Hace casi veinte años, una de las primeras empresas para las que trabajé después de la universidad decidió celebrar su reunión anual de oficina al aire libre.
Y no solo en alguna ubicación al aire libre. ¿Para subir el dial a '11' en el nivel de estado de ánimo inspirador? - para tomar prestada la ahora clásica 'metáfora' del rockumentary de culto de la década de 1980, 'Esto es punción lumbar' ? - la reunión de nuestra empresa iba a tener lugar en un lugar pintoresco situado al borde de un precipicio en la increíblemente hermosa Parque Taroko Gorge en la costa este de Taiwán.
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Me había ofrecido como voluntario para ayudar a nuestro socio gerente a preparar su presentación, que ambiciosamente tenía la intención de proyectar en una pantalla colocada en el exterior, con las exuberantes montañas verdes y las rugientes cascadas como telón de fondo natural inspirador.
Nunca olvidaré la sensación de recelo que tuve en torno a su plan. ¡Sí, fue inspirador! Pero, a pesar de que me había unido recientemente a la empresa, ya estaba familiarizado con los contratiempos técnicos que encontramos a menudo. Mal funcionamiento que paralizaría nuestras presentaciones, incluso en los confines supuestamente seguros de una sala de conferencias en nuestra oficina o en la oficina de nuestro cliente: lugares predecibles donde podríamos ubicar fácilmente a alguien del departamento de TI que podría solucionar nuestro problema y hacer que las cosas funcionen nuevamente. .
Entonces, como un 'Plan B', decidí imprimir copias impresas de la presentación la noche anterior a nuestro viaje en tren de dos horas a la mañana siguiente. Mientras todos los demás habían salido de la oficina a una hora mucho más cuerda, yo estaba atrapado en la sala de impresión a las 3 am, produciendo copias de la presentación. (Por si acaso, por supuesto).
Al día siguiente, después de nuestra estadía en tren a campo traviesa y otra hora en autobús por una carretera de montaña ridículamente estrecha y sinuosa, llegamos al pintoresco lugar de descanso en el borde de la garganta de Taroko.
Efectivamente, el proyector.
No.
Trabaja.
(Mirada de angustia en el rostro del socio gerente).
(¡Cue Glenn y su caja de impresiones!)
(Mirada de alivio y gratitud en el rostro del socio gerente).
He experimentado muchas más sorpresas, errores, contratiempos y, a veces, fracasos totales a lo largo de mi carrera. Hoy, sorpresas inesperadas y muy desagradables todavía suceder. Los planes bien trazados se tiran por la ventana. A veces las cosas simplemente salen mal.
Aquí hay algunas lecciones que he aprendido a lo largo del camino que me han ayudado a superar muchas situaciones difíciles:
1. Tenga cuidado con hacer suposiciones.
El plan de nuestro socio gerente era creativo e inspirador, pero también se basaba en varias suposiciones que resultaron ser, bueno, erróneas. Como el proyector funcionando. Sigo viendo que la gente hace suposiciones que se basan en dosis excesivas de optimismo, en información errónea o simplemente en ignorancia. Es posible que no pueda eliminar todos los riesgos posibles, pero ciertamente puede mitigarlos y prepararse para enfrentarlos mejor si hace lo que sugiero en el siguiente punto.
2. Planifique escenarios potenciales y decisiones clave.
Intente visualizar el evento que está tratando de organizar o el producto que está tratando de crear (este 'producto' podría ser un informe muy cuantitativo, un diseño creativo, una pieza de comunicación o cualquier otra cosa en la que esté trabajando ). Luego, traza algunos escenarios posibles y secuencias de eventos que podrían suceder entre ahora y el evento real, o el momento en que estás entregando tu producto terminado. En el 'Escenario A', ¿qué podría suceder? ¿Qué curso de acción deberían tomar usted y los demás? Haga lo mismo para el 'Escenario B' y el 'Escenario C'. Sin embargo, no haga todo esto, a menos que también haga lo que sugiero en el siguiente punto.
3. Comunique sus escenarios y obtenga apoyo para ellos.
Lo último que quieres hacer es crear un conjunto inteligente de '¿Qué pasaría si?' y decisiones clave, solo para descubrir que nadie más está de acuerdo con su plan. Asegúrese de comunicar su 'Plan A' y 'Plan B' con las partes interesadas clave y los tomadores de decisiones, para que comprendan qué esperar cuando las cosas no salgan como se planeó originalmente.
4. No confíe en la tecnología (al menos no del todo).
Toda nuestra vida profesional e incluso personal está tan estrechamente ligada a la tecnología que no tenemos más remedio que confiar en su capacidad para cumplir lo que promete hacer.
Pero todos sabemos que la tecnología lo hace fracasar, y fracasará rápido, y fracasará con fuerza. Asegúrese de tener un plan de redundancia, de saber cómo solucionar problemas básicos y de contar con un experto al que llamar cuando lo necesite. Porque lo harás.
