La bandeja de entrada del correo electrónico de Merlin Mann está llena de desorden. Es vergonzoso para él admitirlo. Es el tipo que inventó el concepto de bandeja de entrada cero.
Mann es un gurú de la productividad que lanzó el sitio web 43folders.com en 2004. Pronto comenzó a predicar el evangelio de la bandeja de entrada cero en los artículos de su sitio. El neoyorquino lo describió como un 'sistema revolucionario de gestión de correo electrónico'. Mann dio un Charla técnica de Google en la bandeja de entrada cero. Se prendió como un reguero de pólvora.
Lograr la bandeja de entrada cero se volvió tan codiciado que la popular aplicación Mailbox diseñó toda su estrategia de producto en torno a llegar a cero. Cuando llegaste allí, recibiste un glorioso mensaje de 'Has terminado' sobre una bonita imagen. La imagen cambiaba cada vez, gamificando la experiencia. (Dropbox adquirió Mailbox y lo cerró en 2016).
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Pero Mann dice que lo estamos haciendo mal. En una entrevista con Reino Unido con cable , explica cómo todos nos perdimos el punto sobre la bandeja de entrada cero y qué deberíamos hacer en su lugar.
Deje de tratar la bandeja de entrada cero como un medio para llegar a un fin.
¿Qué es exactamente tan útil para lograr la bandeja de entrada cero? Podría ser para poder decir que lo hiciste. Se siente bien. Sin embargo, debido al volumen de correos electrónicos que recibimos en estos días, quizás ya no sea un objetivo admirable.
Cuando Mann dio a conocer por primera vez el concepto de bandeja de entrada cero, tenía una bandeja de entrada. Hoy en día, tenemos docenas más que podrían considerarse bandejas de entrada.
Correo electrónico del trabajo
Email personal
DM de Twitter
Facebook Messenger
DM de Instagram
Flojo
Mensajes de texto
Mann dijo Cableado debe analizar cómo está gastando su tiempo en estas distintas bandejas de entrada. Si su atención está tan dispersa porque está respondiendo a mensajes de todos estos lugares todo el tiempo, no es de extrañar que se sienta estresado.
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Ten algo de gracia contigo mismo. Acepta que no puedes hacerlo todo. Olvídese de responder a cada mensaje. Dejar que algunas de las cosas menos importantes permanezcan le dará un poco de paz.
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Pero esa no es una excusa para simplemente optar por no participar y dejar de responder a cualquier cosa. Los investigadores de Microsoft descubrieron que ignorar los correos electrónicos era una señal reveladora de un mal administrador. Aún tienes que estar al tanto de los elementos prioritarios en tu bandeja de entrada. Depende de usted decidir cuáles son esas prioridades.
Tenga cuidado con el enfoque de borrón y cuenta nueva.
Año nuevo, década nueva. ¿Por qué no optar por la opción nuclear y eliminar todo? Limpia la pizarra y comienza de nuevo.
Esa es una idea terrible, dice Mann. En su lugar, identifique áreas clave de enfoque. Tal vez pueda presionar eliminar en un cierto tipo de correo electrónico, como notificaciones o promociones.
Pero guarde las cosas importantes. Empiece a formular una estrategia para clasificar qué es importante y qué no. Existen varios métodos para minimizar el tiempo dedicado al correo electrónico. Mann sugiere dedicar tiempo tres veces al día para ponerse al día con su bandeja de entrada. Algunos expertos en productividad recomiendan no consultar el correo electrónico a primera hora de la mañana para que pueda concentrarse en tareas de trabajo profundas.
Es posible que estas estrategias no funcionen para todas las personas, especialmente para aquellas cuyos trabajos requieren respuestas rápidas a los correos electrónicos. Si tiene algo de flexibilidad con el correo electrónico, aquí hay algunos enfoques:
Elimina la aplicación de correo electrónico de tu teléfono cuando estés de vacaciones. Que no cunda el pánico. Es fácil volver a descargar la aplicación cuando vuelva a estar en línea.
Si debe enviar un correo electrónico los fines de semana o durante las horas impares para ponerse al día, programe que lleguen durante el horario laboral. Esto es especialmente importante si desempeña un papel de liderazgo, de modo que pueda predicar con el ejemplo y no perpetuar una cultura siempre activa. Si envía correos electrónicos todos los fines de semana, sus subordinados directos sentirán que también lo necesitan.
Desactive las notificaciones, por correo electrónico y de otro tipo, para no distraerse constantemente con pings urgentes pero no necesariamente importantes.
