'Oye, pregunta rápida ...' 'Solo quería registrarme ...' '¿Puedes confirmar ...?'
Si usted es como la mayoría de los emprendedores, las solicitudes por correo electrónico como estas son tan comunes que ya ni las nota. Responderá rápidamente y volverá a su tarea, solo para recibir otro mensaje 'urgente' minutos después. Mientras escribe una respuesta, suena el teléfono. Luego, un empleado pasa por su escritorio para hacer una pregunta.
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Antes de que te des cuenta, el día ha terminado y no has hecho nada. Pero no tiene por qué ser así. Todo se reduce a comprender que hay unos pocos vitales y muchos triviales cuando se trata de tareas.
Probablemente haya oído hablar de la regla 80-20, el concepto de que unas pocas entradas son responsables de la mayor parte de las salidas. Con demasiada frecuencia, la gente asume que cuanto mayor es la entrada, mayor es la salida, pero pasan por alto el puntaje de calidad.
El resultado es una ecuación invertida: dedican el 80 por ciento de su tiempo a mover la aguja el 20 por ciento. Pero si mide y analiza las salidas de cada entrada, puede eliminar todas menos las que tienen más potencial.
Mi inversionista, Mark Cuban, vive y prospera con la regla 80-20. Si bien no promociona específicamente el concepto, es obvio en su práctica. No usa el teléfono, pero responde personalmente todos los correos electrónicos. Sin embargo, esta práctica no se limita a jugadores poderosos como Cuban. La regla 80-20 puede ayudarte a encontrar el éxito en una startup y Más tiempo libre.
A continuación, presentamos cinco formas de maximizar los resultados en el mínimo de tiempo:
1. Vaya con su instinto.
Probablemente tenga una buena intuición sobre cuáles de sus tareas diarias reducen la productividad. Identifíquelos preguntándose: '¿Qué es lo más estúpido en lo que estoy perdiendo el tiempo?' Se sorprenderá de lo fácil que es eliminar estas actividades. Establezca parámetros para cuándo puede realizar estas actividades (como responder su correo electrónico una vez al día) y, eventualmente, podrá eliminarlo de su jornada laboral por completo.
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2. Adopte la gestión del laissez-faire.
La gestión desde lejos es una tarea difícil de dominar, pero puede marcar la diferencia. Cuando estás ausente, te obliga a identificar actividades prescindibles. Descubrirá que realmente no importa si algunas cosas no se hacen. Por otro lado, otras cosas pueden afectar su resultado final cuando no se terminan. Una vez que descubra cómo estas cosas afectan su negocio, puede duplicar lo que importa y minimizar sistemáticamente, o incluso eliminar, las actividades que no lo hacen.
3. Aprenda a decir no y ponga precio a su tiempo.
Dilo conmigo ahora: 'No.' Decir no a la mayoría de las cosas le ayudará a concentrar sus esfuerzos. Cuanto más éxito tenga, más valdrá su tiempo. Tendrá mucha gente pidiéndole que tome una taza de café para que puedan 'elegir su cerebro'. Eso es genial, pero necesitan saber que su tiempo no es gratis.
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Configurar una cuenta en Claridad , un sitio de pago por minuto para llamadas telefónicas con expertos. Algunas personas establecen una tarifa de $ 1 por minuto, mientras que otras cobran $ 100 por minuto. Con una cuenta de Clarity, puede redirigir naturalmente a esos selectores de cerebros para programar una hora que funcione. Se darán cuenta de que no estás diciendo 'no', pero que tu tiempo es valioso.
4. Maestro interrumpiendo la interrupción.
Tim Ferriss acuñó la frase 'interrumpir la interrupción' en su libro La semana laboral de 4 horas. La idea es que si puede identificar las interrupciones, puede interrumpir sistemáticamente cada antes de te interrumpe. Las técnicas como el procesamiento por lotes pueden ser poderosas. En lugar de contestar su teléfono, simplemente revise su correo de voz dos veces al día. En lugar de actualizar su blog a diario, programe las publicaciones de una semana de una sola vez.
5. Mide todo.
Analice meticulosamente sus entradas y salidas. Mide tus esfuerzos y documenta todo. Esto puede parecer una pérdida de tiempo al principio, pero una vez que vea lo valiosos que son los datos de rendimiento para impulsar la productividad, comenzará a medir todo.
Es fácil entrar en pánico cuando ves una lista de correos electrónicos no leídos que se acumulan. Pero al considerar cada tarea en el gran esquema de su trabajo más amplio y confiar en su intuición sobre lo que debería tener prioridad, puede reducir las actividades que están perdiendo el tiempo y comenzar a explotar ese supervalioso 20 por ciento.
