En la era de Internet , es posible que se encuentre haciendo clic en 'responder', escribiendo una respuesta rápida y presionando 'enviar' sin pensar en lo que acaba de escribir. Pero los expertos están de acuerdo en que el comportamiento de su correo electrónico tiene el potencial de sabotear su reputación tanto personal como profesionalmente. Inc.com se puso en contacto con algunos de los expertos en correo electrónico más experimentados de la industria y les pidió que evaluaran cómo perfeccionar su etiqueta de correo electrónico.
1. Discuta únicamente asuntos públicos. Todos hemos escuchado historias sobre un correo electrónico 'privado' que terminó pasando a toda la empresa y, en algunos casos, a todo Internet. Una de las cosas más importantes a tener en cuenta cuando se trata de la etiqueta del correo electrónico es si el asunto que está discutiendo es público o algo sobre lo que debería hablarse a puerta cerrada. Pregúntese si el tema que se está discutiendo es algo que escribiría en el membrete de la empresa o que publicaría en un tablón de anuncios para que todos lo vean antes de hacer clic en 'enviar'. - Judith Kallos ,
autor de Etiqueta de correo electrónico simplificada, correo electrónico: el manual y correo electrónico: una guía para escribir bien
2. Preséntese brevemente. No asuma que la persona que recibe su correo electrónico sabe quién es usted o recuerda haberlo conocido. Si no está seguro de si el destinatario reconoce su dirección de correo electrónico o su nombre, incluya un simple recordatorio de quién es usted en relación con la persona con la que se está comunicando; no es necesaria una biografía formal y extensa de ti mismo. - Peggy Duncan , experto en productividad personal y autor de Supere la sobrecarga de correo electrónico con mejores hábitos, etiqueta y Outlook 2007
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3. No 'envíe correos electrónicos enojados'. Enviar correos electrónicos con malas noticias, despedir a un cliente o proveedor, expresar enojo, reprender a alguien, menospreciar a otras personas en los correos electrónicos (especialmente si está diciendo algo menos amable sobre su jefe) son todos los principales no-no. Debido a que el correo electrónico puede parecer tan informal, muchas personas caen en esta trampa. Recuerde siempre que la correspondencia por correo electrónico dura para siempre. - Lindsey Pollak , experto en carreras y lugares de trabajo, consultor de etiqueta de correo electrónico y autor de Pasar de la universidad a la carrera
4. Utilice los signos de exclamación con moderación. ¿El número máximo de signos de exclamación en un correo electrónico comercial? Uno. De lo contrario, corre el riesgo de parecer infantil y poco profesional. - Pollak
5. Tenga cuidado con la información confidencial. Abstenerse de discutir información confidencial en correos electrónicos, como la información fiscal de alguien o los detalles de un trato comercial altamente confidencial. Si el correo electrónico llegara a las manos de la persona equivocada, podría enfrentarse a repercusiones graves, incluso legales. - Peter Post , directora del Instituto Emily Post con sede en Burlington, Vermont, que ofrece consejos de etiqueta y respuestas a preguntas sobre modales como etiqueta en la boda, problemas de crianza de los hijos y modales en la mesa.
6. Responda de manera oportuna. A menos que trabaje en algún tipo de capacidad de emergencia, no es necesario estar disponible en el instante en que llega un correo electrónico. Dependiendo de la naturaleza del correo electrónico y del remitente, es aceptable responder dentro de las 24 a 48 horas. - Duncan
7. Abstenerse de enviar chistes. 'Gracias' y 'Oh, está bien' no hacen avanzar la conversación de ninguna manera. Siéntase libre de poner 'No es necesario responder' en la parte superior del correo electrónico cuando no anticipe una respuesta. - Duncan
8. Evite el uso de atajos a palabras reales, emoticonos, jerga o jerga. No se aceptan palabras de empresarios adultos que utilicen atajos como '4 u' (en lugar de 'para usted'), 'Gr8' (para muy bien) en el correo electrónico relacionado con la empresa. Si no pondrías una carita sonriente o un emoticón en tu correspondencia comercial, no deberías ponerlo en un mensaje de correo electrónico. Cualquiera de los anteriores tiene el potencial de hacerte lucir menos que profesional. - Duncan
9. Manténgalo limpio. Nada molesta más a los destinatarios que cuando las personas responden y dejan los mensajes desordenados, por ejemplo, una cadena de correo electrónico que incluye demasiados signos de intercalación (>>>), o páginas y páginas de direcciones de correo electrónico que no estaban protegidas con CCO. Puede deshacerse de los signos de intercalación seleccionando el texto, Ctrl + F para usar el comando Buscar y reemplazar para encontrar un signo de intercalación y reemplazarlos todos con nada. Puede deshacerse de todas las direcciones de correo electrónico simplemente eliminando. Límpielo y envíelo. - Duncan
10. Sea claro en su línea de asunto. Dado que las bandejas de entrada están obstruidas por cientos de correos electrónicos al día, es crucial que su línea de asunto vaya al grano. Debe ser razonablemente simple y descriptivo de lo que ha escrito. Espere que cualquier correo electrónico con un tema lindo, vago u oscuro sea eliminado. Además, revise su línea de asunto tan cuidadosamente como lo haría con el resto del correo electrónico. - Correo
11. No se confunda con Spam. Evite las líneas de asunto que estén en mayúsculas, en minúsculas y aquellas que incluyan URL y signos de exclamación, que tienden a parecer spam para el destinatario. - Judith Kallos ,
autor de Etiqueta de correo electrónico simplificada, correo electrónico: el manual y correo electrónico: una guía para escribir bien
12. Su línea de asunto debe coincidir con el mensaje. Nunca abra un correo electrónico antiguo, presione Responder y envíe un mensaje que no tenga nada que ver con el anterior. No dude en cambiar el tema tan pronto como cambie el hilo o el contenido de la cadena de correo electrónico. - Peggy Duncan , experto en productividad personal y autor de Supere la sobrecarga de correo electrónico con mejores hábitos, etiqueta y Outlook 2007
13. Proporcione una advertencia cuando envíe archivos adjuntos de gran tamaño. El envío de archivos adjuntos grandes sin previo aviso puede obstruir la bandeja de entrada del receptor y hacer que reboten otros correos electrónicos importantes. Si envía algo de más de 500 KB, los remitentes deben preguntar: '¿Le importaría que le envíe un archivo adjunto? ¿Cuándo sería el mejor momento para ti? - Kallos
14. No más de dos archivos adjuntos y proporcione un nombre lógico. A menos que se haya solicitado específicamente, absténgase de enviar un mensaje con más de dos archivos adjuntos. Además, asigne un nombre lógico a los archivos adjuntos para que el destinatario conozca de un vistazo el asunto y el remitente. - Duncan
15. Envíe o copie a otros solo si es necesario. Antes de hacer clic en Responder a todos o poner nombres en las líneas CC o CCO, pregúntese si todos los destinatarios necesitan la información de su mensaje. Si no es así, ¿por qué enviarlo? Tómese el tiempo para enviar sus mensajes a las personas adecuadas. - Duncan
16. Tenga cuidado con la 'respuesta a todos'. No presione 'responder a todos' a menos que todos los miembros de la cadena de correo electrónico necesiten saberlo. Desea asegurarse de no enviar a todos en una lista su respuesta, ya sea que necesiten saberlo o no. - Duncan
17. Levante el teléfono. Cuando un tema tiene muchos parámetros que deben explicarse o negociarse y generarán demasiadas preguntas y confusión, no lo maneje por correo electrónico. Además, el correo electrónico no debe utilizarse para cancelaciones de última hora de reuniones, almuerzos, entrevistas y nunca para noticias devastadoras. Si tiene un empleado o un amigo al que necesita darle malas noticias, es preferible una llamada telefónica. Si se trata de una noticia que debe entregar a un grupo grande, el correo electrónico es más práctico. - Duncan
18. Evalúe la importancia de su correo electrónico. No abuse de la opción de alta prioridad. Si abusa de esta función, pocas personas la tomarán en serio. Una mejor solución es utilizar líneas de asunto descriptivas que expliquen exactamente de qué se trata un mensaje. - Duncan
19. Mantenga la privacidad. Si está enviando un mensaje a un grupo de personas y necesita proteger la privacidad de su lista, siempre debe usar 'Cco'. Además, evite dar direcciones de correo electrónico a un tercero (como Evite, boletín informativo, etc.). Asegúrese de que las direcciones que entregue voluntariamente a terceros se queden con ellos, especialmente cuando el servicio que ofrecen es gratuito. - Duncan
20. Sea breve y vaya al grano. El correo electrónico largo es cosa del pasado. Escribe de forma concisa, con mucho espacio en blanco, para no abrumar al destinatario. Cuando mire lo que está enviando, asegúrese de que la lectura no parezca una carga; no dude en utilizar viñetas. La persona que lee su correo electrónico no debería tener que buscar en varios párrafos para averiguar lo que está preguntando. Debe indicar el propósito del correo electrónico dentro de las dos primeras oraciones. Sea claro y sea franco. - Lindsey Pollak , experto en carreras y lugares de trabajo, consultor de etiqueta de correo electrónico y autor de Pasar de la universidad a la carrera
21. Conozca a su audiencia. El saludo y la despedida por correo electrónico deben ser coherentes con el nivel de respeto y formalidad de la persona con la que se está comunicando. Además, escriba para la persona que lo leerá; si tiende a ser muy educado y formal, escriba en ese idioma. Lo mismo ocurre con un receptor que tiende a ser más informal y relajado. - Lindsey Pollak , experto en carreras y lugares de trabajo, consultor de etiqueta de correo electrónico y autor de Pasar de la universidad a la carrera
22. Incluya siempre una firma. Nunca querrás que alguien tenga que buscar cómo ponerse en contacto contigo. Si eres un experto en redes sociales, incluye también toda la información de tus redes sociales en tu firma. Su firma de correo electrónico es una excelente manera de que la gente sepa más sobre usted, especialmente cuando su dirección de correo electrónico no incluye su nombre completo o su empresa. - Pollak
23. Utilice una respuesta automática solo cuando sea necesario. Una respuesta automática que dice: 'Gracias por su mensaje de correo electrónico. Te responderé tan pronto como pueda 'es inútil. Sin embargo, una cosa que estos mensajes hacen muy bien es alertar a los spammers que su correo electrónico es real y que pueden agregarlo a su lista de spam. - Peggy Duncan , experto en productividad personal y autor de Supere la sobrecarga de correo electrónico con mejores hábitos, etiqueta y Outlook 2007
24. Capacite a su personal. Los dueños de negocios deben asegurarse de que su personal esté capacitado en comunicaciones por correo electrónico; no asuma que saben lo que están haciendo y lo que se considera profesional. Establezca estándares de correo electrónico que todos en la empresa deben cumplir. - Pollak
25. Su correo electrónico es un reflejo suyo. Cada correo electrónico que envía aumenta o resta valor a su reputación. Si su correo electrónico está disperso, desorganizado y lleno de errores, el destinatario se inclinará a pensar en usted como una persona de negocios dispersa, descuidada y desorganizada. Las opiniones de otras personas son importantes y, en el mundo profesional, su percepción de ti será fundamental para tu éxito. - Peter Post , directora del Instituto Emily Post con sede en Burlington, Vermont, que ofrece consejos de etiqueta y respuestas a preguntas sobre modales como etiqueta en la boda, problemas de crianza de los hijos y modales en la mesa.
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