¿Está contratando asistentes personales que ahorrar tu tiempo o quien te costó el tiempo?
Recientemente, invité a treinta y cinco de mis principales clientes de coaching empresarial a un retiro privado en Jackson Hole, Wyoming, donde vivo. Estábamos discutiendo los diversos aspectos del liderazgo, las formas en que los dueños de negocios pueden crear ventajas estratégicas y resultados revolucionarios para ellos y sus empresas, cuando alguien me preguntó acerca de gestión del tiempo .
Esa pregunta provocó una animada conversación sobre las mejores formas que cada uno de nosotros había encontrado para aprovechar nuestro tiempo. Y quedó claro que los emprendedores extraordinariamente exitosos que teníamos en esa sala estaban perdiendo un tiempo valioso porque sus asistentes no eran lo suficientemente capaces o no estaban lo suficientemente capacitados para hacer el trabajo que se les requería. Entonces comencé a hablar sobre la importancia de contratar asistentes que mejor se adapten a sus necesidades, y lo que puede hacer para ayudarlos a ayudarlo.
En veinticinco años en diferentes empresas y en diferentes ciudades, he tenido asistentes que han trabajado desde mi oficina, asistentes que han trabajado de forma remota pero local y asistentes que han trabajado literalmente a miles de kilómetros de mí. En el proceso, descubrí que en realidad hay cuatro niveles de asistentes. Y que contratar el tipo de asistente adecuado es fundamental para aprovechar su tiempo.
Nivel 1: El Gofer
Los asistentes de este primer nivel requieren instrucciones directas y una supervisión cercana. Pueden mover objetos del punto A al punto B. Pueden enviar correos electrónicos en su nombre, cuando se les indique exactamente qué escribir. Pueden tomar transcripciones y escanear documentos y archivar esos documentos en carpetas de acuerdo con sus instrucciones. Con los gofers, les estás dando instrucciones en cada paso del camino
Así que ahorras algunos tiempo - después de todo, su gofer es el que en realidad haciendo la tarea, pero, en realidad, tienes que pensar por ellos. Lo que pone un límite estricto a la cantidad de tiempo que realmente puede aprovechar al trabajar con un gofer.
Obviamente, este no es el tipo de asistente personal que debería contratar.
Nivel 2: Asistente administrativo
Un asistente administrativo o 'administrador' es alguien que puede manejar bien muchas tareas, siempre que exista un proceso claro para ellos y esas tareas estén dentro de los límites de lo que esperan o de lo que están acostumbrados a manejar. .
La buena noticia es que los administradores son considerablemente más autónomos que los gofers. Los administradores realmente pueden ayudar a aprovechar su tiempo siempre que sigan procesos y procedimientos conocidos para obtener resultados conocidos. Sobresalen en tareas concretas y definidas.
Pero se meten en problemas cuando las cosas se vuelven ambiguas, cuando se les pide que manejen tareas en las que el éxito no está garantizado. Tienen miedo de equivocarse. Tienen miedo de cometer un error. Porque saben que serán responsables de sus errores. Pueden meterse en problemas. Es decir, son reacios a usar su propia discreción.
Por lo tanto, los administradores pueden ayudar a aprovechar considerablemente más su tiempo que los gofers, pero evitarán las tareas en las que la ayuda podría ser más valiosa.
Nivel 3: Asistente ejecutivo
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Los asistentes ejecutivos no se desaniman por la incertidumbre. Pueden aceptar una tarea poco clara y descubrir, dentro de ciertos límites, cómo hacer que funcione. Pueden manejar tareas que son bosquejado en vez de ser diseñado.
Las asignaciones diseñadas, el tipo de asignaciones con las que los asistentes administrativos se sienten más cómodos, se procesan realmente bien. Los pasos necesarios se establecen claramente de antemano.
Por el contrario, cuando le da a un asistente ejecutivo una tarea esbozada, generalmente dirá algo como ' Esto es lo que estoy tratando de lograr. Aquí hay un par de variables en juego. Aquí hay algunas cosas que quizás desee tener en cuenta. . Tú averigua el resto .'
Los asistentes ejecutivos son altamente autónomos; solo necesitan ayuda para comprender el contexto de sus solicitudes. Necesitan una cierta cantidad de información básica para ayudarlos a tomar buenas decisiones en su nombre. Necesitan que comunique sus expectativas y preferencias.
Por ejemplo, cuando se trata de viajes, querrá informarles en qué condiciones desea actualizar a una clase superior de servicio de avión, qué tipo de hoteles le gustan y en qué tipo de vecindarios prefiere quedarse.
Ese contexto también puede ser mucho más profundo. Por mi parte, me gusta tener a mi asistente ejecutiva dentro de mi bandeja de entrada. En parte, eso es útil porque reduce la cantidad de correos electrónicos que necesito manejar: si recibo cien correos electrónicos al día, diría que mi asistente ejecutivo maneja, redistribuye o elimina entre cincuenta y setenta de ellos.
Pero tenerla allí también es útil porque ve el contexto de mi negocio. Como sabe en qué estoy trabajando y con quién, puede tomar mejores decisiones sobre quién debería reunirse conmigo. Por ejemplo, si ve que estoy intercambiando muchos correos electrónicos con Joe sobre un proyecto en particular y luego Joe solicita una reunión y dice que debe realizarse antes de una fecha límite determinada, puede determinar que el proyecto es realmente importante para yo y que la reunión probablemente también lo sea. Así que tomará la iniciativa de concertar una reunión para mí y simplemente me enviará una nota en el sentido de que ' Joe dijo que realmente necesitaba reunirse con usted antes de esta fecha límite, así que lo incluí durante media hora, de 2:45 a 3:15. .'
Los asistentes ejecutivos realmente pueden ayudarlo a aprovechar su tiempo, siempre que les brinde un buen contexto.
Nivel 4: El jefe de personal o El oficial ejecutivo
Por último, tenemos al jefe de personal o, en el ejército, al oficial ejecutivo. Este asistente es como un director de operaciones personal para sus actividades comerciales. Entienden tus objetivos. Saben quiénes son todos los jugadores clave. Y son capaces de obtener resultados por sí mismos mientras se quitan gran parte, o incluso la mayor parte, de la carga administrativa de sus hombros.
Un jefe de personal tomará la iniciativa y, de hecho, hará un seguimiento y se comunicará con sus subordinados directos en su nombre. Mientras que un asistente administrativo o ejecutivo puede tomar notas en una reunión, su jefe de personal detectará los elementos que deben ser objeto de seguimiento y lo hará ellos mismos. Su jefe de personal se encargará de regresar con Cindy después de la reunión para asegurarse de que realmente haya recibido una entrega limpia de esos cuatro elementos y luego volver a verificar dos días después para ver cómo le está yendo con ellos.
Desafortunadamente, la mayoría de las personas contratan asistentes administrativos y asistentes administrativos, personas que solo pueden ayudar con tareas claramente establecidas. Pero como dueños de negocios, la mayoría de nosotros no estamos demasiado orientados a los procesos; vivimos en un mundo que es más confuso. Y entonces realmente necesitamos, como mínimo, un asistente ejecutivo que pueda manejar situaciones más ambiguas.
Y si bien los jefes de personal son excelentes, generalmente solo los encontrará en empresas de mediana capitalización y grandes. Si tiene una empresa más pequeña, probablemente tendrá un jefe de personal en su equipo, pero no le serán asignados exclusivamente a usted. Es posible que ellos dirijan sus operaciones en su lugar o, si su negocio es un poco más grande, pueden ser su director de operaciones.
Y eso es algo importante a tener en cuenta también que estos títulos son arbitrarios. Muchas personas que se titulan 'Asistentes ejecutivos' son en realidad simplemente gofers. Y muchas personas que son contratadas como gofers realmente se desempeñan a nivel de asistente ejecutivo. (Este último es particularmente común en el mundo del entretenimiento).
Entonces, cuando piense en contratar a su próximo asistente, considere qué tipo de asistente necesita. Y, decida lo que decida, asegúrese de buscar esas cualidades durante las entrevistas.
Finalmente, un consejo profesional adicional: contrate a alguien con un poco más de capacidad de la que cree que necesitará. Después de todo, quiere que su empresa crezca, ¿no es así?
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