Si necesita un sistema para ayudar a administrar sus documentos en todo su equipo, pero su presupuesto es ajustado, la versión gratuita de Zoho Docs El sistema de gestión de documentos (DMS) es una opción sólida. Esta versión admite equipos de hasta 25 usuarios, asigna 5 GB de almacenamiento en la nube por usuario y promociona una sólida seguridad y cumplimiento. Es nuestra elección para el mejor software / sistemas de gestión de documentos gratuitos para pequeñas empresas 2018.
Cuando revisamos DMS para pequeñas empresas, descubrimos que muy pocas ofrecen una versión gratuita de su software. Aquellos que encontramos a menudo solo permitían una sola cuenta de usuario. También revisamos el software de código abierto gratuito, pero descubrimos que usarlo bien requiere tener personal de TI con un amplio conocimiento del sistema. Zoho Docs, sin embargo, tiene una interfaz de usuario amigable, foros en línea de soporte y muchas de las características de los servicios pagos que revisamos.
Las características que se ofrecen en la versión gratuita de Zoho Docs incluyen:
Sincronización de escritorio
Límite de carga de archivos de 1GB
Controles de administrador
Integración con Dropbox
Suite Zoho Office
SSL
Control de versiones de archivos (hasta 25 versiones)
Colaboración segura de archivos
Autenticación de dos factores
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Aplicación movil
Chat en la aplicación
Notificación de correo electrónico
Por supuesto, la versión gratuita no tiene todas las funciones que obtienen los usuarios pagados de Zoho Docs, como seguimiento de auditoría, versión ilimitada de archivos, enlaces protegidos con contraseña / vencimiento, recuperación ilimitada, transferencia de propiedad de archivos y más. Esto es de esperar y un usuario gratuito puede actualizar a un servicio de pago a medida que aumentan sus necesidades.
Los comentarios de los clientes, incluidos los que comentaron sobre la versión gratuita, fueron en general muy positivos. La plataforma ganó el premio Great User Experience Award 2017 de FinancesOnline.com y obtuvo el puesto 11 en su categoría de gestión de documentos e intercambio de archivos.
Zoho Docs, como Google Docs, tiene su propio formato para archivos. Algunos usuarios comentaron que trabajar con documentos de Word en este sistema es un poco más desafiante de lo que les gustaría. Sin embargo, una vez que un archivo se convierte en Zoho Doc, parece fácil de editar y colaborar. Además, la funcionalidad y la apariencia de la mayoría de las funciones de la interfaz de usuario le resultarán familiares. Por ejemplo, la organización de archivos utiliza la estructura de archivador tradicional. Y, como muchos sistemas de gestión de documentos, la función de búsqueda de palabras clave de texto completo permite al usuario encontrar un documento incluso si no puede recordar su ubicación o título.
Un desafío para la versión gratuita puede ser obtener soporte cuando lo necesite. La asistencia telefónica solo está disponible para clientes de pago. Los usuarios que no pagan pueden enviar un ticket de soporte y acceder a foros directamente desde la aplicación para chatear con otros usuarios que pueden ayudar a solucionar problemas. También puede acceder a la Guía del usuario, las preguntas frecuentes, los seminarios web y el blog en la sección de recursos del sitio web.
En general, Zoho Docs tiene un sólido conjunto de funciones para administrar, almacenar y colaborar en documentos en equipos pequeños. Las empresas con un presupuesto ajustado o que quieran comenzar con un servicio gratuito y luego actualizar a medida que crezcan las necesidades, pueden considerar la versión gratuita de Zoho Docs.
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