El empleado promedio de EE. UU. Gasta aproximadamente un cuarto de la semana laboral peinando el cientos de correos electrónicos todos enviamos y recibimos todos los días.
Pero a pesar de que estamos pegados a nuestros botones de respuesta, la asesora profesional Barbara Pachter dice que hay muchos profesionales todavía no sé cómo utilizar el correo electrónico de forma adecuada.
De hecho, debido al gran volumen de mensajes que leemos y escribimos todos los días, podemos ser más propensos a cometer errores vergonzosos, y esos errores pueden tener graves consecuencias profesionales.
Pachter describe los conceptos básicos de la etiqueta moderna del correo electrónico en su libro Los fundamentos de la etiqueta empresarial . Sacamos las reglas más esenciales que necesita saber.
Vivian Giang y Rachel Sugar contribuyeron a versiones anteriores de este artículo.
1. Incluya una línea de asunto clara y directa.
Entre los ejemplos de una buena línea de asunto se incluyen 'Se cambió la fecha de la reunión', 'Pregunta rápida sobre su presentación' o 'Sugerencias para la propuesta'.
'Las personas a menudo deciden si abren un correo electrónico en función del asunto', dice Pachter. 'Elija uno que les permita a los lectores saber que está abordando sus inquietudes o problemas comerciales'.
2. Utilice una dirección de correo electrónico profesional.
Si trabaja para una empresa, debe utilizar la dirección de correo electrónico de su empresa. Pero si usa una cuenta de correo electrónico personal, ya sea que trabaje por cuenta propia o simplemente le guste usarla ocasionalmente para correspondencia relacionada con el trabajo, debe tener cuidado al elegir esa dirección, dice Pachter.
Siempre debe tener una dirección de correo electrónico que transmita su nombre para que el destinatario sepa exactamente quién envía el correo electrónico. Nunca use direcciones de correo electrónico (tal vez restos de sus días de escuela primaria) que no sean apropiadas para su uso en el lugar de trabajo, como 'babygirl @ ...' o 'beerlover @ ...', no importa cuánto ames a un cerveza fría.
3. Piénselo dos veces antes de hacer clic en 'Responder a todos'.
Nadie quiere leer correos electrónicos de 20 personas que no tienen nada que ver con ellos. Ignorar los correos electrónicos puede ser difícil, ya que muchas personas reciben notificaciones de mensajes nuevos en sus teléfonos inteligentes o mensajes emergentes que los distraen en las pantallas de sus computadoras. Abstenerse de presionar 'Responder a todos' a menos que realmente crea que todos en la lista deben recibir el correo electrónico, dice Pachter.
4. Incluya un bloque de firma.
Proveer su lector con alguna información sobre usted, sugiere Pachter. Por lo general, esto indicaría su nombre completo, cargo, el nombre de la empresa y su información de contacto, incluido un número de teléfono. También puede agregar un poco de publicidad para usted, pero no se exceda con ningún dicho o obra de arte ''.
Use la misma fuente, tamaño de letra y color que el resto del correo electrónico, dice.
5. Utilice saludos profesionales.
No use expresiones coloquiales relajadas como, 'Hola chicos', 'Yo' o 'Hola amigos'.
'La naturaleza relajada de nuestros escritos no debería afectar el saludo en un correo electrónico', dice. 'Hey es un saludo muy informal y, por lo general, no debe usarse en el lugar de trabajo. Y Yo tampoco está bien. Utilice hola o hola en lugar de.'
También aconseja no acortar el nombre de nadie. Diga 'Hola Michael', a menos que esté seguro de que prefiere que lo llamen 'Mike'.
6. Utilice los signos de exclamación con moderación.
Si elige usar un signo de exclamación, use solo uno para transmitir emoción, dice Pachter.
“La gente a veces se deja llevar y pone varios signos de exclamación al final de sus frases. El resultado puede parecer demasiado emocional o inmaduro ”, escribe. 'Los signos de exclamación deben usarse con moderación por escrito'.
7. Tenga cuidado con el humor.
El humor puede perderse fácilmente en la traducción sin el tono o las expresiones faciales correctos. En un intercambio profesional, es mejor dejar de lado el humor en los correos electrónicos a menos que conozca bien al destinatario. Además, es posible que algo que te parezca divertido no lo sea para otra persona.
Pachter dice: “Algo que se percibe como divertido cuando se habla puede parecer muy diferente cuando se escribe. En caso de duda, déjelo fuera.
8. Sepa que las personas de diferentes culturas hablan y escriben de manera diferente.
La falta de comunicación puede ocurrir fácilmente debido a diferencias culturales , especialmente en la forma escrita cuando no podemos ver el lenguaje corporal de los demás. Adapte su mensaje a los antecedentes culturales del receptor o qué tan bien los conoce.
Una buena regla a tener en cuenta, dice Pachter, es que las culturas de alto contexto (japonesa, árabe o china) quieren conocerte antes de hacer negocios contigo. Por lo tanto, puede ser común que los socios comerciales de estos países sean más personales en sus escritos. Por otro lado, las personas de culturas de bajo contexto (alemanas, estadounidenses o escandinavas) prefieren ir al grano muy rápidamente.
9. Responda a sus correos electrónicos, incluso si el correo electrónico no estaba destinado a usted.
Es difícil responder a todos los mensajes de correo electrónico que se te hayan enviado, pero deberías intentarlo, dice Pachter. Esto incluye cuando el correo electrónico se le envió accidentalmente, especialmente si el remitente espera una respuesta. Una respuesta no es necesaria, pero sirve como buena etiqueta de correo electrónico, especialmente si esta persona trabaja en la misma empresa o industria que usted.
Aquí hay un ejemplo de respuesta: 'Sé que estás muy ocupado, pero no creo que quisieras enviarme este correo electrónico. Y quería avisarte para que puedas enviárselo a la persona correcta '.
10. Revise cada mensaje.
Sus errores no pasarán desapercibidos para los destinatarios de su correo electrónico. 'Y, dependiendo del destinatario, es posible que te juzguen por hacerlos', dice Pachter.
No confíe en los correctores ortográficos. Lea y vuelva a leer su correo electrónico varias veces, preferiblemente en voz alta, antes de enviarlo.
'Un supervisor tenía la intención de escribir:' Disculpe las molestias ', dice Pachter. Pero confió en su corrector ortográfico y terminó escribiendo: 'Perdón por la incontinencia' '.
11. Agregue la dirección de correo electrónico en último lugar.
'No desea enviar un correo electrónico accidentalmente antes de haber terminado de escribir y corregir el mensaje', dice Pachter. 'Incluso cuando está respondiendo a un mensaje, es una buena precaución eliminar la dirección del destinatario e insertarla solo cuando esté seguro de que el mensaje está listo para ser enviado'.
12. Vuelva a verificar que haya seleccionado el destinatario correcto.
Pachter dice que preste mucha atención al escribir un nombre de su libreta de direcciones en la línea 'para' del correo electrónico. 'Es fácil seleccionar el nombre incorrecto, lo que puede resultar embarazoso para usted y para la persona que recibe el correo electrónico por error'.
13. Mantenga sus fuentes clásicas.
Purple Comic Sans tiene un tiempo y un lugar (¿tal vez?). Pero para la correspondencia comercial, mantenga sus fuentes, colores y tamaños clásicos.
La regla fundamental: sus correos electrónicos deben ser fáciles de leer para otras personas.
'Generalmente, es mejor utilizar un tipo de letra de 10 o 12 puntos y una fuente fácil de leer como Arial, Calibri o Times New Roman', aconseja Pachter. En cuanto al color, el negro es la opción más segura.
14. Controle su tono.
Así como los chistes se pierden en la traducción, el tono es fácil de malinterpretar sin el contexto que obtendrías de las señales vocales y las expresiones faciales. En consecuencia, es fácil parecer más abrupto de lo que podría haber querido: quiso decir 'directo', ellos leen 'enojado y brusco'.
Para evitar malentendidos, Pachter recomienda que lea su mensaje en voz alta antes de presionar enviar. 'Si le suena duro, le parecerá duro al lector', dice.
Para obtener los mejores resultados, evite el uso de palabras inequívocamente negativas ('fracaso', 'incorrecto', 'descuidado') y siempre diga 'por favor' y 'gracias'.
15. Nada es confidencial, así que escriba en consecuencia.
Recuerde siempre lo que aparentemente olvidó el ex jefe de la CIA, el general David Petraeus, advierte Pachter: Cada El mensaje electrónico deja un rastro.
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'Una pauta básica es asumir que los demás verán lo que escribes', dice, 'así que no escribas nada que no quieras que todos vean'. Una interpretación más liberal: no escriba nada que pueda resultar ruinoso para usted o perjudicial para los demás. Después de todo, el correo electrónico es peligrosamente fácil de reenviar y es mejor prevenir que curar.
Esto historia apareció por primera vez en Business Insider .
