Nota del editor: La columnista de Inc.com, Alison Green, responde preguntas sobre el lugar de trabajo y los problemas de administración, todo desde cómo lidiar con un jefe de microgestión sobre cómo hablar con alguien de su equipo sobre el olor corporal.
Un lector escribe:
Trabajo como consultor para algunas pequeñas organizaciones sin fines de lucro. Recientemente, el gerente de una de las organizaciones para las que trabajo se jubiló. Ella y yo trabajamos juntos durante varios años, y nuestros estilos de comunicación coincidían en el sentido de que, en general, ambos preferíamos usar el correo electrónico por teléfono para la mayoría de las cosas (excepto para las llamadas que planeamos con anticipación o en emergencias extremas).
El nuevo gerente de la organización ha comenzado a llamarme varias veces al día para 'verificar' las cosas sobre las que ya le he enviado actualizaciones por correo electrónico, o las cosas que acordamos seguir más tarde, en espera de información adicional que todavía estoy esperando. . Otras veces, llama al azar para tener una discusión en grupo grande sobre algo, sin planificación previa. Varias veces, eso ha sucedido cuando estaba lejos de mi escritorio, y luego se convierte en una cuestión de dónde estoy y cuándo podré volver a llamar, lo que significa que debo llegar a mi escritorio lo antes posible.
Es más, dejará mensajes de voz totalmente inútiles cuando no conteste, diciendo cosas como 'Hola, soy (nombre). Llámame.' Quiero decir ... si vas a dejar un correo de voz, al menos DIGA ALGO en el correo de voz más allá de lo que acabas de llamar, que ya puedo ver debido a las tres llamadas perdidas que tuve de ti en el pasado. 20 minutos.
Además de molestarme y distraerme, esta dinámica de llamadas telefónicas constantes me está estresando mucho. Soy un consultor, no un empleado, lo que significa que no soy responsable ante la organización de mi paradero ni de mis actividades durante el día, siempre y cuando termine mi trabajo (lo cual es así) y este aluvión constante de llamadas se está produciendo. me siento encadenado a mi escritorio y teléfono. Y créanme, no me pagan dinero 'encadenado a mi escritorio'. Más allá de eso, sus numerosos 'chequeos' en los elementos en los que estoy trabajando activamente me hacen sentir acosado, regañado y microgestionado.
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Mi amigo me recomendó que tratara de 'capacitar' al nuevo gerente sobre cómo comunicarse conmigo diciéndole 'no estoy disponible por teléfono, pero estaré disponible por correo electrónico' y respondiendo inmediatamente a todos los correos electrónicos pero no respondiendo mi teléfono. He intentado esto, pero hasta ahora no ha funcionado. Si no contesto, por lo general puedo esperar varias llamadas perdidas más hasta que finalmente muerdo la bala y devuelvo la llamada. Y los temas sobre los que llama nunca son 'emergencias'.
Esto me está volviendo loco, y cuanto más lo dejo continuar, más difícil será detenerlo. Es hasta el punto en que él y yo charlamos por teléfono seis, siete veces en un solo día. ¿Hay formas más directas, pero aún profesionalmente aceptables, de decirle que simplemente no puede llamarme tan a menudo?
Green responde:
Bueno, primero, no seguiría el consejo de tu amigo. Decirle a un cliente que solo puede comunicarse con usted por correo electrónico parecerá rígido y poco realista para la forma en que muchos clientes trabajan. (Por supuesto, si tiene una gran demanda, puede establecer todo tipo de reglas, pero de lo contrario, debe ser bastante flexible).
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Pero puede y debe establecer algunos límites aquí. Tiene toda la razón en que, como consultor con varios clientes, no se espera que esté disponible a todas horas y cuando el estado de ánimo de este cliente en particular se le antoje.
Y aunque algunas personas captarán el tipo de señales que has estado enviando, este tipo claramente no lo es. Eso significa que necesitas tener una conversación más directa con él sobre esto.
Yo diría algo como esto: 'Quiero hablar sobre la mejor manera de comunicarse conmigo cuando me necesite. Debido a que tengo varios clientes, normalmente no estoy disponible para llamadas telefónicas ad hoc durante el día, pero me complace dedicarle tiempo cuando podemos programarlas con anticipación. Pero como contratista, estoy dividiendo mi tiempo entre varios proyectos y no puedo ofrecer disponibilidad de tiempo completo. ¡Mis tarifas serían mucho más altas de lo contrario! Pero lo que puedo hacer es programar una llamada telefónica permanente semanal o dos veces por semana con usted, y podríamos analizar todas estas cosas en esas llamadas. ¿Funcionaría eso?'
Si lo rechaza, podría decir: 'Sabes, la ventaja de contratar a un consultor como yo para hacer este trabajo es que obtienes experiencia en ___ sin pagar el salario de tiempo completo y los beneficios que pagarías por tener a alguien en personal que lo hace. Pero la otra cara de la moneda es que no estoy disponible todo el tiempo como lo estaría un empleado a tiempo completo; Tengo otros clientes y otros compromisos en mi agenda. El mes pasado, comencé a recibir llamadas suyas varias veces al día o se esperaba que me uniera a llamadas grupales en el último minuto. Como consultor externo, eso no es algo que pueda hacer. Pero me complacería programar una llamada telefónica permanente semanal o dos veces por semana para nosotros '.
Si está de acuerdo con eso, a partir de ahí es razonable esperar que deje de llamar tanto fuera de sus llamadas telefónicas programadas. Pero si continúa, puedes dejar que la mayoría de esas llamadas vayan al correo de voz y luego enviarle un correo electrónico rápido ese mismo día diciendo: 'Recibí tu correo de voz. No estará libre la mayor parte de hoy. ¿Puede esperar nuestra llamada del viernes? (Dicho esto, es inteligente estar dispuesto a responder algunos de estas llamadas de último minuto, es decir, una o dos a la semana, no dos al día. Los consultores que son al menos algo flexibles son generalmente más valiosos).
Otra opción, si continúa, es decirle que con la cantidad de disponibilidad que solicita, debe aumentar sus tarifas para cubrirla (si es algo que está dispuesto a hacer a un precio más alto, pero es posible que no lo esté). dispuesto a hacer esto a cualquier precio, lo cual también está bien).
Sin embargo, a lo largo de todo esto, tenga en cuenta que necesita saber cuánto está dispuesto a impulsar esto. ¿Estás dispuesto a perder al cliente por esto? Es posible que decida que prefiere trabajar con alguien que esté disponible con más frecuencia. Si ese es un resultado que no está dispuesto a tolerar, querrá modificar su enfoque en consecuencia.
¿Quiere enviar una pregunta propia? Envíalo a alison@askamanager.org .
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