Nota: Esta publicación se actualizó el 20/03/20.
Si de repente se ha encontrado pasando mucho más tiempo mirando a sus colegas a través de una videoconferencia de Zoom como resultado del brote de coronavirus, no está solo. Si no está acostumbrado a las videoconferencias, puede resultar un poco intimidante al principio.
Afortunadamente, existen mejores prácticas que puede utilizar, como mantenerse en silencio y mantener siempre la cámara encendida (a menos que tenga una buena razón para lo contrario). Ambos contribuyen en gran medida a fomentar una reunión productiva y atractiva con su equipo remoto.
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A continuación, se ofrecen algunos consejos adicionales para aprovechar al máximo sus reuniones de Zoom.
1. Use una sala de espera
Si tiene muchas reuniones, especialmente con un calendario completo, siempre existe la posibilidad de que la persona o personas de su próxima reunión inicien sesión unos minutos antes o que la reunión se prolongue. Afortunadamente, Zoom tiene una función de sala de espera que le permite tener nuevos asistentes ubicados allí en lugar de simplemente aparecer en su sala de reuniones.
Para hacer esto, inicie sesión en su cuenta en Zoom.com, seleccione Preferencias y desplácese hacia abajo hasta Reunión (avanzado), donde puede activar o desactivar la sala de espera.
2. Cree reuniones periódicas
Si se reúne con las mismas personas de forma regular, puede crear una reunión periódica dentro de Zoom, que utiliza la misma configuración y el mismo enlace de reunión. Esto facilita la configuración de un horario y, dado que no utiliza su invitación personal a la reunión, puede mantener separados los diferentes grupos de asistentes. Simplemente inicie sesión en Zoom, seleccione 'Reuniones' y seleccione 'Programar una reunión'. Luego, haga clic en la casilla de 'reunión periódica'.
3. Utilice el seguimiento de atención
Una de las cosas más difíciles cuando organiza una reunión, especialmente si comparte su pantalla, es que es difícil ver a sus participantes. Naturalmente, algunos de esos participantes probablemente estén trabajando en otra cosa o no le estén prestando toda su atención. Si eso es un problema, puede activar la función 'Seguimiento de atención', que le permitirá saber si uno de sus asistentes ha movido otra ventana frente a Zoom. Esta función también se encuentra en la configuración avanzada de reuniones.
4. Solicitar el control de otro escritorio
A veces, ayudar a un compañero de trabajo a diagnosticar un problema o trabajar en un proyecto sería mucho más fácil si pudiera estar sentado junto a esa persona. Si bien Zoom no ha resuelto completamente ese problema, le permite solicitar el control del escritorio de su participante. Tendrán que aprobar la solicitud, pero usted podrá maniobrar el cursor con su propio mouse y teclado, lo cual es especialmente útil para demostraciones o soporte técnico.
5. Preste atención a sus antecedentes
Por lo general, no prestamos mucha atención a lo que está detrás de nosotros hasta que nos conectamos a una reunión y podemos vernos a nosotros mismos. Es entonces cuando te das cuenta de que podría haber valido la pena prestar un poco más de atención a lo que ven los demás. Si no tiene una gran opción, Zoom tiene un 'fondo virtual' que puede configurar dentro de la aplicación Zoom en su computadora portátil.
6. Grabe sus reuniones
La versión gratuita de Zoom le permite grabar llamadas a su computadora, lo cual es especialmente conveniente para reuniones y demostraciones. La versión paga también le permite guardar grabaciones en la nube, lo que facilita compartirlas con los miembros del equipo más tarde simplemente enviando un enlace por correo electrónico.
7. Retoca tu apariencia
Si desea divertirse un poco, o si tiene una reunión antes de tener la oportunidad de prepararse completamente para el día, puede elegir la configuración 'Retocar mi apariencia'. Desde la aplicación Zoom en su computadora portátil, elija 'preferencias' y luego 'configuración de video' para agregar un sutil efecto de suavizado de piel.
Bono: use un buen par de audífonos o audífonos
Es importante asegurarse de que su equipo pueda escucharlo bien, especialmente si está trabajando en un lugar donde podría haber ruido de fondo. Lo mismo ocurre con poder escucharlos. Soy un fanático personal de Apple AirPods Pro, pero honestamente, cualquier auricular con cable o inalámbrico de pago servirá.
Por cierto, si eres nuevo en las videoconferencias, Zoom también tiene una herramienta muy útil. guía de recursos dedicado a apoyar a los equipos afectados por Covid-19. Incluye capacitación gratuita, así como un puñado de mejores prácticas que puede utilizar para mantener a su equipo conectado.
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