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Los propietarios de pequeñas empresas son reconocidos por su capacidad para estirar un dólar cuando es necesario, pero hay ocasiones en las que ahorrar un poco ahora puede costarle mucho más en el futuro. Tratar de hacer negocios con hardware tecnológico que ha dejado de ser útil es uno de esos momentos.
El hardware envejecido impone una variedad de costos directos e indirectos que pueden reducir el flujo de efectivo y la productividad, a menudo sin que usted se dé cuenta. Más de un tercio de las pequeñas empresas en un estudio reciente de Techaisle se descubrió que funcionaban con equipos que tenían al menos cuatro años. Estas computadoras más antiguas son más propensas que los modelos más nuevos a fallas que pueden resultar en la pérdida de datos críticos y dejar a los empleados jugando con sus pulgares por períodos prolongados.
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El estudio de Techaisle encontró que las pequeñas empresas gastan un promedio de $ 427 a $ 521 por PC en costos de reparación de máquinas que tienen cuatro años o más. Esas PC también tienen más probabilidades de requerir actualizaciones a medida que el número de aplicaciones que se ejecutan simultáneamente (un promedio de ocho para las pequeñas empresas) sigue aumentando. Cada año, el 25 por ciento de las PC más antiguas utilizadas por las pequeñas empresas requieren una actualización a un costo promedio de 134 dólares cada una.
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Los costos de sigilo pueden alcanzar los $ 1,500
En muchos casos, los costos combinados de reparación y actualización pueden exceder el costo de una computadora nueva. Techaisle llama a esto un costo sigiloso que drena el flujo de efectivo y se suma al costo operativo de una pequeña empresa. La mejor manera de evitar este costo, que Techaisle fija en más de $ 1,500 al año por cada PC de cuatro años, es evaluar las capacidades de su equipo de manera regular.
Para empezar, siempre que considere comprar o actualizar un software, debe revisar automáticamente la capacidad de su hardware para cumplir con los requisitos establecidos por el proveedor del software. Sin embargo, tienden a ser el mínimo requerido para que el software funcione, dice Tysen Landmesser, director de TI de Acumulado , un fabricante de componentes críticos microscópicos. Para garantizar un rendimiento óptimo, generalmente especifica las características de rendimiento del hardware al menos un 50 por ciento mejores que los requisitos mínimos del proveedor de software.
Un mal funcionamiento grave del hardware o una falla total es un desencadenante obvio para el reemplazo inmediato, por supuesto, pero Accumold también mantiene un programa de actualización regular para todo su hardware. Reemplaza la tecnología basada en PC, como computadoras de escritorio y portátiles, cada cuatro años, y el equipo de red y servidores se actualiza en un programa de cinco a siete años. Al utilizar un cronograma, podemos controlar razonablemente los costos, dice Landmesser. Nos permite mantener un presupuesto constante y, al mismo tiempo, asegurarnos de que nuestro equipo no impida que los empleados realicen tareas críticas.
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Señala que es hora de actualizar
Erik Day, vicepresidente y gerente general de Dell Small Business, dice que la necesidad de una actualización de hardware también puede ser señalada por estas condiciones:
- El hardware está impidiendo la productividad debido a fallas o rendimiento lento
- Está ejecutando sistemas operativos heredados, como Windows XP o Windows 7
- Sus sistemas están al final de su vida útil y el fabricante ya no los admite
- Sus sistemas tienen una garantía inactiva
- Las piezas de repuesto se vuelven difíciles de encontrar
- Los costos de reparación y mantenimiento igualan o superan el costo de reemplazo
Un enfoque que puede ayudar a las pequeñas empresas a maximizar la vida útil del hardware sin poner en peligro la eficiencia y el rendimiento óptimos es agrupar a los usuarios finales en función de sus necesidades informáticas y estándares de software, sugiere Daniel Schneider, vicepresidente y director de tecnología de PCM , un gran proveedor de soluciones tecnológicas y socio del año de Intel Norteamérica. Puede establecer un ciclo de actualización para cada grupo en función del costo de mantenimiento de los puntos finales y cualquier cambio que ocurra con la combinación de aplicaciones utilizadas por cada grupo.
Cualquiera que sea el enfoque que adopte para actualizar el hardware, no debe hacerlo en el vacío. Considere las decisiones sobre hardware y software como un único continuo. Las organizaciones que se alinean en la toma de decisiones basadas en este continuo tienen usuarios finales felices y pueden reducir el costo general de soporte, dice Schneider.
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