Jeff Bezos recientemente prohibió PowerPoint en las reuniones en Amazon, insistiendo en que las reuniones comienzan con los asistentes leyendo en silencio un documento impreso que contiene la información necesaria para discutir el tema.
Esto no es sorprendente, considerando que existen importantes investigaciones científicas de que el uso de PowerPoint reduce la inteligencia organizacional. Sin embargo, reemplazar PowerPoint con 'documentos informativos' (como ha hecho Bezos) no es solo una buena ciencia; también es un movimiento financiero increíblemente inteligente, por las siguientes tres razones:
- Ahorra tiempo. PowerPoint se comunica a la velocidad con la que habla el presentador; un documento informativo se comunica a la velocidad que lee la audiencia. Una presentación que tomaría una hora (sin interrupciones ni discusión) se condensa en solo cinco minutos.
- Ahorra tiempo. Dado que un documento informativo proporciona la información importante al comienzo de la reunión, todos están literalmente 'en la misma página' y la discusión es más breve y más concreta. Además, dado que una presentación necesita un presentador, uno deber asistió a la reunión para obtener la información. Con un documento informativo, las personas que solo necesitan la información (pero no necesitan participar) pueden simplemente leer el documento y saltarse la reunión.
- Ahorra tiempo. Un documento informativo elimina las tres peores pérdidas de tiempo de PowerPoint: a) Presentaciones de 'No pueden clavar esta gelatina en la pared', b) 'No me preparé-así que estoy -utilizando-presentaciones-de-mi-plataforma-de-diapositivas-estándar; y, lo peor de todo, c) '¿Por-el-amor-de-dios-quieres-por-favor-llegar-al-maldito-punto?' presentaciones.
¿Mencioné que ahorra tiempo? Bien, porque como he señalado anteriormente, el ejecutivo promedio pasa alrededor del 50 por ciento de su tiempo en reuniones (un tercio de las cuales son totalmente inútiles). Esta es una enorme pérdida de productividad, más allá de la infame capacidad de PowerPoint para reducir la inteligencia organizacional.
Así que hagamos los números. Dado que los documentos informativos son (al menos) dos veces más eficientes en tiempo que PowerPoint y tienden a eliminar las reuniones más inútiles, al reemplazar PowerPoint con documentos informativos, Bezos aumentó efectivamente la productividad de la administración en toda la empresa al por lo menos 25 por ciento.
He estado investigando y escribiendo sobre tecnología de oficina y técnica de gestión durante más de 20 años. Hay pocas tecnologías o técnicas, si es que las hay, que, cuando se implementan, tienen ese tipo de efecto dramáticamente positivo en la productividad.
Pero eso no es todo. Prohibir PowerPoint en favor de documentos informativos le costó a Bezos y Amazon exactamente $ 0.00. Para todos los propósitos prácticos, ese es un ROI de, bueno, infinito.
Bastante inteligente, ¿eh?
