Aparte de los planes comerciales, los resúmenes ejecutivos son probablemente los documentos comerciales más importantes. Es justo decir que casi todas las decisiones importantes dentro de cualquier empresa de cualquier tamaño involucraban un resumen ejecutivo durante el proceso de toma de decisiones.
Desafortunadamente, muchas personas creen erróneamente que un resumen ejecutivo es un resumen del documento, como un 'Cliff Notes'. UH no.
El propósito de un resumen ejecutivo es recomendar una decisión, no proporcionar información. El documento más extenso proporciona pruebas detalladas de esa recomendación.
Basado libremente en conversaciones que he tenido con un gurú de propuestas Tom San , aquí se explica cómo escribir un resumen ejecutivo que convenza a un ejecutivo (o equipo ejecutivo) de tomar una decisión:
1. Describe un problema, una necesidad o una meta.
Debajo de las palabras 'RESUMEN EJECUTIVO' explique en una o dos oraciones (como máximo) por qué se necesita una decisión. Sea específico e incluya medidas cuantificables, si es posible.
Equivocado:
Este documento describe la solución XYZ en detalle. Aquí hay un resumen de su contenido ...
Derecha:
Estamos experimentando un déficit de $ 10 millones en ingresos anuales debido a cortes de la red de telecomunicaciones.
2. Describe el resultado deseado.
En una o dos oraciones (como máximo) describa qué será diferente si se resuelve el problema, se satisface la necesidad o se logra la meta. No proporcione ningún detalle de la solución.
Equivocado:
En el Capítulo 1, describimos los múltiples capacitores de flujo analógicos que cumplen con los estándares ...
Derecha:
Según nuestras estimaciones (consulte la Sección 1), reducir o eliminar estas interrupciones aumentará nuestra rentabilidad hasta en un 20%.
3. Describa su solución propuesta.
Bajo la palabra 'PROPUESTA', describa en una serie de párrafos cortos el elemento de su solución al problema (como en el Paso 1) que creará el resultado deseado (como en el Paso 2).
En cada párrafo, consulte las secciones del documento más grande donde se describe en detalle esa parte de su solución. Haga que cada párrafo sea nítido y legible. Evite la jerga, el biz-blab y las abstracciones innecesarias. Si es posible, organice los párrafos en un plan paso a paso.
Equivocado:
Aprovechar nuestra infraestructura existente capitalizará inversiones en tecnología pasadas al tiempo que optimiza los requisitos de reentrenamiento. La confiabilidad mejorada hará que nuestra productividad de misión crítica se dispare, creando así una ventaja competitiva monetizada.
Derecha:
Para abordar el problema anterior, proponemos lo siguiente:
1. Adquiera e instale un sistema piloto. Esto nos permitirá probar el nuevo software sin poner en peligro nuestras operaciones diarias. Los requisitos para este sistema piloto se describen en la Sección 4.
[más pasos]
4. Explique cómo superará los riesgos.
Toda decisión empresarial que no sea una obviedad implica cierto nivel de riesgo. Por lo tanto, bajo el título 'RIESGOS' describa brevemente esos riesgos y cómo se propone superarlos (o por qué no son realmente un riesgo).
Una vez más, mantenga estos párrafos ajustados. Utilice un lenguaje sencillo. Como en el paso anterior, vincule cada párrafo a la sección relevante del documento más extenso.
Equivocado:
La solución propuesta es independiente del proveedor y se integra en múltiples arquitecturas de sistemas mediante el uso de scripts personalizados listos para ejecutar ...
Derecha:
Para convertir todo el departamento de servicio al cliente, necesitaremos volver a capacitar a nuestro personal de servicio, lo que podría reducir el tiempo de respuesta del departamento. Sin embargo, planeamos reducir esa posibilidad escribiendo un manual de capacitación personalizado.
5. Pregunte por la decisión que desea que se tome.
Bajo el título 'RECOMENDACIÓN', describa en la menor cantidad de palabras posible la decisión que le gustaría que tomaran los ejecutivos. Se específico.
Si la decisión involucra dinero, incluya la cantidad. Si hay razones por las que la decisión debe tomarse en un momento determinado, resuélvalas.
Equivocado:
Nuestra preocupación constante por las interrupciones del sistema telefónico continúa afectando a nuestra empresa y, por lo tanto, debe abordarse de manera rápida.
Derecha:
Para completar este proyecto antes del final del año fiscal actual sin interrumpir nuestras operaciones actuales, necesitamos que apruebe un aumento de $ 2 millones en el presupuesto de TI del próximo trimestre.
Ejemplos de resúmenes ejecutivos
A continuación se muestran los dos resúmenes ejecutivos descritos anteriormente tal como aparecerían realmente. Para que no piense que el primer ejemplo es artificialmente opaco, le aseguro que personalmente lo he visto peor. Mucho peor.
Equivocado:
RESUMEN EJECUTIVO
Este documento describe la solución XYZ en detalle. A continuación se muestra un resumen de su contenido:
En el Capítulo 1, describimos los múltiples capacitores de flujo analógicos que cumplen con los estándares ...
[más resúmenes de capítulos]
Aprovechar nuestra infraestructura existente capitalizará inversiones en tecnología pasadas al tiempo que optimiza los requisitos de reentrenamiento. La confiabilidad mejorada hará que nuestra productividad de misión crítica se dispare, creando así una ventaja competitiva monetizada. La solución propuesta es independiente del proveedor y se integra en múltiples arquitecturas de sistemas mediante el uso de scripts personalizados listos para ejecutar.
Nuestra preocupación constante por las interrupciones del sistema telefónico continúa afectando a nuestra empresa y, por lo tanto, debe abordarse de manera rápida.
Derecha:
RESUMEN EJECUTIVO
Estamos experimentando un déficit de $ 10 millones en ingresos anuales debido a cortes de la red de telecomunicaciones.
Según nuestras estimaciones (consulte la Sección 1), reducir o eliminar estas interrupciones aumentará nuestra rentabilidad hasta en un 20%.
PROPUESTA
Para abordar el problema anterior, proponemos lo siguiente:
- Compra e instala un sistema piloto. Esto nos permitirá probar el nuevo software sin poner en peligro nuestras operaciones diarias. Los requisitos para este sistema piloto se describen en la Sección 4.
[más pasos]
RIESGOS
- Posibilidad de menor tiempo de respuesta . En la Etapa 3 del plan anterior, necesitaremos volver a capacitar a nuestro personal de servicio, lo que podría reducir temporalmente el tiempo promedio de respuesta del departamento. Sin embargo, planeamos reducir esa posibilidad escribiendo un manual de capacitación personalizado.
[más riesgos]
RECOMENDACIÓN
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Para completar este proyecto antes del final del año fiscal actual sin interrumpir nuestras operaciones actuales, necesitamos que apruebe un aumento de $ 2 millones en el presupuesto de TI del próximo trimestre.
En serio, ¿cuál de esos dos resúmenes ejecutivos cree USTED que puede conducir a la mejor decisión?
