Hay muchas razones para que las empresas gestionen archivos electrónicos y digitalicen sus documentos. Crear una estructura para organizar y compartir información es un beneficio; al igual que reducir el papel, crear pistas de auditoría, garantizar el cumplimiento normativo y facilitar la colaboración interna y externa. Los sistemas de gestión de documentos (DMS) ayudan a las empresas a digitalizar, almacenar, gestionar y rastrear documentos, objetos de datos e imágenes de forma electrónica. Ya sea que se denominen sistemas, software o soluciones, las ofertas de DMS vienen con una variedad de características y etiquetas de precios. Hemos creado algunas de las mejores categorías para ayudarlo a clasificar lo que puede ser una variedad confusa de opciones.
En nuestra revisión, encontramos una amplia gama de ofertas. Algunos sistemas se centran en habilitar el almacenamiento, la búsqueda y la seguridad e incluyen algunas funciones de revisión y uso compartido de documentos. Otros se extienden más allá de DMS y brindan una multitud de detalles (y complementos) para un espectro de capacidades como creación de flujo de trabajo, administración de tareas, colaboración, reglas automatizadas y más.
Dada la gran cantidad de opciones, determinar el sistema adecuado puede resultar abrumador. Hablamos con Jennifer Pankow, Gerente de Éxito del Cliente, SHI International Corp., quien ayudó a simplificarlo: 'Desde una decisión comercial, pregúntese' ¿Qué me aporta esto que me ayude a mejorar mi negocio o satisfacer una necesidad crítica? ' Esto es lo que ayudamos a los clientes a buscar y diseñar una solución. En lugar de pensar 'Necesito DMS', pregunte: '¿Qué es lo que necesito hacer?' Luego reduzca su selección a qué solución lo hace y qué piezas lo hace '.
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Otra pregunta a considerar es: ¿Dónde quiero que se almacenen mis archivos? Hay tres tipos de DMS: en la nube, en las instalaciones e híbridos.
Nube: Con este servicio, sus documentos están en la nube del proveedor, listos para el acceso móvil en cualquier momento y en cualquier lugar donde tenga Internet. El almacenamiento puede estar limitado por su contrato (aunque la mayoría de los servicios ofrecen una variedad de niveles de almacenamiento y precios asociados), pero a menudo es una opción asequible que incluye administración y actualizaciones del sistema, y los archivos se respaldan en la nube.
En la premisa: Esta opción permite una mayor personalización ya que el DMS se encuentra en su servidor y no está limitado al almacenamiento a nivel de contrato. Pero el costo inicial puede ser intimidante, el mantenimiento de TI puede ser adicional y deberá implementar un protocolo de respaldo en caso de que su servidor falle.
Híbrido: Esta combinación de local y nube puede brindarle flexibilidad para usar la nube para algunos tipos de documentos mientras evita la migración de contenido heredado al que no necesita acceso móvil.
Al analizar las opciones de DMS, los factores clave a considerar son:
Seguridad: Un aspecto es su capacidad para controlar el acceso y establecer permisos para documentos y archivos dentro del sistema. Es importante evaluar cómo estos archivos se comparten de forma segura interna y externamente. Otro aspecto es el nivel de seguridad que protege sus datos donde se almacenan. Si está buscando una solución en la nube, asegúrese de que la seguridad del proveedor para sus centros de datos sea suficiente para proteger sus datos y que cumpla con las regulaciones de su industria.
Exploración: Si se está ahogando en papel, busque un sistema que le permita escanear cantidades masivas de documentos con funciones para la asignación de nombres y el archivo automatizados. Una característica potencial, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), convierte los documentos escaneados en archivos editables y con capacidad de búsqueda.
Buscar: Es aconsejable asegurarse de que no importa cómo el sistema organice sus archivos, las capacidades de búsqueda permiten búsquedas de palabras clave de texto completo dentro de los archivos (no solo por título).
Acceder, editar, monitorear: ¿Qué tan extensas son las necesidades de su empresa para crear, acceder y modificar documentos? Al revisar un DMS, observe:
- Configuración de permisos / acceso a documentos y archivos, por ejemplo, ¿se asignan roles, se establece el acceso por documento, carpeta o ambos? ¿Puede establecer permisos por individuos y por grupos?
- Compartir / editar archivos, es decir, ¿hay un registro de entrada / salida, pueden varios usuarios editar a la vez?
- Monitoreo y seguimiento, por ejemplo, ¿puede ver quién ha visto el documento, obtiene un registro de actividad / auditoría, puede configurar alertas?
- Control de versiones, es decir, ¿puede ver el historial de versiones? ¿Cómo se asegura el sistema de que se esté trabajando en la versión más actual? ¿Puede acceder a versiones anteriores?
- Creación, ensamblaje y archivo, es decir, ¿qué funciones existen durante la vida útil del documento desde la creación hasta el archivo?
Colaboración: ¿Cuánta colaboración interna y externa necesitas potenciar? Si bien el control de versiones, la edición y la firma electrónica pueden ser funciones de DMS bastante estándar, algunos sistemas incluyen flujos de trabajo, coautoría, administración de tareas, alertas, mensajería y más.
La facilidad de uso: Quiere una adopción del sistema lo más cercana al 100% posible. Asegúrese de que las herramientas y la interfaz sean fáciles de usar e intuitivas, para que su equipo pueda usarlas fácilmente.
Movilidad: Si el acceso móvil es una prioridad, busque un sistema que sea compatible con todos los dispositivos. Considere uno que tenga una aplicación que reproduzca la experiencia de escritorio.
Integración: Existe una amplia variedad de capacidades de integración en las ofertas de DMS que revisamos. Sepa con qué sistemas necesitará que se integre su DMS. Por ejemplo, su deseo de evitar tener que mover archivos desde el almacenamiento en la nube existente, por ejemplo, Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive, etc., o su necesidad de conectarse con su CRM, sistema de administración de contenido o software de contabilidad pueden impulsar su decisión de proveedor. .
Apoyo: Al igual que con cualquier servicio de proveedor, asegúrese de comprender cómo se proporciona el soporte. La mayoría de los proveedores que revisamos tenían varias opciones de soporte, incluido el correo electrónico, el chat en línea y el teléfono, aunque el horario a veces era limitado. Algunos solo ofrecen soporte a través de un sistema de tickets. Seleccione uno que se adapte al nivel y tipo de soporte que necesitará.
Precio: El precio de DMS varía según el proveedor y el servicio. Como se mencionó anteriormente, el DMS en las instalaciones tiene un costo inicial sustancial. Sin embargo, con el servicio en la nube, probablemente pagará una tarifa mensual o anual determinada por usuario / mes o por capacidad de almacenamiento, y las características adicionales pueden aumentar los costos. Por lo tanto, considere sus costos continuos y cualquier aumento que ocurrirá si aumentan sus necesidades.
Nota del editor: ¿Busca un software de gestión de documentos para su empresa? Si desea información que le ayude a elegir la que más le convenga, utilice el cuestionario a continuación para que nuestro socio, BuyerZone, le proporcione información de forma gratuita:
En nuestra búsqueda del DMS 'Lo mejor de', encontramos candidatos calificados en varias categorías:
Ganador general, Mejor software / sistemas de gestión de documentos para pequeñas empresas: eFileCabinet
eFileCabinet obtiene nuestro voto como el mejor ganador general por software / sistemas de gestión de documentos para pequeñas empresas 2018. DMS es únicamente lo que hace eFileCabinet. Es una oferta robusta que promueve su facilidad de uso, acceso móvil, búsqueda avanzada 'nunca pierda nada' y altos niveles de seguridad.
Pros: Existe una amplia oferta de funciones de DMS con nuevas funciones que se agregan, como el flujo de trabajo (actualmente disponible en versión beta). La seguridad y el cumplimiento son áreas de enfoque.
Contras: El servicio de atención al cliente, si bien responde rápidamente por teléfono, correo electrónico o chat, solo está disponible durante el horario comercial. Además, esta no es la opción DMS menos costosa; pero tampoco el más caro.
Vea nuestra revisión completa de eFileCabinet.
El mejor software / sistemas de gestión de documentos gratuitos para pequeñas empresas: Zoho Docs
Si bien muchos proveedores de DMS ofrecen pruebas gratuitas, las versiones gratuitas son raras. Aquellos que encontramos a menudo solo permitían una sola cuenta de usuario. Ofreciendo 5GB de almacenamiento / usuario para hasta 25 miembros del equipo de forma gratuita, Zoho Docs ganó nuestro reconocimiento como el mejor software gratuito de administración de documentos para pequeñas empresas 2018.
Pros: Zoho Docs promociona una sólida seguridad y cumplimiento, tiene una interfaz de usuario amigable, foros en línea de soporte y muchas de las características de los servicios pagos que revisamos.
Contras: Zoho Docs, como Google Docs, tiene su propio formato para archivos. Algunos usuarios comentaron que trabajar con documentos de Word en este sistema es más desafiante de lo que les gustaría.
Lea nuestro completo Revisión de Zoho Docs .
El mejor software / sistemas de gestión de documentos para el servicio al cliente: eFileCabinet
eFileCabinet obtiene nuestro voto como el Mejor Software / Sistemas de Gestión de Documentos para Servicio al Cliente en 2018. Si bien este DMS puede costar un poco más que algunos competidores, varias reseñas de usuarios afirman que vale la pena debido a las personas y el servicio al cliente. El Equipo de Éxito del Cliente se compromete a que cada nuevo cliente reciba una llamada inmediatamente después de la compra para asegurarse de que comprenda completamente el producto y que su empresa pueda beneficiarse de él.
Pros: Cuando nos comunicamos con el servicio al cliente a través de sus tres métodos, es decir, chat, teléfono y correo electrónico, recibimos una respuesta muy rápida y los representantes fueron amables, profesionales y serviciales.
Contras: El servicio de atención al cliente solo está disponible durante el horario comercial (de 8 a. M. A 5 p. M. MT) de lunes a viernes.
Vea nuestra revisión completa de eFileCabinet.
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Mejor software / sistemas de gestión de documentos para la colaboración: SharePoint
SharePoint, un DMS de Microsoft, incluye muchas características que interesarán a las empresas o equipos que necesitan colaborar de manera eficiente. Diseñado con la intención de 'potenciar el trabajo en equipo' y la 'colaboración fluida en toda la organización', SharePoint es nuestra elección para el mejor software / sistemas de gestión de documentos para la colaboración 2018.
Pros: Como producto de Microsoft, SharePoint proporciona altos niveles de seguridad y soporte al cliente con una variedad de precios. Las capacidades parecen casi infinitas cuando se considera el conjunto completo de ofertas de Microsoft con las que SharePoint se integra.
Contras: Muchas revisiones indican que para utilizar plenamente la experiencia y la personalización de SharePoint se necesita. Esto podría hacer que la solución requiera mucho tiempo y sea demasiado costosa para las pequeñas empresas.
Vea nuestra revisión completa de SharePoint.
Mejor software / sistemas de gestión de documentos para bufetes de abogados: M-Files
Debido a que los bufetes de abogados manejan una tonelada de papeleo, gran parte del cual contiene información confidencial y sensible, existen consideraciones adicionales para seleccionar un DMS. Según un artículo del ABA Journal, ' Aquí está la verdad legal sobre el software de gestión de documentos , 'los componentes de gestión de documentos en el software de gestión de prácticas que utiliza actualmente un bufete de abogados pueden ser suficientes para prácticas individuales o pequeñas empresas en áreas de práctica que no tienen muchos documentos. Pero para las pequeñas empresas que administran cantidades masivas de documentos, encontrar un sistema independiente que se pueda integrar bien con el software de contabilidad y administración de su consultorio existente puede ser extremadamente beneficioso. Debido a su tecnología innovadora, seguridad, soporte para el cumplimiento de datos y capacidad de integración, nuestra selección para el mejor software / sistemas de administración de documentos para firmas de abogados es M-Files.
Pros: Además de las sólidas funciones de DMS, como las capacidades de escaneo, el OCR para organizar y buscar, y el control de acceso, esta tecnología ofrece a las firmas de abogados flujos de trabajo de aprobación de contratos y es compatible con eDiscovery.
Contras: M-Files no ofrece paquetes preconfigurados como lo hacen algunos competidores, por lo que es difícil calcular cuál será el costo para que un pequeño bufete de abogados obtenga las funciones que necesita. Las soluciones se personalizan para cada cliente y los precios comienzan por debajo de $ 2,000 por año.
Lea la revisión completa de M-Files.
Otros servicios de gestión de documentos
Además de las que seleccionamos en nuestras categorías Best Of, aquí hay otras empresas que revisamos:
Dokmee describe su oferta como un sistema de administración de documentos seguro y fácil de usar diseñado para una variedad de propósitos, que incluyen la captura y el almacenamiento de documentos, la búsqueda y recuperación y el intercambio de archivos.
Un sitio La suite de gestión de documentos es utilizada por empresas de arquitectura, ingeniería y construcción para flujos de trabajo, gestión de información y cumplimiento de estándares globales.
Nube de DocuWare digitaliza los procesos en papel, permite la configuración de flujos de trabajo personalizados y se integra con ERP, CRM y otros sistemas.
Adobe Document Cloud incluye Acrobat DC para la productividad de PDF y Adobe Sign para la firma electrónica integrada.
Negocio Hightail , anteriormente YouSendIt, se compone de sus ofertas de intercambio de archivos y colaboración creativa.
Ascencio ONLYOFFICE proporciona editores de documentos en línea y herramientas comerciales de productividad a través de la nube o una red privada.
Alfresco One de Alfresco Software, Inc. es una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) que incluye gestión de documentos, colaboración y automatización de procesos.
Metodología
Utilizamos una revisión amplia de términos de búsqueda, tendencias sociales e investigación web para reducir nuestra lista de ofertas de DMS. Entrevistamos a profesionales de servicios al cliente que tienen experiencia en el uso de DMS y en ayudar a los clientes con sus decisiones de administración de contenido o compra de software. Con nuestra selección reducida, luego revisamos el sitio web de cada compañía y vimos demostraciones o nos registramos para pruebas, y comparamos ofertas específicamente en torno al tipo de servicio, precios, servicio al cliente, escalabilidad, funcionalidad, facilidad de uso, reseñas de clientes, sitio web comercial y tecnológico. críticas y premios. Para cualquier información faltante contactamos a la empresa. En este proceso, no solo llenamos los vacíos de información, sino que también evaluamos su rapidez y rigurosidad en la respuesta.
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