Todos hemos estado allí: perdiendo un tiempo precioso en una reunión que no se dirige a ninguna parte rápidamente.
Hay muchas razones por las que esto sucede, pero a menudo se debe a una falta de preparación. Piénselo: puede enviar una agenda con anticipación, puede proporcionar todos los recursos que su equipo necesita para una reunión productiva, pero esto no servirá de nada a menos que las personas se tomen el tiempo para revisar y pensar las cosas con anticipación.
La idea de que su gente se prepare bien antes de cada reunión es genial, pero seamos realistas: simplemente no va a suceder.
mauricio ochmann maria jose del valle prieto
Y eso es lo que hace que la siguiente táctica cambie las reglas del juego.
Una táctica de Bezos: comience con el silencio
Aprendí sobre este método por primera vez del fundador y CEO de Amazon, Jeff Bezos, en un entrevista amplia entregó hace algunos años.
Me gusta llamarlo: inicio silencioso.
¿Como funciona?
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En las primeras actas de algunas reuniones, antes de que comience cualquier discusión, Bezos y su equipo de altos ejecutivos leen memorandos impresos en total silencio. (Se sabe que los memorandos alcanzan hasta seis páginas, y el inicio silencioso puede durar hasta 30 minutos). Durante este tiempo, el moderador y los asistentes examinan detenidamente. Garabatean notas en los márgenes.
Pero lo más importante, ellos pensar.
'Para los nuevos empleados, es una experiencia inicial extraña', dice Bezos. 'Simplemente no están acostumbrados a sentarse en silencio en una habitación y estudiar en la sala de estudio con un grupo de ejecutivos'.
Bezos dice que este ejercicio comunitario tiene un propósito maravilloso: asegura la atención indivisa de todos los asistentes. Además, ayuda a preparar mejor a quienes dirigen tales discusiones, debido a la habilidad y el pensamiento enfocado necesarios para armar estos memorandos en primer lugar.
'Las frases completas son más difíciles de escribir', explica el famoso fundador. Tienen verbos. Los párrafos tienen oraciones temáticas. No hay forma de escribir un memorando narrativamente estructurado de seis páginas y no tener un pensamiento claro ”.
Si teme que comenzar una reunión con un período prolongado de silencio sea contraproducente, puedo asegurarle que no lo es. He utilizado este método en mis propias reuniones y, de hecho, ahorra tiempo a largo plazo. La base de las reuniones se establece en tiempo real, comenzando a todos, bueno, en la misma página. Si la nota inicial se hace correctamente, proporciona una dirección real y ayuda a reducir los malentendidos.
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Pero lo mejor de todo es que el inicio silencioso le brinda a su gente lo que más necesitan para hacer su mejor trabajo:
Hora.
El pensamiento concentrado y la reflexión prolongada pueden conducir a descubrimientos profundos. El problema es que, con bandejas de entrada llenas y calendarios sobreprogramados, muchos simplemente no se toman el tiempo para este valioso ejercicio.
Pero esta pequeña inversión de unos minutos puede producir enormes dividendos, en forma de discusiones más significativas y una colaboración inspirada. Puede transformar las reuniones de un mal doloroso y necesario a un intercambio más abierto, agradable y productivo: el lugar donde nacen o se refinan las grandes ideas.
¿Le gustaría ofrecer eso a tu equipo u organización?
Entonces podría considerar dar un comienzo silencioso a algunas de sus próximas reuniones.
