La lluvia de ideas en equipo mientras se trabaja de forma remota ha resultado ser muy difícil.
Hay algo en estar juntos físicamente que desbloquea significativamente más creatividad, que, para mí, es el propósito central de una sesión de estrategia o una lluvia de ideas. Y aunque mi empresa y yo hemos probado un puñado de herramientas como pizarras virtuales, no puedo evitar ser consciente de cuánto extraño tener este tipo de conversaciones en persona.
En este momento, mi equipo y yo estamos planeando para el próximo año. Antes de la pandemia, lo que habríamos hecho es que los ejecutivos se reunieran para una sesión de un día, ya sea en el sitio o fuera del sitio, para centrarse exclusivamente en el año venidero. Pero dado que la mayoría de nosotros todavía estamos trabajando de forma remota, hemos tenido que idear formas de tener este tipo de discusiones profundas desde lejos.
Sé que muchas otras empresas y líderes también han estado luchando con esto, así que aquí están las dos estrategias que hemos encontrado más efectivas que pueden ser útiles para sus propias sesiones de planificación de 2021.
1. En lugar de una reunión integral, divídala en reuniones semanales de dos horas.
El beneficio total de la lluvia de ideas en persona es poder participar y construir sobre las ideas de los demás.
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De forma remota, y con el tiempo ligeramente retrasado entre el sonido de las personas y las cámaras, esto se vuelve casi imposible. Las personas terminan interrumpiéndose involuntariamente entre sí. Las personas pueden tener más dificultades para hablar, o alguien más piensa que han terminado y los interrumpe sin querer. La comunicación remota puede ser excelente para conversaciones lineales, pero es improductiva para grupos grandes cuando todos están lanzando ideas a la pared al mismo tiempo.
Entonces, en cambio, nosotros, como equipo ejecutivo, hemos estado dividiendo esta gran conversación de planificación en trozos.
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Cada semana, celebramos una reunión de dos horas. Todos están involucrados, pero dos horas es solo tiempo suficiente para analizar un puñado de puntos de conversación e ideas. Luego, todos tienen el resto de la semana para reflexionar sobre lo que hablamos, hacer la tarea, hablar con sus equipos y luego volver a la mesa listos para desarrollar esas ideas la semana siguiente, y así sucesivamente.
Por ejemplo, una tarea ha sido que los jefes de departamento retrocedan, examinen sus iniciativas potenciales, las clasifiquen en orden de esfuerzo versus impacto y luego las presenten al grupo. Esto nos permitió enmarcar la conversación para la semana siguiente y tener una discusión más enfocada en torno a un aspecto específico del negocio, en lugar de tratar de resolver todo, juntos, en video.
Recomiendo probar esto. Puede resultar muy agotador para las personas sentarse en una llamada de videoconferencia durante ocho horas seguidas. Simplemente no es lo mismo que hacer una experiencia fuera del sitio, de día completo, donde pueden tomar descansos para almorzar juntos, hablar de manera más informal y simplemente dejar que la energía del día se haga cargo.
En cambio, debe ser más deliberado e intencional con el tiempo y las conversaciones que busca cultivar entre los miembros del equipo, cuando se trabaja en conjunto de forma remota.
2. Utilice materiales para crear un contexto adicional antes de una gran reunión.
Las grandes reuniones virtuales son muy difíciles de gestionar.
Lo que termina sucediendo es que todos se silencian y tienes que usar una especie de proceso de levantar la mano para dar la palabra a la gente. Funciona, pero definitivamente es más difícil y menos fluido que llevar a cabo una gran reunión en la oficina.
Para algunas reuniones virtuales, la cantidad de personas que asisten es inevitable. Mucha gente necesita estar ahí, así que tienes que encontrar la manera de que funcione. Una de las cosas que hicimos recientemente fue realizar una gran sesión retrospectiva, algo que pretendemos hacer después de todos nuestros grandes proyectos para reflexionar sobre las áreas de mejora. Anteriormente, si hacíamos una retrospectiva, recorríamos la sala y hacíamos que todos hablaran. Sería más un diálogo abierto.
En cambio, lo que hicimos, dado que necesitábamos realizar esta sesión de manera virtual, fue que la persona que la dirigía solicitó retroalimentación a través de una encuesta por adelantado. Cada persona tenía que enviar tres cosas que salieron bien, tres cosas que no salieron bien y así sucesivamente.
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El beneficio que encontramos al crear esta encuesta de antemano fue, por un lado, que las personas que no eran tan verbales terminaron compartiendo comentarios realmente excelentes. Entonces, de alguna manera terminó sacando nuevas voces del grupo que de otra manera no habrían compartido mucho en absoluto. Y en segundo lugar, proporcionó un contexto importante a la discusión para que no perdiéramos demasiado tiempo reuniendo toda esa información en video. En cambio, teníamos un punto de partida y podíamos hablar juntos sobre las conclusiones de todos, haciendo que la conversación fuera más específica y, en muchos sentidos, más útil.
No me convence el futuro de trabajar de forma completamente remota, pero experiencias como estas me dan la confianza de que hay formas de hacer que funcione cuando sea necesario. Y cuando regresemos a la oficina, estoy seguro de que algunas de estas soluciones que hemos encontrado mientras trabajamos de forma remota se convertirán en partes integrales de la forma en que continuamos comunicándonos como equipo y como empresa.
