Todos deseamos ser más productivos. Pero, ¿cómo es eso posible cuando las asignaciones se siguen acumulando? La última temporada de El naranja es el nuevo negro acaba de aparecer en Netflix y tienes una serie de correos electrónicos, mensajes de texto y notificaciones de redes sociales que te distraen.
Durante el último mes he tenido DEMASIADAS cosas que hacer. He estado dejando caer la pelota de izquierda a derecha. Esto es inaceptable si es propietario de un negocio. Tengo gente que confía en mí y no debería permitir que esto suceda. Me ha hecho evaluar cosas que están matando mi productividad.
El primer paso que tuve que hacer fue identificar a los que hacen perder el tiempo y cortarlos de raíz para poder seguir siendo productivo. Aquí hay ocho pérdidas de tiempo que noté que matan mi productividad y la mayoría de las personas con las que trabajo.
1. Revisar constantemente sus correos electrónicos.
No debería sorprendernos que el correo electrónico sea una de las mayores pérdidas de tiempo. Después de todo, todos los días se envían más de 200 mil millones de correos electrónicos y se ha descubierto que el empleado promedio revisa su correo electrónico 36 veces por hora. Y todos somos culpables de ello. No puedo decirte cuántas veces he estado escribiendo un artículo solo para distraerme con una notificación por correo electrónico, ya sea en mi computadora portátil o en mi teléfono inteligente.
Entiendo perfectamente que no se puede dejar a un cliente oa su jefe colgando por no responder un correo electrónico, pero muchas veces recibimos boletines o cupones en los que terminamos haciendo clic, lo que nos lleva a navegar por un sitio web. Para seguir siendo productivo, debe limitar la cantidad de tiempo que dedica a revisar sus correos electrónicos.
Algunas organizaciones han instalado filtros en programas de correo electrónico. Esto archiva todos los mensajes entrantes para que puedan leerse más tarde. Si bien prohibir el correo electrónico es una forma de resolver este problema, limitar las comprobaciones de correo electrónico a determinados momentos puede ser igualmente eficaz. Por ejemplo, puede reservar veinte minutos, tres veces al día, para revisar y responder a sus correos electrónicos.
Si le preocupa que esas notificaciones aumenten demasiado su curiosidad, puede desactivar las notificaciones tanto en su computadora portátil como en su teléfono inteligente.
2. No automatizar sus cuentas de redes sociales.
Si bien las redes sociales son una de las mejores herramientas para difundir el conocimiento de la marca, establecer contactos, mantenerse actualizado sobre las últimas noticias de la industria y ponerse al día con amigos o familiares, es otra gran pérdida de tiempo. De hecho, dedicamos una media de 118 minutos al día a las redes sociales. A menos que sea un administrador de redes sociales, no es necesario que pase tanto tiempo en las redes sociales.
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Al igual que con sus correos electrónicos, programe ciertos momentos a lo largo del día para ver y actualizar sus canales sociales, como durante su viaje hacia y desde el trabajo. También puede usar bloqueadores como Cold Turkey y mantener sus notificaciones desactivadas. También le sugiero que use herramientas de administración de redes sociales como Hootsuite para que pueda programar todas sus actualizaciones de redes sociales con anticipación desde un panel.
3. Listas de tareas pendientes voluminosas.
Ya sea que escriba sus listas de tareas en un cuaderno o use una herramienta como Evernote, las listas de tareas pueden ser un verdadero salvavidas, ya que reduce el estrés de tratar de recordar cosas como una reunión o lo que usted necesita recoger en la tienda de comestibles. Las listas de tareas también pueden ayudarlo a mantenerse encaminado al resaltar las tareas más importantes que debe realizar.
Para que las listas de tareas sean efectivas y para evitar que se sienta abrumado, debe mantener sus listas breves, por lo general alrededor de tres de sus elementos más importantes por día. También debe escribir sus listas esa noche anterior para que se despierte por la mañana y pueda comenzar a abordar su lista.
4. Multitarea.
La multitarea no funciona. 'Cuando se trata de atención y productividad, nuestros cerebros tienen una cantidad finita', dice Guy Winch, PhD, autor de Primeros auxilios emocionales: estrategias prácticas para tratar el fracaso, el rechazo, la culpa y otras lesiones psicológicas cotidianas .
'Es como un gráfico circular, y en lo que sea que estemos trabajando ocupará la mayor parte de ese pastel. No queda mucho para otras cosas, con la excepción de comportamientos automáticos como caminar o mascar chicle ”.
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La multitarea desperdicia productividad porque cuando cambia de una tarea a otra, su 'atención se centra en el acto de cambiar de marcha'.
Haz una cosa a la vez. Una vez que haya completado una tarea, puede pasar a la siguiente.
5. Ser perfeccionista.
Cuando tenga estándares altos y poco realistas, dedicará más tiempo del que debería a una tarea. Incluso después de que se completa, todavía hace revisiones para que sea 'perfecto'. En otros casos, ser un perfeccionista puede confundirte, ya que las cosas no salieron como quieres. Eso significa que puede renunciar a un proyecto en el que ya comenzó a trabajar.
Aquí está la cosa. La perfección es un objetivo imposible que no solo mata tu productividad, también es perjudicial para tu salud.
Superar esta mentalidad no es tarea fácil. Pero puedes empezar por concentrarte en conseguir tu trabajo. Por ejemplo, primero haga lo básico de un proyecto. Siempre puedes volver atrás y hacerlo 'perfecto' más tarde.
De hecho, puede notar que no es tan malo como pensaba. También debes aceptar el fracaso. Nos pasa a todos. En lugar de dejar que eso te consuma, aprende de tus errores para no repetirlos.
6. Reuniones innecesarias.
¿Sabías que hay 25 millones de reuniones diarias solo en los EE. UU.? El problema con eso es que los ejecutivos han admitido que estas reuniones son fracasos, lo que significa que las organizaciones están perdiendo tiempo y dinero con reuniones innecesarias.
Si desea que las reuniones sean productivas, manténgalas por debajo de los 30 minutos, establezca expectativas claras, envíe materiales con anticipación, comience y termine a tiempo y manténgase enfocado. También le recomendaría que pregunte si una reunión es realmente necesaria o no. En la mayoría de los casos, bastará con un correo electrónico o una llamada telefónica.
7. Decir 'Sí'.
Es comprensible que no quieras decepcionar a los demás, pero no es posible que mantengas a todos felices. Te estás haciendo un flaco favor al decir 'sí' a todo el mundo, ya que terminas extendiéndote demasiado.
Sea honesto con los demás e infórmeles que simplemente no tiene tiempo para dirigir una reunión, escribir una publicación de blog o cualquier otra cosa que soliciten. A continuación, puede ofrecer volver a su solicitud cuando tenga la disponibilidad.
8. Posponer tareas más difíciles.
Todos tenemos esas tareas que simplemente no queremos hacer o nos resultan demasiado desafiantes. En última instancia, posponemos esas tareas para otro momento y trabajamos en esas tareas más fáciles en su lugar. Eso no cambia el hecho de que esa tarea desaparezca. En lugar de dejar que eso se cierne sobre su cabeza, solo necesita morder la bala y hacerlo.
Evitar este tipo de procrastinación asegura que se mantenga productivo día tras día.
