La mayoría de los buenos líderes empresariales no se detienen cuando se trata de proteger a sus empresas de amenazas externas como los piratas informáticos. Pero, ¿y si la amenaza está en el adentro , con sus propios empleados robándole dinero?
El problema ocurre con mucha frecuencia. De hecho, un encuesta de más de 1200 personas por Chrome River Technologies, Inc. descubrió que una cuarta parte de los encuestados ha sido sorprendida cometiendo fraude de gastos. Este comportamiento desagradable pone en riesgo la capacidad de completar operaciones básicas e innovar, por lo que debe eliminarlo lo antes posible.
Los ladrones entre nosotros
La encuesta de Chrome River descubrió que los hombres son mucho más propensos a echar mano de sus finanzas que las mujeres. La encuesta encontró que, en comparación con las mujeres, los hombres son
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- Casi el doble de probabilidades de cometer fraude de gastos
- Más de cuatro veces más probabilidades de aumentar un informe de gastos en $ 1,000
- 60.5 por ciento más alto que las mujeres para aumentar los informes de gastos en $ 100- $ 499
- 62,2 por ciento más de probabilidades de creer que no los pillarán falsificando gastos
- Recibir advertencias formales de fraude de gastos a una tasa un 31,6 por ciento más alta que las mujeres
Dejando de lado el género, la encuesta de Chrome River también encontró que el fraude de gastos es más común entre los trabajadores de nivel medio (58,1 por ciento). Los trabajadores más jóvenes (menores de 44 años) también son los que más roban, representando el 82,9 por ciento de los casos de fraude de gastos.
¿Qué impulsa el robo?
Ahora bien, ¿significa esto que las mujeres son menos codiciosas o más honestas que los hombres? No necesariamente. Pero sí sugiere que existen normas culturales y sistémicas que les permiten robar a las empresas con más frecuencia y ser atrapados a tasas relativamente bajas. Los hombres tradicionalmente han tenido autoridad en los negocios, por ejemplo, y eso podría llevar a algunos hombres a sentirse a la vez autorizados y protegidos.
Anne Becknell, vicepresidente senior de Soluciones Estratégicas para Chrome River, dice que parte de lo que lleva a los hombres a tener una mayor incidencia y valor en dólares del fraude es que su apetito por el riesgo es mayor en comparación con las mujeres. Tienen más confianza en su capacidad para burlar el sistema y es más probable que aumenten las apuestas si robar cantidades menores es un éxito.
Pero, desafortunadamente, algunos de los comportamientos pueden aprenderse directamente, y la colusión también ocurre con frecuencia.
'[Los hombres] generalmente justifican sus acciones culpando a la empresa', dice Becknell. '[Hacen] declaraciones como' si la empresa decidiera despedir a 100 empleados para que pudieran hacer su balance final, no perderían el sueño por las familias afectadas '. [...] Y un 'favorito de los fanáticos' es que sus gerentes les enseñaron cómo 'jugar con el sistema' y han seguido adelante cuando creen que esta es una tradición aceptable '.
Los trabajadores de nivel inferior pueden evitar robar porque no quieren arriesgarse a desmoronar el trabajo y la base profesional que necesitan construir. Es probable que asuman que los empleadores buscarán verificar no solo las habilidades, sino también la integridad en los primeros meses o años de empleo. Los trabajadores de nivel medio, por el contrario, podrían correr el riesgo de ser robados una vez que sientan que se han ganado la confianza de la empresa y porque pueden sentirse compensados injustamente por el trabajo que han hecho y lo que tienen sus jefes ejecutivos. En este sentido, se podría ver el robo como un intento pasivo-agresivo de hacer frente a la envidia y afirmar autoridad y dominio. De manera similar, los trabajadores más jóvenes podrían intentar imponerse, dado que se enfrentan a un mercado laboral más ajustado y a condiciones económicas más duras que las de las generaciones anteriores.
Mantener las manos no autorizadas fuera de su dinero
Becknell dice que hay renuencia dentro de las empresas a hablar y admitir fallas en el fraude de gastos. Y aunque las sanciones pueden ser severas (por ejemplo, despido, divulgación pública obligatoria o incluso prisión), muchas empresas solo hacen lo mínimo. Según la encuesta, por ejemplo, de los detenidos por fraude de gastos, más del 75 por ciento dijo que una advertencia fue la consecuencia más grave que recibieron. Pero Becknell señala algunos pasos proactivos clave que puede tomar para prevenir casos de fraude de gastos y reducir la necesidad de acciones disciplinarias.
1. Establezca una política de gastos clara y justa que, si bien no es estricto hasta el punto de resentimiento de los empleados, está libre de vaguedad. La política debe mostrar sensibilidad hacia los empleados que viajan con regularidad.
2. Brinde a los empleados excelentes herramientas. La triste realidad, afirma Becknell, es que la mayoría de los gerentes simplemente sellan los informes que reciben, ya que consideran que las revisiones son demasiado arduas. Pero con los sistemas de gastos modernos, a menudo puede encontrar formas de hacer cumplir sus políticas automáticamente, lo que evita que los casos de fraude pasen por alto a los auditores, reduce la carga de trabajo personal y ahorra tiempo. Busque herramientas que faciliten el proceso general de envío de gastos, pero que dificulten la presentación de reclamaciones fraudulentas o excesivamente infladas.
3. Auditar de forma selectiva. Las herramientas automatizadas pueden identificar transacciones individuales con un mayor potencial de fraude. En general, audite los primeros 10 informes de todas las nuevas contrataciones para verificar la comprensión y el cumplimiento de la política. Luego audite cada décimo informe presentado. Dado que las tarifas a veces deben pagarse por adelantado, también esté preparado para mirar hacia atrás en sus informes. De esta manera, puede correlacionar los recibos de gastos con las fechas de eventos específicos (por ejemplo, seminarios, ferias comerciales) que puede verificar que tuvieron lugar.
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4. Traiga RR. HH. Debido a que el fraude en los gastos puede provenir de un comportamiento aprendido, cuando los gerentes encuentran fraude entre sus empleados, RR.HH. debe brindar asesoramiento a esos gerentes. El asesoramiento puede recordar a todas las partes las posibles sanciones, que a menudo disuaden la mayoría de los fraudes futuros. También puede responsabilizar a los gerentes de revisar los informes y ayudar a los gerentes a reconocer el papel que podrían haber desempeñado en la situación. Por último, RR.HH. puede garantizar que los funcionarios examinen más de cerca los demás informes de esos gerentes.
En cada paso, la transparencia en las comunicaciones con los empleados es imprescindible.
'Una de las cosas más importantes para recordar', concluye Becknell, 'es que la mayoría de las personas son inherentemente honestas, y cualquier fraude que cometan se debe a que a) es fácil de hacer yb) atrapó. Si puede eliminar estos dos elementos, la tasa caerá drásticamente '.
