'Demasiadas reuniones' y 'Demasiado tiempo perdido en reuniones improductivas'. Cuando una empresa tiene problemas con una baja participación de los empleados, invariablemente encontrará una de estas quejas cerca de la parte superior de la lista.
Parecen quejas sobre reuniones, pero en realidad son declaraciones sobre sentirse irrespetado.
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Cuando alguien dice que está en demasiadas reuniones, está diciendo que las personas que convocan a estas reuniones no están prestando atención al resto del trabajo importante en su plato. El empleado asiste a más reuniones de las que permite su carga de trabajo, lo que los obliga a robar tiempo de los descansos, las vacaciones y las familias para poder hacer el trabajo que deben completar para recibir su cheque de pago.
Cuando alguien se queja de perder el tiempo en reuniones * improductivas *, está diciendo que el líder de la reunión no respetó al equipo lo suficiente como para planificar una reunión productiva. Un líder apresurado puede afirmar que simplemente no tuvo tiempo para armar un plan para la reunión, lo que lo empeora porque ahora está muy claro que el tiempo del líder es precioso, pero es aceptable desperdiciar el de todos los demás.
Las organizaciones de alto rendimiento organizan las reuniones adecuadas con las personas adecuadas en el momento adecuado. Respetan el tiempo que los empleados invierten en las reuniones y se aseguran de que se utilice de forma productiva.
Comenzar y terminar a tiempo es importante, al igual que compartir el tiempo dentro de la reunión de manera justa. Quizás lo más importante es que los líderes considerados trabajan para programar reuniones que minimicen la interrupción de otros trabajos y eviten incomodar a los asistentes innecesarios.
Aquí hay cinco formas de fomentar el respeto en la forma en que programa las reuniones.
1. Programe reuniones en tiempos de transición naturales para minimizar el tiempo de cambio de tareas.
La programación eficaz mejora el enfoque durante las reuniones, reduce los costos de cambio de tareas y aumenta el tiempo de concentración productiva para otros trabajos. El cambio de tareas es el tiempo que lleva pasar su atención de una tarea a otra y volver a concentrarse. La penalización del tiempo de cambio de tarea puede drenar entre 10 y 50 minutos adicionales del día.
Las reuniones se llevan a cabo a primera hora de la mañana, justo antes del receso del mediodía, y al final del día se alinean con las horas en las que el trabajo ya se ve interrumpido de forma natural. Esto crea solo una, en lugar de dos, interrupciones de cambio de tareas para cada reunión.
2. Programe reuniones con tiempo suficiente para prepararse.
Para que el tiempo de la reunión sea productivo y concentrado, todos deberán venir preparados. Necesitarán tiempo para revisar la agenda, leer los informes y considerar las preguntas que harán.
Las reuniones programadas con al menos dos días de anticipación brindan a las personas tiempo para venir preparadas.
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3. Deje tiempo entre reuniones para las transiciones.
Las reuniones productivas comienzan a tiempo, lo que se vuelve imposible cuando las personas carecen del tiempo necesario para salir de una reunión y pasar a la siguiente.
En los días con varias reuniones, programar las reuniones para que finalicen al menos 10 minutos antes del inicio de la próxima reunión garantiza que las personas tengan tiempo para realizar una transición elegante. Este es tiempo suficiente para hacer un viaje rápido al baño y devolver algunos mensajes urgentes, lo que marca una gran diferencia en la capacidad de concentración de todos.
4. Bloquee días completos o medios como tiempo de 'No reuniones'.
Las personas de alto rendimiento regularmente bloquean el tiempo para el trabajo que quieren hacer. Conocido como bloqueo de tiempo, puede multiplicar este beneficio en todo el grupo con un tiempo de concentración designado sin reuniones.
Esto les permite a todos saber que pueden contar con tener varias horas consecutivas para realizar el trabajo individual cada semana, lo que facilita la planificación, reduce la ansiedad y aumenta la productividad. Esto es especialmente clave para los trabajadores del conocimiento que necesitan grandes bloques de tiempo ininterrumpido para hacer su mejor trabajo y 'fluir'.
Por ejemplo, nuestro equipo sale tanto el martes como el viernes libres de reuniones.
5. Haga que las reuniones sean opcionales.
Finalmente, la forma más sencilla de respetar el tiempo de todos es respetar su juicio sobre cómo aprovechar mejor ese tiempo. Si su equipo siente que hay demasiadas reuniones, hágales saber que pueden optar por no participar en cualquier reunión que consideren innecesaria para su trabajo.
Y, si sienten que una reunión no es productiva, adopte 'la ley de los dos pies'. Esto hace que esté bien dejar una reunión en silencio cuando se da cuenta de que no es un buen uso de su tiempo.
Si su organización tiene dificultades para mantener las reuniones improductivas fuera del calendario, implementar solo algunos de estos consejos como políticas enviará un poderoso mensaje de respeto. Cuando trabaje para programar reuniones que respeten el tiempo de todos, se beneficiará al tener empleados más comprometidos y leales que dedicarán ese tiempo a trabajar para usted.
