Ya sea que dirija una empresa o sea una banda de un solo hombre, probablemente hable frente a grupos, tanto en presentaciones preparadas como en sesiones de preguntas y respuestas.
Ya sea que se trate de una sala llena de personas o solo de unos pocos miembros del equipo, el manejo adecuado de la sección de preguntas y respuestas reforzará su mensaje o lo socavará. Si estropea una respuesta, es posible que pierda la credibilidad que estableció durante sus palabras preparadas.
Es tan importante prepararse para las preguntas y respuestas como practicar lo que planea presentar. Me inspiré en un carta de liderazgo semanal Recibo del consultor de negocios Rick Houcek para compartir los siguientes nueve consejos para ser el mejor en una sesión de preguntas y respuestas planificada o improvisada:
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Sea consciente de las agendas ocultas.
Por supuesto, la mayoría de las preguntas formuladas por la audiencia son sinceras y el autor de la pregunta busca una respuesta genuina. Pero algunas preguntas están destinadas a:
- Haga que la persona que hace la pregunta parezca más inteligente, o
- Haz que el respondedor (tú) parezca tonto.
No importa la intención, responda todas las preguntas con el mismo enfoque y profesionalismo. Saldrás con mejor aspecto.
Estar preparado.
Es una buena práctica anotar las preguntas que anticipa que se le harán, especialmente las difíciles o controvertidas, y ensayar sus respuestas. A menudo realizo una sesión simulada con algunos colegas de confianza. Siempre surgen preguntas que no esperaba. Anime a los demás a evaluar sus respuestas y su lenguaje corporal. Torpeza en privado para brillar en público.
Tener confianza.
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Sonríe y mira a tus interrogantes a los ojos. El contacto visual muestra que se está enfocando cuidadosamente en la pregunta y en el interrogador. La sonrisa es una invitación a la amistad y la conexión.
Pausa.
Si necesita un momento antes de responder una pregunta, tómelo. Se puede dudar de una respuesta rápida y rápida. O si no ha pensado realmente en lo que se le preguntó, puede responder la pregunta incorrecta. Puede parecer incómodo, el silencio a menudo lo hace, pero su audiencia no pensará menos de usted por tomarse unos segundos para ordenar sus pensamientos. De hecho, apreciarán que se haya tomado su tiempo para considerar las preguntas y no se sentirá como una respuesta escrita.
No se inquiete.
Rascarse la nariz, parpadear excesivamente, moverse y otras garrapatas nerviosas indican que está mintiendo. Lo sé, probablemente no estés mintiendo; probablemente solo estés nervioso. Pero la percepción es la realidad. Trabaje para minimizar estos espasmos.
Responde la pregunta. Derecho.
Este es un problema común que veo en las sesiones de preguntas y respuestas. El presentador no responde la pregunta que se hace. Puede que no sea intencional, podría ser que no estuvieran escuchando con la suficiente atención. O tal vez el orador no sabía la respuesta y decidió hablar sobre algo tangencial en lo que tenía experiencia. La razón no importa. Nada erosiona la credibilidad que ha construido con la audiencia o les hace dudar más de su mensaje que evitar la pregunta.
Confirma que respondiste la pregunta.
De vez en cuando, durante la sesión de preguntas y respuestas, pregunte '¿Eso responde a su pregunta?' o '¿Está claro?' Muestra a tu audiencia que te preocupas y que quieres asegurarte de que se satisfagan sus necesidades.
No se deje engañar por la pregunta incómoda.
Siempre hay uno y siempre es difícil. Esa persona en la audiencia que hace una pregunta que realmente no coincide con la presentación o que simplemente está en el campo izquierdo. Maneje esta pregunta tan profesionalmente como lo hace con cualquiera de las otras preguntas e intente vincular su respuesta a su mensaje principal. Esto requiere un poco de claqué, pero puede ser la respuesta por la que más se recuerde. (¿Recuerda que le preguntaron al presidente Clinton 'boxers o calzoncillos' en el ayuntamiento de MTV?)
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Práctica práctica práctica
Asegúrese de concentrar parte de su tiempo de práctica en las preguntas y respuestas. Por lo general, es lo último que haces en el escenario después de una presentación, y puede ser la parte por la que más te recuerdan. No le des poca importancia.
