Una computadora es un dispositivo programable que puede realizar automáticamente una secuencia de cálculos u otras operaciones sobre los datos una vez programados para la tarea. Puede almacenar, recuperar y procesar datos de acuerdo con las instrucciones internas. Una computadora puede ser digital, analógica o híbrida, aunque la mayoría de las que funcionan hoy en día son digitales. Las computadoras digitales expresan variables como números, generalmente en el sistema binario. Se utilizan para fines generales, mientras que las computadoras analógicas se construyen para tareas específicas, generalmente científicas o técnicas. El término 'computadora' suele ser sinónimo de computadora digital, y las computadoras para negocios son exclusivamente digitales.
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ELEMENTOS DEL SISTEMA INFORMÁTICO
El núcleo, la parte informática de una computadora es su unidad central de procesamiento (CPU) o procesador. Comprende una unidad aritmético-lógica para realizar cálculos, una memoria principal para almacenar temporalmente los datos para su procesamiento y una unidad de control para controlar la transferencia de datos entre la memoria, las fuentes de entrada y salida y la unidad aritmético-lógica. Sin embargo, una computadora no es completamente funcional sin varios dispositivos periféricos. Por lo general, se conectan a una computadora a través de cables, aunque algunos pueden estar integrados en la misma unidad con la CPU. Estos incluyen dispositivos para la entrada de datos, como teclados, ratones, trackballs, escáneres, bolígrafos de luz, módems, lectores de tarjetas de banda magnética y micrófonos, así como elementos para la salida de datos, como monitores, impresoras, trazadores, altavoces, auriculares y módems. Además de estos dispositivos de entrada / salida, otros tipos de periféricos incluyen dispositivos de almacenamiento de datos de computadora para almacenamiento de memoria auxiliar, donde los datos se guardan incluso cuando la computadora está apagada. Estos dispositivos suelen ser unidades de cinta magnética, unidades de disco magnético o unidades de disco óptico.
Finalmente, para que una computadora digital funcione automáticamente, requiere programas o conjuntos de instrucciones escritas en código legible por computadora. Para distinguirlos de los componentes físicos o de hardware de una computadora, los programas se denominan colectivamente software.
Un ordenador sistema , por lo tanto, es una computadora combinada con equipos periféricos y software para que pueda realizar las funciones deseadas. A menudo, los términos 'computadora' y 'sistema informático' se usan indistintamente, especialmente cuando los dispositivos periféricos están integrados en la misma unidad que la computadora o cuando un sistema se vende e instala como un paquete. Sin embargo, el término 'sistema informático' también puede referirse a una configuración de hardware y software diseñado para un propósito específico, como un sistema de control de fabricación, un sistema de automatización de bibliotecas o un sistema de contabilidad. O puede referirse a una red de varias computadoras conectadas entre sí para que puedan compartir software, datos y equipos periféricos.
Las computadoras tienden a clasificarse por tamaño y potencia, aunque los avances en la potencia de procesamiento de las computadoras han borrado las distinciones entre las categorías tradicionales. La potencia y la velocidad están influenciadas por el tamaño de las unidades de almacenamiento interno de una computadora, llamadas palabras, que determinan la cantidad de datos que puede procesar a la vez y se miden en bits (dígitos binarios). La velocidad de la computadora también está determinada por su velocidad de reloj, que se mide en megahercios. Además, la cantidad de memoria principal que tiene una computadora, que se mide en bytes (o más precisamente, kilobytes, megabytes o gigabytes) de RAM (memoria de acceso aleatorio), juega un papel en la determinación de la cantidad de datos que puede procesar. La cantidad de memoria que pueden contener los dispositivos de almacenamiento auxiliares también determina las capacidades de un sistema informático.
LA MICROCOMPUTADORA
El desarrollo del microprocesador, una CPU en un solo chip de circuito integrado, permitió por primera vez el desarrollo de microcomputadoras asequibles para un solo usuario. Sin embargo, la lenta potencia de procesamiento de las primeras microcomputadoras las hizo atractivas solo para los aficionados y no para el mercado empresarial. En 1977, sin embargo, la industria de las computadoras personales se puso en marcha con la introducción de computadoras domésticas listas para usar de tres fabricantes.
El término 'computadora personal' (PC) fue acuñado por IBM con el lanzamiento de su PC en 1981. Este modelo se convirtió en un éxito instantáneo y estableció el estándar para la industria de las microcomputadoras. A principios de la década de 1990, las computadoras personales se habían convertido en la categoría de computadoras de más rápido crecimiento. Esto se debió en gran parte a la adopción de su uso en empresas de todos los tamaños. La disponibilidad de estas computadoras pequeñas y económicas llevó la tecnología informática incluso a las empresas más pequeñas.
La categoría más reciente de microcomputadoras en ingresar al mundo empresarial es la computadora portátil. Estas computadoras pequeñas y livianas, pero cada vez más poderosas, se conocen comúnmente como computadoras portátiles o portátiles. Las computadoras portátiles tienen la misma potencia que las computadoras personales de escritorio, pero están construidas de manera más compacta y usan monitores de pantalla plana, generalmente con pantalla de cristal líquido, que se pliegan para formar una unidad delgada que cabe en un maletín y generalmente pesan menos de 15 libras. Una computadora portátil es aquella que pesa menos de 6 libras y puede tener o no un teclado de tamaño completo. Una computadora de bolsillo es una computadora del tamaño de una calculadora de mano. Un asistente digital personal es una computadora de bolsillo que usa un lápiz y una tableta para ingresar datos, tiene una tarjeta de fax / módem y se combina con las capacidades de un teléfono celular para comunicaciones de datos remotas. Las computadoras portátiles son cada vez más populares entre los empresarios que viajan, como ejecutivos o representantes de ventas.
Sistemas abiertos
En la actualidad, la mayoría de los sistemas informáticos son 'abiertos', compatibles con hardware y software informáticos de diferentes fabricantes. En el pasado, todos los componentes de un sistema informático procedían del mismo fabricante. No había estándares para toda la industria. Como resultado, las impresoras, monitores y otros equipos periféricos de un fabricante no funcionarían cuando se combinaran con la computadora de otro fabricante. Más significativamente, el software solo podía ejecutarse en la marca de computadora específica para la que fue diseñado. Hoy, sin embargo, son comunes los 'sistemas abiertos', en los que se pueden combinar varios equipos de diferentes fabricantes. Los sistemas abiertos son especialmente populares entre los propietarios de pequeñas empresas porque permiten que las empresas actualicen o amplíen sus sistemas informáticos de forma más fácil y económica. Los sistemas abiertos brindan a los propietarios de negocios más opciones de compra, les permiten minimizar los gastos de capacitación de los empleados en nuevos sistemas y les brindan mayor libertad para compartir archivos de computadora con clientes o proveedores externos.
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Redes
Las computadoras en una red están conectadas físicamente por cables y usan software de red junto con el software del sistema operativo. Dependiendo del hardware y software utilizado, es posible que se coloquen diferentes tipos de computadoras en la misma red. Esto puede involucrar computadoras de diferentes tamaños, como mainframes, rangos medios y microcomputadoras, o computadoras y periféricos de diferentes fabricantes, lo que ha facilitado la tendencia hacia los sistemas abiertos. Las redes de área local (LAN) conectan computadoras dentro de un área geográfica limitada, mientras que las redes de área amplia (WAN) conectan computadoras en diferentes regiones geográficas. Las redes pueden tener varias arquitecturas que determinan si las computadoras de la red pueden actuar de forma independiente. Una arquitectura de sistema comúnmente utilizada es cliente-servidor, en la que se designa una computadora servidor como la que almacena y procesa datos y es accedida por múltiples usuarios, cada uno en una computadora cliente.
Las LAN han transformado la forma en que los empleados de una organización utilizan las computadoras. En las organizaciones donde los empleados antes accedían a las computadoras de rango medio a través de terminales 'tontas', estos empleados ahora suelen tener más capacidades. Estos usuarios tienen sus propias computadoras personales en sus escritorios, pero aún pueden acceder a los datos necesarios desde un servidor de rango medio u otro a través de la red. Mientras que las empresas más pequeñas suelen favorecer las LAN, las WAN suelen ser utilizadas por empresas con múltiples instalaciones ubicadas en un área geográfica amplia. Después de todo, bajo un sistema WAN, se puede acceder a las bases de datos de una empresa en la sede en una ciudad, en una planta de fabricación en otra ciudad y en las oficinas de ventas en otras ubicaciones.
USO COMERCIAL DE COMPUTADORAS
Las computadoras se utilizan en el gobierno, la industria, organizaciones sin fines de lucro y no gubernamentales, y en el hogar, pero su impacto ha sido mayor en los negocios y la industria. La naturaleza competitiva de las empresas ha creado demandas de avances continuos en la tecnología informática y el diseño de sistemas. Mientras tanto, la caída de los precios de los sistemas informáticos y su potencia y utilidad cada vez mayores ha llevado a más y más empresas a invertir en sistemas informáticos para una gama cada vez mayor de funciones comerciales. Hoy en día, las computadoras se utilizan para procesar datos en todos los aspectos de una empresa comercial: diseño y desarrollo de productos, fabricación, control y distribución de inventario, control de calidad, ventas y marketing, datos de servicio, contabilidad y gestión de personal. También se utilizan en empresas de todos los tamaños y en todos los segmentos de la industria, incluida la fabricación, la venta al por mayor, la venta minorista, los servicios, la minería, la agricultura, el transporte y las comunicaciones.
Los usos comerciales más comunes de un sistema informático son la gestión de bases de datos, la gestión financiera y la contabilidad y el procesamiento de textos. Las empresas utilizan sistemas de gestión de bases de datos para realizar un seguimiento de la información cambiante en las bases de datos sobre temas tales como clientes, proveedores, empleados, inventario, suministros, pedidos de productos y solicitudes de servicio. Los sistemas financieros y contables se utilizan para una variedad de cálculos matemáticos sobre grandes volúmenes de datos numéricos, ya sea en las funciones básicas de las empresas de servicios financieros o en las actividades contables de las empresas. Mientras tanto, los departamentos de cuentas por pagar, cuentas por cobrar y nómina utilizan computadoras equipadas con hojas de cálculo o software de administración de bases de datos para procesar y tabular datos financieros y analizar su situación de flujo de efectivo. Por último, el procesamiento de textos es ubicuo y se utiliza para crear una amplia gama de documentos, incluidos memorandos internos, correspondencia con entidades externas, materiales de relaciones públicas y productos (en publicaciones, publicidad y otras industrias).
Las bases de datos también se pueden utilizar para ayudar a tomar decisiones estratégicas mediante el uso de software basado en inteligencia artificial. Un sistema de base de datos puede incluir, además de registros y estadísticas de productos, servicios, clientes, etc., información sobre la experiencia humana pasada dentro de un campo específico. Esto se conoce como base de conocimientos. Los ejemplos del uso de sistemas expertos incluyen actividades de previsión empresarial como análisis de inversiones, planificación financiera, suscripción de seguros y predicción del riesgo de fraude. Los sistemas expertos también se utilizan en actividades asociadas con el cumplimiento normativo, licitación de contratos, control de producción complejo, soporte al cliente y capacitación.
SISTEMAS INFORMÁTICOS Y PEQUEÑAS EMPRESAS
Para la mayoría de las pequeñas empresas, saltar al mundo de las computadoras es un requisito competitivo, especialmente con la llegada de Internet. Pero la compra de sistemas informáticos puede resultar abrumadora tanto para los empresarios como para los dueños de negocios establecidos. Después de todo, las pequeñas empresas suelen tener menos margen de error que las grandes empresas. Dada esta realidad, es muy importante que los propietarios y gerentes tomen decisiones acertadas al elegir y mantener computadoras y sistemas informáticos. Cuatro áreas principales que los propietarios y gerentes de negocios deben considerar al sopesar las opciones de computadora son: 1) la estrategia comercial general de su empresa; 2) las necesidades de sus clientes; 3) las necesidades de su fuerza laboral; y 3) el costo total de propiedad (TCO) de la tecnología.
Estrategia de la empresa
`` Es común ver la tecnología de sistemas informáticos como una entidad independiente cuando, de hecho, debería considerarse como una de las herramientas comerciales de mayor escala y más ampliamente utilizadas '', escribió Richard Hensley en Mensajería comercial de Cincinnati . '[La tecnología de sistemas informáticos es] una herramienta que es fundamental para lograr la estrategia corporativa general'. Aunque bien puede existir en la mente del propietario, muchas empresas pequeñas y medianas no tienen una estrategia detallada del sistema escrito. No es sorprendente, entonces, que muchas de las decisiones de implementación de tecnología de sistemas sean más reactivas que estratégicas. Las presiones competitivas, la necesidad de ponerse al día con el mercado y el crecimiento interno tienden a forzar las decisiones de compra ”. En cambio, las decisiones de compra del sistema deben usarse de manera proactiva como una oportunidad para evaluar estrategias generales y evaluar la efectividad de los procesos operativos actuales.
Las necesidades del cliente
Los dueños de negocios también deben asegurarse de que el sistema informático elegido satisfaga las necesidades de los clientes. ¿Es la comunicación continua con los clientes un componente crítico de su negocio? Si es así, su sistema debe estar equipado con funciones que le permitan a usted y a su cliente comunicarse a través de la computadora de manera oportuna y efectiva. ¿La salud de su empresa depende de procesar los pedidos de los clientes y generar facturas? Si es así, asegúrese de que su sistema pueda manejar fácilmente dichos requisitos.
Necesidades de mano de obra
Ya sea introduciendo un nuevo sistema informático o realizando cambios en un sistema existente, las empresas inevitablemente cambian la forma en que trabajan sus empleados, y este factor debe tenerse en cuenta. 'No es inusual experimentar cierta resistencia por parte de los empleados que son reacios a aceptar la salida del status quo', dijo Hensley. «A menudo, esta resistencia puede reducirse en gran medida implicando a los empleados afectados en el desarrollo o la modificación del sistema. Pueden proporcionar información práctica sobre lo que funciona bien dentro del sistema actual y lo que no. Una vez implementados los cambios, establecer un programa de capacitación y una estructura de soporte para todos los usuarios. Esto maximizará los beneficios del sistema y equipará mejor a los empleados para lograr los resultados esperados del cambio '. Además, las empresas deben asegurarse de que la tecnología informática se distribuya de manera inteligente. Las computadoras deben asignarse según la necesidad, no según la clasificación.
Costo total de la propiedad
Muchas pequeñas empresas olvidan considerar los costos acumulados asociados con varios sistemas informáticos al tomar sus decisiones de hardware. Además del precio original, las empresas deben sopesar los costos de tecnología de la información ocultos asociados con la compra. Estos costos, conocidos como costo total de propiedad (TCO), incluyen soporte técnico, costos administrativos, operaciones de usuario inútiles y gastos suplementarios (costos de tinta y papel de la impresora, electricidad, etc.). Otro factor a considerar es la vida útil del equipo. Después de todo, como señaló Hensley, 'para asegurar la capacidad de producir información relevante, los sistemas tecnológicos requieren inversiones programadas'. Los dueños de negocios que ignoran esta realidad lo hacen bajo su propio riesgo, sugieren los expertos. `` Cuando se trata de reducir costos, uno de sus primeros instintos puede ser aferrarse a sus PC todo el tiempo que pueda, pensando que cuanto menos dinero gaste en nueva tecnología, mejor '', escribió Heather Page en Empresario . En realidad, sin embargo, ese razonamiento finalmente eleva los costos comerciales. 'Tener varias generaciones de hardware, software y sistemas operativos aumenta la complejidad de su entorno de PC, aumentando así sus costos', explicó Page. 'No solo debe mantener la experiencia técnica en tecnologías más antiguas, sino que también debe encontrar formas para que los equipos más antiguos funcionen con las nuevas tecnologías y desarrollar todas sus aplicaciones personalizadas para admitir múltiples entornos'.
Dado el entorno empresarial que cambia rápidamente en la actualidad, las actualizaciones del sistema son una realidad. Como señaló Joel Dreyfuss en Fortuna , 'si no tiene el software y hardware más reciente y (siempre) mejor en las computadoras de su empresa, sus proveedores y empleados pueden hacerle sentir que está a un paso de las plumas y el pergamino'. Pero las iniciativas de actualización no deben aprobarse impulsivamente. En cambio, los propietarios y gerentes de negocios deben realizar un análisis de costo-beneficio adecuado, sopesando cuestiones como los costos de instalación y capacitación, la compatibilidad con otros sistemas, la utilidad de las nuevas funciones y la capacidad actual para satisfacer las necesidades comerciales, antes de invertir en actualizaciones importantes del sistema informático.
BIBLIOGRAFÍA
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Dreyfuss, Joel. 'FSB / Pequeñas empresas'. Fortuna . 13 de noviembre de 2000.
Hensley, Richard. 'Dilema del propietario: ¿Cuánto gastar en nueva tecnología?' Mensajería comercial de Cincinnati . 3 de marzo de 1997.
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Page, Heather. '¿Qué precio PC?' Empresario . Octubre de 1997.
'Patrones de uso de pequeñas empresas'. Negocio de la nación . Agosto de 1993.
Smith, Sandi. 'La forma inteligente de invertir en computadoras'. Revista de contabilidad . Mayo de 1997.
