Nota del editor: la columnista de Inc.com, Alison Green, responde preguntas sobre el lugar de trabajo y los problemas de administración, todo desde cómo lidiar con un jefe de microgestión sobre cómo hablar con alguien de su equipo sobre el olor corporal.
Un lector escribe:
Tengo un empleado que es extremadamente detallado en todos los sentidos. Esto puede ser genial en algunos casos, pero siempre que habla (en una reunión o solo uno a uno) es extremadamente prolija. Por lo general, dirá lo mismo de tres maneras diferentes y luego resumirá. Sus correos electrónicos y proyectos escritos son novelas.
Encuentro que ella desconoce por completo el problema; A menudo, antes de una reunión, cuando todos estamos de acuerdo en ser breves, haré mi parte (con la esperanza de ser un ejemplo), pero ella no se da cuenta.
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Mi principal preocupación es que la gente realmente la ignore mientras continúa hablando. Quiero que tenga éxito y, por eso, quiero darle la retroalimentación y las herramientas que necesita. Me doy cuenta de que ella es así y no estoy seguro de que se pueda cambiar. ¿Tienes algún consejo?
Respuestas verdes:
Tienes toda la razón en que este hábito la detendrá profesionalmente; cuanto más alto ascienda en la escalera y más frente a gerentes de nivel superior, más importante será para ella resumir un mensaje hasta lo esencial y transmitirlo de manera rápida y concisa.
Suponiendo que el resto de su trabajo es bueno y, por lo tanto, vale la pena invertir su tiempo a corto plazo para ayudarla a mejorar en esta área, esto es lo que sugiero:
1. Siéntese con ella y dígale que quiere tener una conversación seria con ella sobre un hábito laboral. Explique que transmitir información de manera más concisa no es solo una preferencia de estilo; es una necesidad empresarial y es algo en lo que necesita que ella trabaje activamente. Dígale que le preocupa que la esté afectando profesionalmente y que continuará haciéndolo, y que su trabajo es bueno y merece que la gente le preste atención, pero que no lo harán si no encuentra una manera de comunicarse. de forma más concisa.
2. Déle pautas específicas. No es suficiente decir 'acorta las cosas', porque su medidor de calibración está apagado. Ella no puede decir cuando algo es demasiado largo. Entonces necesitas deletrearlo. Por ejemplo, puede decirle que ningún memo debe tener más de una página y que cada uno debe estar escrito principalmente en viñetas, el correo electrónico no debe tener más de tres párrafos cortos y las presentaciones no deben durar más de X minutos; debería observar cuánto tiempo hablan los demás en las reuniones y no hablar más que ella misma.
3. Entrénela de forma activa en el futuro. Por ejemplo, cuando le asigne un proyecto escrito, dele un número máximo de páginas desde el principio. Si le preocupa que no pueda incluir toda la información que cree que debería incluirse, hable con ella. A medida que escuche que lo que le preocupa no encajará, explique por qué es importante incluir X, pero Y no. Explique que los tomadores de decisiones de alto nivel específicamente no querer toda la información. Quieren conclusiones y conclusiones de alto nivel, y poder confiar en que eso ha sido respaldado por el pensamiento y la investigación. antes de que les llegara para que no tengan que gastar su tiempo en esa parte. Algunas personas realmente no se dan cuenta de esto y sienten que su trabajo no será creíble o parecerá incompleto si no incluyen todos los detalles relevantes sobre el tema.
4. No confíes en que ella capte las pistas. , como pedir al comienzo de la reunión que todos sean breves o ser breve usted mismo como ejemplo. Eso no funciona, así que tendrás que ser más explícito. En su lugar, podría decir en una reunión: 'Jane, ¿podría darnos una descripción general de un minuto de X?' O cuando son solo ustedes dos, 'Esto es más de lo que necesito; Confío en que tendrás todos los detalles cubiertos sin que yo tenga que estar al tanto. ¿Cuáles son las partes sobre las que necesita mi opinión?
5. Y por último, asegúrate de brindarle comentarios a lo largo del camino. , ya sea 'El comienzo de su presentación en la llamada fue excelente, pero creo que comenzó a perder personas cuando habló sobre los detalles de cómo funcionará el nuevo software' o 'Este memo es un gran ejemplo de cómo pone en práctica lo que de lo que hablamos, y me encanta cómo transmitiste toda la información de alto nivel de una manera fácil de leer '.
Si está dispuesto a invertir algo de tiempo para hacer esto, debería ver un cambio real en los próximos meses o no. Si no lo hace, la falta de mejora podría significar que tiene menos o ninguna oportunidad de presentarse ante la alta dirección, o que nunca será su primera opción para proyectos de alto perfil, o que afecta su capacidad para progresar en el organización. O simplemente puede significar que tendrá que continuar enviándole proyectos con instrucciones para acortarlos.
Cualesquiera que sean las posibles consecuencias, háblele explícitamente sobre ellas para que tenga claro cuál es la compensación que está haciendo. Pero con un par de meses de entrenamiento enfocado en esto, creo que tienes muchas posibilidades de ayudarla a mejorar significativamente.
¿Quiere enviar una pregunta propia? Envíalo a alison@askamanager.org .
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