La contabilidad se ha definido como 'el lenguaje de los negocios' porque es la herramienta básica para llevar la cuenta de la actividad de una empresa. Es con la contabilidad que una organización registra, informa y evalúa los eventos económicos y las transacciones que afectan a la empresa. Ya en 1494 se conocía la importancia de la contabilidad para el éxito de una empresa. En un libro sobre matemáticas publicado ese año y escrito por el monje franciscano Luca Paciolo, el autor cita tres cosas que todo comerciante exitoso debe tener. Las tres cosas son suficiente dinero en efectivo o crédito, un sistema de contabilidad para rastrear cómo le está yendo y un buen contable para operar el sistema.
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Los procesos contables documentan todos los aspectos del desempeño financiero de una empresa, desde los costos de nómina, los gastos de capital y otras obligaciones hasta los ingresos por ventas y el patrimonio neto. La comprensión de los datos financieros contenidos en los documentos contables se considera esencial para obtener una imagen precisa del verdadero bienestar financiero de una empresa. Armadas con tal conocimiento, las empresas pueden tomar decisiones financieras y estratégicas apropiadas sobre su futuro; a la inversa, los datos contables incompletos o inexactos pueden paralizar a una empresa, sin importar su tamaño u orientación. La importancia de la contabilidad como barómetro de la salud empresarial — pasado, presente y futuro — y herramienta de navegación empresarial se refleja en las palabras del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), que definió la contabilidad como una 'actividad de servicio'. La contabilidad, dijo el AICPA, está destinada a 'proporcionar información cuantitativa, principalmente de naturaleza financiera, sobre actividades económicas que se pretende que sea útil para tomar decisiones económicas, haciendo elecciones razonadas entre cursos de acción alternativos'.
El sistema de contabilidad de una empresa contiene información relevante para una amplia gama de personas. Además de los propietarios de empresas, que dependen de los datos contables para medir el progreso financiero de su empresa, los datos contables pueden comunicar información relevante a inversores, acreedores, gerentes y otras personas que interactúan con la empresa en cuestión. Como resultado, la contabilidad a veces se divide en dos subconjuntos distintos —contabilidad financiera y contabilidad de gestión— que reflejan las diferentes necesidades de información de los usuarios finales.
La contabilidad financiera es una rama de la contabilidad que proporciona a las personas ajenas al negocio, como inversores u oficiales de crédito, información cualitativa sobre los recursos económicos, las obligaciones, el rendimiento financiero y el flujo de caja de una empresa. La contabilidad de gestión, por otro lado, se refiere a los datos contables utilizados por los propietarios de empresas, supervisores y otros empleados de una empresa para medir la salud y las tendencias operativas de la empresa.
PRINCIPIOS CONTABLES GENERALMENTE ACEPTADOS
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) son las pautas, reglas y procedimientos utilizados para registrar y reportar información contable en estados financieros auditados. Para tener un mercado económico vibrante y activo, los participantes del mercado deben tener confianza en el sistema. Deben estar seguros de que los informes y estados financieros producidos por las empresas son fiables y se basan en un conjunto estándar de principios contables. La caída del mercado de valores de 1929 y sus secuelas mostraron cuán dañina puede ser la incertidumbre para el mercado. Los resultados de las audiencias del Comité de Banca y Moneda del Senado de los EE. UU. Sobre el colapso de 1929 causaron indignación pública y llevaron a la regulación federal del mercado de valores, así como a impulsar el desarrollo de organizaciones profesionales diseñadas para establecer principios de contabilidad estandarizados y supervisar su adopción.
Varias organizaciones han influido en el desarrollo de los principios contables modernos. Entre ellos se encuentran el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y la Comisión de Bolsa y Valores (SEC). Los dos primeros son organizaciones del sector privado; la SEC es una agencia del gobierno federal.
El AICPA jugó un papel importante en el desarrollo de estándares contables. En 1937 la AICPA creó el Comité de Procedimientos Contables (CAP), que emitió una serie de Boletines de Investigación Contable (ARB) con el propósito de estandarizar las prácticas contables. Este comité fue reemplazado por la Junta de Principios de Contabilidad (APB) en 1959. La APB mantuvo la serie ARB, pero también comenzó a publicar un nuevo conjunto de pronunciamientos, denominados Opiniones de la Junta de Principios de Contabilidad. A mediados de 1973, una junta privada independiente llamada Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) reemplazó a la APB y asumió la responsabilidad de la emisión de las normas de contabilidad financiera. El FASB sigue siendo el principal determinante de las normas de contabilidad financiera en los Estados Unidos. Compuesto por siete miembros que sirven a tiempo completo y reciben una compensación por su servicio, el FASB identifica los problemas de contabilidad financiera, realiza investigaciones relacionadas con estos problemas y está encargado de resolver los problemas. Se requiere una supermayoría (es decir, al menos cinco a dos) antes de que se emita una adición o cambio a los Estados de Normas de Contabilidad Financiera.
La Financial Accounting Foundation es la organización matriz de FASB. La fundación está gobernada por una Junta de Fideicomisarios de 16 miembros nombrados entre las membresías de ocho organizaciones: AICPA, Instituto de Ejecutivos Financieros, Instituto de Contadores de Gestión, Federación de Analistas Financieros, Asociación Estadounidense de Contabilidad, Asociación de la Industria de Valores, Asociación de Oficiales de Finanzas Gubernamentales y Asociación Nacional de Asociación de Auditores del Estado. Un Consejo Asesor de Normas de Contabilidad Financiera (aproximadamente 30 miembros) asesora al FASB. Además, en 1984 se estableció un Grupo de Trabajo sobre Temas Emergentes (EITF) para brindar orientación oportuna al FASB sobre nuevos temas contables.
La Comisión de Bolsa y Valores, una agencia del gobierno federal, tiene la autoridad legal para prescribir principios contables y prácticas de informes para todas las empresas que emiten valores que cotizan en bolsa. Sin embargo, la SEC rara vez ha utilizado esta autoridad, aunque ha intervenido o expresado sus puntos de vista sobre cuestiones contables de vez en cuando. La ley de los EE. UU. Requiere que las empresas sujetas a la jurisdicción de la SEC presenten informes a la SEC dando información detallada sobre sus operaciones. La SEC tiene amplios poderes para exigir la divulgación pública de manera justa y precisa en los estados financieros y para proteger a los inversores. La SEC establece principios contables con respecto a la información contenida en los informes que requiere de las empresas registradas. Estos informes incluyen: Formulario S-X, una declaración de registro; Formulario 10-K, un informe anual; Formulario 10-Q, un informe trimestral de operaciones; Formulario 8-K, un informe que se utiliza para describir eventos importantes que pueden afectar a la empresa; y Declaraciones de poder, que se utilizan cuando la administración solicita el derecho de voto a través de poderes para los accionistas.
El 20 de diciembre de 2002, la SEC propuso una serie de modificaciones a las reglas y formas que impone a las empresas de su jurisdicción. Estos cambios fueron obligatorios como parte de la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002. Esta ley fue motivada, en parte, por escándalos contables que salieron a la luz y que involucraron a firmas tan conocidas como Enron, WorldCom, Tyco, Global Crossing, Kmart, y Arthur Andersen, por nombrar algunos.
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Un sistema de contabilidad es un sistema de información de gestión responsable de la recopilación y el procesamiento de datos útiles para los responsables de la toma de decisiones en la planificación y el control de las actividades de una organización empresarial. El ciclo de procesamiento de datos de un sistema de contabilidad abarca la estructura total de cinco actividades asociadas con el seguimiento de la información financiera: recopilación o registro de datos; clasificación de datos; procesamiento (incluido el cálculo y resumen) de datos; mantenimiento o almacenamiento de resultados; y presentación de informes de resultados. El medio principal, pero no el único, por el cual estos resultados finales se difunden tanto a usuarios internos como externos (como acreedores e inversores) es el estado financiero.
Los elementos de la contabilidad son los componentes básicos a partir de los cuales se construyen los estados financieros. Según el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), los elementos financieros principales directamente relacionados con la medición del desempeño y la posición financiera de una empresa comercial son los siguientes:
- Activos: probables beneficios económicos futuros obtenidos o controlados por una entidad en particular como resultado de transacciones o eventos pasados.
- Resultado integral: el cambio en el patrimonio (activos netos) de una entidad durante un período dado como resultado de transacciones y otros eventos y circunstancias de fuentes ajenas al propietario. La utilidad integral incluye todos los cambios en el patrimonio durante un período, excepto los que resultan de las inversiones de los propietarios y las distribuciones a los propietarios.
- Distribuciones a los propietarios: disminución del patrimonio (activos netos) de una empresa en particular como resultado de la transferencia de activos, la prestación de servicios o la contracción de pasivos con los propietarios.
- Patrimonio: la participación residual en los activos de una entidad que quedan después de deducir los pasivos. En una entidad comercial, el capital social es la participación en la propiedad.
- Gastos: eventos que gastan activos o incurren en pasivos durante un período desde la entrega o provisión de bienes o servicios y la realización de otras actividades que constituyen la operación principal o central en curso de la entidad.
- Ganancias: aumentos en el patrimonio (activos netos) de transacciones periféricas o incidentales. Las ganancias también provienen de otras transacciones, eventos y circunstancias que afectan a la entidad durante un período, excepto aquellas que resultan de ingresos o inversiones de los propietarios. Las inversiones de los propietarios son aumentos en los activos netos que resultan de las transferencias de objetos de valor de otras entidades para obtener o aumentar las participaciones en la propiedad (o el patrimonio) en ellas.
- Pasivos: probables sacrificios futuros de beneficios económicos que surgen de las obligaciones presentes para transferir activos o proporcionar servicios a otras entidades en el futuro como resultado de transacciones o eventos pasados.
- Pérdidas: Disminuciones en el patrimonio (activos netos) de transacciones periféricas o incidentales de una entidad y de todas las demás transacciones, eventos y circunstancias que afectan a la entidad durante un período. Las pérdidas no incluyen las caídas de capital que resultan de gastos o distribuciones a los propietarios.
- Ingresos: entradas u otras mejoras de activos, liquidación de pasivos o una combinación de ambos durante un período desde la entrega o producción de bienes, la prestación de servicios o la realización de otras actividades que constituyen las operaciones principales o centrales en curso de la entidad.
ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros son la forma más completa de comunicar información financiera sobre una empresa comercial. Una amplia gama de usuarios, desde inversores y acreedores hasta directores de presupuestos, utilizan los datos que contiene para guiar sus acciones y decisiones comerciales. Los estados financieros generalmente incluyen la siguiente información:
- Balance general (o estado de situación financiera): resume la situación financiera de una entidad contable en un momento particular en el tiempo representada por sus recursos económicos (activos), obligaciones económicas (pasivos) y patrimonio.
- Estado de resultados: resume los resultados de las operaciones durante un período de tiempo determinado.
- Estado de flujos de efectivo: resume el impacto de los flujos de efectivo de una empresa en sus actividades operativas, financieras y de inversión durante un período de tiempo determinado.
- Estado de ganancias retenidas: muestra los aumentos y disminuciones en las ganancias retenidas por la empresa durante un período de tiempo determinado.
- Estado de cambios en el capital contable: revela los cambios en la cuenta separada del capital contable de una entidad, incluidas las inversiones por distribuciones a los propietarios durante el período.
Las notas a los estados financieros se consideran parte integral de un conjunto completo de estados financieros. Las notas suelen proporcionar información adicional al final del estado de cuenta y se refieren a cuestiones como la depreciación y los métodos de inventario utilizados en los estados, los detalles de la deuda a largo plazo, las pensiones, los arrendamientos, los impuestos sobre la renta, los pasivos contingentes, los métodos de consolidación y otros asuntos. Las políticas contables importantes generalmente se revelan como la nota inicial o como un resumen que precede a las notas a los estados financieros.
CONTABILIDAD DE PROFESIÓN
Hay dos tipos principales de contadores: contadores privados, que son empleados de una empresa comercial para realizar servicios de contabilidad exclusivamente para esa empresa, y contadores públicos, que funcionan como expertos independientes y prestan servicios de contabilidad para una amplia variedad de clientes. Algunos contadores públicos operan sus propios negocios, mientras que otros son empleados por firmas contables para atender las necesidades contables de los clientes de la firma.
Un contador público certificado (CPA) es un contador que 1) cumplió con ciertos requisitos educativos y de experiencia establecidos por la ley estatal para el ejercicio de la contabilidad pública y 2) obtuvo una puntuación aceptable en un riguroso examen nacional de tres días. Estas personas obtienen la licencia para ejercer la contabilidad pública en un estado en particular. Estos requisitos de licencia son ampliamente reconocidos por mantener la integridad de la industria de servicios contables, pero en los últimos años este proceso de licencia ha generado críticas de legisladores y otros que favorecen la desregulación de la profesión. Algunos segmentos de la comunidad empresarial han expresado su preocupación de que la calidad de la contabilidad se vería afectada si se implementaran tales cambios, y los analistas indican que las pequeñas empresas sin importantes departamentos de contabilidad internos se verían particularmente afectadas.
El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) es la organización profesional nacional de CPA, pero existen numerosas organizaciones dentro de la profesión contable para abordar las necesidades específicas de varios subgrupos de profesionales contables. Estos grupos van desde la Asociación Estadounidense de Contabilidad, una organización compuesta principalmente por educadores contables, hasta la Sociedad Estadounidense de Contadores Públicos Certificados de Mujeres.
CONTABILIDAD Y EL PROPIETARIO DE LA PEQUEÑA EMPRESA
'Un buen contador es el asesor externo más importante que tiene el propietario de una pequeña empresa', según el Asesor de pequeñas empresas de la revista Entrepreneur . Los servicios de un abogado y un consultor son vitales durante períodos específicos en el desarrollo de una pequeña empresa o en tiempos de problemas, pero es el contador quien, de manera continua, tiene el mayor impacto en el éxito o el fracaso final de una empresa. pequeños negocios.'
Al iniciar un negocio, muchos empresarios consultan a un profesional de la contabilidad para conocer las diversas leyes tributarias que les afectan y para familiarizarse con la variedad de registros financieros que deberán mantener. Dichas consultas se recomiendan especialmente para los posibles propietarios de negocios que anticipan la compra de un negocio o una franquicia, planean invertir una cantidad sustancial de dinero en el negocio, anticipan tener dinero o propiedades para los clientes, o planean incorporarse.
Si el propietario de un negocio decide contratar los servicios de un contador para incorporar, debe asegurarse de que el contador tenga experiencia en el trato con pequeñas empresas, ya que la incorporación trae consigo una avalancha de nuevas formas y requisitos financieros. Un contador experto puede proporcionar información valiosa sobre varios aspectos de la fase de puesta en marcha.
De manera similar, al investigar la posible compra o licenciamiento de una empresa, un posible comprador debe solicitar la ayuda de un contador para revisar los estados financieros del licenciante-vendedor. El examen de los estados financieros y otros datos financieros debería permitir al contador determinar si la empresa es una inversión viable. Si un posible comprador decide no utilizar un contador para revisar los estados financieros del licenciante-vendedor, al menos debe asegurarse de que los estados financieros ofrecidos hayan sido debidamente auditados (un CPA no sellará ni firmará un estado financiero). que no ha sido debidamente auditado y certificado).
Una vez en el negocio, el propietario del negocio tendrá que sopesar los ingresos, la tasa de expansión, los gastos de capital y una gran cantidad de otros factores para decidir si contratar un contador interno, un servicio de contabilidad o un servicio de preparación de impuestos y contabilidad de fin de año. Es menos probable que las sociedades unipersonales y las sociedades necesiten un contador; en algunos casos, podrán abordar las modestas necesidades contables de su empresa sin necesidad de recurrir a ayuda externa. Si el propietario de una empresa se niega a buscar ayuda profesional de un contador sobre asuntos financieros, la información contable pertinente se puede encontrar en libros, seminarios, agencias gubernamentales como la Administración de Pequeñas Empresas y otras fuentes.
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Incluso si el propietario de una pequeña empresa decide no contratar a un contador, le resultará mucho más fácil atender los requisitos contables de la empresa si se siguen algunos principios básicos de contabilidad. Estos incluyen mantener una estricta división entre registros personales y comerciales; mantener sistemas contables separados para todas las transacciones comerciales; establecer cuentas de cheques separadas para uso personal y comercial; y mantener todos los registros comerciales, como facturas y recibos.
ELEGIR UN CONTADOR
Si bien algunas pequeñas empresas pueden administrar sus necesidades contables sin el beneficio de personal contable interno o un equipo contable profesional, la mayoría opta por contar con la ayuda de profesionales contables. Hay muchos factores que el propietario de una pequeña empresa debe considerar al buscar un contador, incluida la personalidad, los servicios prestados, la reputación en la comunidad empresarial y los gastos.
La naturaleza del negocio en cuestión también es una consideración al elegir un contador. Los propietarios de pequeñas empresas que no anticipan una expansión rápida tienen poca necesidad de una empresa de contabilidad nacional, pero las empresas comerciales que requieren inversores o requieren una oferta pública de acciones pueden beneficiarse de la asociación con una empresa de contabilidad establecida. Muchos propietarios de empresas en crecimiento seleccionan a un contador entrevistando a varias firmas contables potenciales y solicitando propuestas que, idealmente, detallarán la experiencia de oferta pública de la empresa dentro de la industria, describirán a los contadores que manejarán la cuenta y estimarán los honorarios por auditoría y otras propuestas. servicios.
Por último, una empresa que utiliza un contador profesional para atender asuntos contables suele estar mejor equipada para dedicar tiempo a otros aspectos de la empresa. El tiempo es un recurso precioso para las pequeñas empresas y sus propietarios y, según Asesor de pequeñas empresas de la revista Entrepreneur , 'Los contadores ayudan a los dueños de negocios a cumplir con una serie de leyes y regulaciones que afectan sus prácticas de mantenimiento de registros. Si pasa su tiempo tratando de encontrar respuestas a las muchas preguntas que los contadores pueden responder de manera más eficiente, no tendrá tiempo para administrar su negocio adecuadamente. Dedique su tiempo a hacer lo que mejor sabe hacer y deje que los contadores hagan lo que mejor saben hacer '.
El propietario de la pequeña empresa, por supuesto, puede facilitar mucho las cosas tanto para su empresa como para el contador si mantiene registros contables adecuados durante todo el año. Los registros bien mantenidos y completos de activos, depreciación, ingresos y gastos, inventario y ganancias y pérdidas de capital son todos necesarios para que el contador concluya su trabajo; las brechas en el historial financiero de una empresa solo aumentan el tiempo del contador y, por lo tanto, su tarifa por los servicios prestados.
No deben pasarse por alto las posibles percepciones de la administración que se pueden obtener a partir de un estudio de estados financieros debidamente preparados. Muchas pequeñas empresas ven la contabilidad principalmente como una carga de papeleo y algo cuyo valor es principalmente para ayudar a cumplir con los requisitos de informes del gobierno y la preparación de impuestos. La mayoría de los expertos en el campo sostienen que las pequeñas empresas deben reconocer que la información contable puede ser un componente valioso de los sistemas de gestión y toma de decisiones de una empresa, ya que los datos financieros proporcionan el indicador final del fracaso o el éxito de la dirección estratégica y filosófica de una empresa.
BIBLIOGRAFÍA
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