Has estado ahí. El proyecto es crítico. Apenas hay tiempo suficiente y hay mucho en juego. La presión aumenta. No hay margen de error. Si lo haces bien, todo es feliz y tú eres el héroe. Si se equivoca, la tragedia golpea y todos, incluido su cliente, su personal y probablemente su familia en casa, lo verán como un perdedor.
Richard Phillips, director ejecutivo de Pilot Freight Services, trabaja bajo este tipo de presión todos los días. Su empresa se encarga de la logística de las grandes corporaciones que tienen que entregar, configurar y trabajar en muchas áreas del mundo con poco o ningún margen de error.
A menudo se le pide a su empresa que maneje operaciones únicas o complejas. 'Por lo general, cuando se nos pide que hagamos algo extraordinario, también es una misión crítica para el cliente'. reveló Phillips. 'Nuestros primeros esfuerzos siempre están activos y se llevan a cabo en carreteras, en almacenes concurridos, en tar macs de aeropuertos y en ubicaciones remotas de todo el mundo'. La fortuna y, a veces, la vida de las personas pueden estar en juego. Hacer las cosas bien la primera vez suele ser la única opción.
Phillips, miembro de la Organización de Jóvenes Presidentes (YPO, por sus siglas en inglés), compartió algunos excelentes consejos sobre cómo asegurarse de que usted y su equipo no cederán bajo presión cuando la misión sea crítica.
1. Mantenga una cultura de responsabilidad.
Asegurarse de que un proyecto se haga bien la primera vez impone una enorme responsabilidad a los involucrados. Si no están preparados para asumir esta responsabilidad, el fracaso podría ser inminente. ' Todos los empleados de Pilot saben que son responsables de cada envío en nuestro sistema, dijo Phillips. ' No existe el problema de otra persona.
2. Mantenga una cultura de propiedad.
Es bueno ser responsable y varias personas pueden tener un papel que desempeñar en un gran proyecto. Pero alguien debe ser responsable del éxito general. 'Aunque cada empleado es responsable de cada envío, cada envío pertenece principalmente a una persona, o un equipo, que sabe que debe ser proactivo en la gestión del proceso si queremos tener éxito'. elaboró Phillips.
3. Mantenga una cultura de la verdad.
Los errores suelen ser inevitables en situaciones de alto riesgo. Con una presión tan alta, algunas personas pueden sentirse obligadas a evitar decir toda la verdad cuando algo anda mal, aunque solo sea para salvar sus trabajos. Phillips se asegura de que se anime a su gente a decir la verdad sin importar el resultado. 'Todos los empleados de Pilot saben que señalar un problema potencial siempre es algo bueno'. afirmó. Incluso si las noticias son malas.
4. Estudie el proyecto en profundidad.
En una misión compleja y de alto riesgo, cualquier detalle que se pierda podría conducir al desastre. 'Sepa absolutamente todo lo que pueda sobre los clientes y lo que está haciendo por ellos antes de comenzar. Conozca las necesidades de los clientes. Conozca sus operaciones ' añadió Phillips. ' Para nosotros, eso significa que no solo sabemos que un envío es fundamental. Sabemos por qué. ¿Es frágil? ¿De qué forma es frágil? Conozca a los proveedores. ¿Con qué frecuencia llegan tarde? ¿Cómo les gusta que se recojan sus materiales? Checa el clima. Conozca la altura de las puertas del muelle. Asegúrese de que la puerta levadiza funcione correctamente. Verifique el clima nuevamente. Conozca el horario de atención de todas las instalaciones en las que podría recoger o dejar la carga. Conozca el nombre del guardia de seguridad fuera del horario de atención. ¿Tiene mascota? Conoce el nombre de la mascota. Lo más importante es saber con precisión de lo que eres capaz y lo que vas a hacer. A menudo, puede adquirir experiencia sin riesgos si aprende todo lo que pueda sobre el mundo en el que opera '.
5. Sepa cuándo decir 'No' a un cliente.
Es genial ser un héroe todo el tiempo, a menos que no puedas. 'Si existe un riesgo significativo de falla, su cliente le agradecerá que lo diga'. Phillips recomendado. 'Obtendrá credibilidad, mejorará la relación con el cliente y, lo que es más importante, los atenderá de manera adecuada'.
6. Empiece poco a poco para eliminar las torceduras.
Cuando tiene una gran operación que tiene que ser perfecta desde el principio, necesita crear su propio campo de pruebas. 'Sabemos que el fracaso siempre tiene consecuencias, pero si podemos probar un programa en una o dos ciudades, y luego detenernos y aprender nuestras lecciones antes de implementar un programa a nivel mundial, podemos ahorrarnos muchos dolores de cabeza'. compartió Phillips.
7. Comuníquese constantemente con los miembros de su equipo.
El conocimiento es inútil en un escenario de equipo a menos que se comparta. Dejar a alguien fuera de la comunicación podría llevar a errores inesperados cuando la presión aumenta. 'Habla con tus compañeros de trabajo y cuando te hablen, escúchalos'. declaró Phillips. 'Hay muy pocos problemas que pueden surgir que no se puedan resolver, si los conoce'.
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8. Mantenga informadas a las partes externas.
Todos, tanto dentro como fuera de su equipo, deben trabajar en sincronía para realizar proyectos críticos. No deje al azar que sus equipos externos sepan lo que está sucediendo. 'Manténgase en contacto con todos los proveedores y sepa cómo planean realizar su parte de la operación'. comentó Phillips. También enfatiza la necesidad de gestionar las expectativas del cliente a lo largo del camino. 'Manténgase en contacto con el cliente y manténgalo actualizado sobre lo que está sucediendo. Haga esto incluso cuando las cosas vayan según lo planeado. Sí, es aburrido. En mi mundo, aburrido es sinónimo de éxito '.
9. Tenga un plan de contingencia ... para todo.
Phillips debe gran parte de su éxito a las capacidades de planificación de su equipo. Al pensar en todas las posibles contingencias y soluciones de antemano, ahorran tiempo y estrés cuando las cosas realmente salen mal, incluso si es un escenario que no esperaban. 'Sepa exactamente cómo responderá si el proveedor llega tarde, si el avión tiene problemas mecánicos, si hay una tormenta de nieve en el Medio Oeste', señaló Phillips. «Las tres de la mañana suele ser un mal momento para intentar ser creativo. También haga su solución innovadora de problemas de antemano '.
10. Cree un equipo que quiera triunfar.
El éxito en los proyectos de misión crítica ocurre cuando todos juegan felices juntos. Sus empleados, proveedores y clientes deben tener la confianza y el deseo de que el proyecto sea digno y alcanzable. Cuídelos como individuos y apóyelos como equipo para que juntos puedan lograr milagros. 'Cuando estos tres grupos actúan como una sola comunidad, los problemas son raros y hay muy pocas cosas que no se puedan solucionar'. concluyó Phillips.
Cada semana, Kevin explora historias exclusivas dentro del (YPO), la organización peer-to-peer más importante del mundo para directores ejecutivos, elegible a los 45 años o menos.
