana. Para permanecer en la misma página durante la pandemia, la empresa adoptó Scrum, el marco de flujo de trabajo que surgió en 1995 y se hizo popular en la industria tecnológica durante la última década. La empresa rota entre semanas 'sprint', que implican trabajo concentrado y asincrónico en proyectos, y semanas 'operativas' cuando el equipo maneja la mayor parte de su comunicación logística. 'Una semana puede tener más reuniones, pero luego la otra es como un trabajo profundo', dice. 'Está comprometiendo una parte diferente de tu cerebro'.
Amarasiriwardena dice que las semanas alternas mantienen las cosas en movimiento. “Cuando cada semana se parece a la anterior”, añade, “se vuelve monótono. Y eso genera mucho agotamiento '.
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El marco de Scrum se ve diferente en diferentes empresas. `` Inspeccionas, te adaptas a lo que podría ser mejor y, finalmente, encuentras una manera de que todo se integre '', dice Avi Schneier, consultor principal de Scrum Inc. , la organización docente fundada por un co-creador del concepto.
2. Motivar y celebrar.
Todos los lunes por la mañana, durante una llamada de Zoom de 15 minutos para todo el personal, el equipo comienza la semana observando una entrevista con el cliente pregrabada preparada por el gerente de experiencia del cliente de la empresa. Amarasiriwardena dice que ayuda a recordar al equipo su propósito al mismo tiempo que inspira nuevas ideas. 'Es una buena manera de conectarnos a tierra porque nuestra inspiración para nuestro producto proviene de las vidas que están viviendo nuestros clientes, especialmente en este momento', dice. 'Queremos saber qué está cambiando, cómo es su armario'.
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Los viernes, el equipo cierra la semana con una sesión creativa, durante la cual los miembros pueden presentar nuevas ideas o compartir un proyecto apasionante. Amarasiriwardena dice que celebrar los logros revitaliza al equipo mientras se relaja el fin de semana.
3. Abraza lo mejor de ambos mundos.
Durante la pandemia, las semanas de operación, que son más sociales, han sido importantes para mantener un elemento humano en el trabajo, dice Amarasiriwardena. Ahora, como la mayoría del equipo está vacunado, dice que están planeando un regreso parcial al trabajo en persona. Una vez que eso suceda, Amarasiriwardena dice que todos volverán a la oficina para operar semanas, pero las semanas de sprint permanecerán remotas.
'Nuestro objetivo es ser un equipo híbrido', dice. 'Nuestros clientes van a vivir una vida como esta, por lo que creemos que es importante evolucionar con ellos'.
