Un oficinista fue despedido después de ella empleador descubrió su blog de sexo . Una mesera fue despedida por desahogarse sobre un cliente en Facebook. Una mujer perdió una oferta de trabajo en Cisco por algo que dijo en Twitter. Estos incidentes ilustran por qué sería prudente crear una política de redes sociales para sus empleados.
'Yo diría que es absolutamente crucial para las empresas de cualquier tamaño con empleados tener una política de redes sociales', dijo Vivienne Storey, gerente general de BlandsLaw , un bufete de abogados boutique en las afueras de Sydney, Australia, que se especializa en derecho laboral. Storey también escribe para el blog de la empresa sobre cuestiones de política de redes sociales. 'Si no es así, ¿cómo gestiona y supervisa lo que se dice sobre la empresa y cómo se utilizan las redes sociales?'
Una política de redes sociales describe a los empleados las pautas corporativas o los principios de comunicación en el mundo en línea. ¿Necesita una política explícita de redes sociales? Describiremos los pasos para tomar esa decisión, así como qué incluir y cómo implementar la nueva política.
Redacción de una política de redes sociales: decidir cuándo crear una política de redes sociales
Una política de redes sociales puede ser la primera línea de defensa de una empresa para mitigar el riesgo tanto para el empleador como para el empleado. Es posible que ya tenga un acuerdo de confidencialidad, pero puede que no sea suficiente. Podría ser suficiente agregar algunas líneas en el manual del empleado para aclarar que el acuerdo de confidencialidad cubre las interacciones de los empleados en los sitios de redes sociales. Pero se recomienda crear una política de redes sociales separada para tener algo específico en el archivo y accesible para los empleados y que estén al tanto de la existencia de las políticas.
Jason Falls, estratega de redes sociales en Social Media Explorer LLC en Louisville, Kentucky, cree que las empresas deberían tener varias políticas de redes sociales. 'Parte del problema es que política de redes sociales es un nombre inapropiado ', dice Falls. 'Es más que decirles a los empleados lo que pueden y no pueden hacer en las computadoras de la empresa'.
Aquí hay una lista de algunas políticas de redes sociales que Falls sugiere que las empresas deberían considerar crear:
• Código de conducta del empleado para las comunicaciones en línea
• Código de conducta del empleado para la representación de la empresa en las comunicaciones en línea
• Política de divulgación de blogs para empleados
• Política de uso de Facebook para empleados
• Política de blogs personales para empleados
• Política de redes sociales personales de los empleados
• Política personal de Twitter para empleados
• Política de LinkedIn para empleados
• Política de blogs corporativos
• Política de uso de blogs corporativos
• Proceso de aprobación de publicaciones de blogs corporativos
• Política de comentarios de blogs corporativos
• Política de uso de la página de marca corporativa de Facebook
• Política corporativa de mensajes / comentarios públicos de Facebook
• Política de cuentas corporativas de Twitter
• Política corporativa de YouTube
• Política corporativa de comentarios públicos de YouTube
• Política de contraseñas de la empresa
'Si bien puede parecer frívolo detallar las políticas para cada red social, ese no es el punto', dice Falls. 'Las diferentes redes tienen diferentes implicaciones para diferentes empresas'.
Hay dos enfoques para crear una política de redes sociales. Puede escribir una política de redes sociales completa que aborde todos los medios sociales disponibles actualmente. O puede escribir políticas cuando las necesite. Por ejemplo, si su empresa no tiene presencia en las redes sociales en YouTube, es posible que no necesite abordar YouTube y el uso de videos. Pero a medida que su negocio se expande, agrega una política de YouTube más adelante.
'Yo diría que hay dos razones generales para tener un conjunto de pautas de redes sociales para cada empresa: gestión de crisis u oportunidad de marca', dice Mario Sundar, evangelista comunitario en LinkedIn. Las redes sociales pueden ser una gran oportunidad para que sus empleados ayuden a construir la marca de su empresa, pero no olvidemos que también existe un tremendo riesgo para los empleados individuales de dañar inadvertidamente la marca de la empresa y, al definir un conjunto de pautas, ayuda a mitigar ese riesgo. .
Profundice: ¿necesita una política de redes sociales?
Redacción de una política de redes sociales: lo que debe incluir
Las redes sociales se tratan de compartir y colaborar. Por esta razón, Sundar cree que la mejor manera de crear una política es encontrar lo que él llama los 'evangelistas de las redes sociales' dentro de su empresa. 'Traiga a sus empleados de redes sociales más activos para que colaboren y ayuden a diseñar sus pautas de redes sociales'. Incluir a los empleados en el proceso crea defensores internos de la política. La política debería ser más sobre lo que los empleados lata y las mejores prácticas para el uso de las redes sociales frente a todas las cosas que los empleados hipocresía o no debería hacer en las redes sociales.
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Al elaborar una política, asegúrese de:
1. Recuerde a los empleados que se familiaricen con el contrato de trabajo y las políticas incluidas en el manual del empleado.
2. Indique que la política se aplica a multimedia, sitios web de redes sociales, blogs y wikis tanto para uso profesional como personal.
3. Las publicaciones en Internet no deben revelar ninguna información que sea confidencial o propiedad de la empresa o de cualquier tercero que haya divulgado información a la empresa.
4. Si un empleado comenta sobre cualquier aspecto del negocio de la empresa, debe identificarse claramente como empleado e incluir un descargo de responsabilidad.
5. El descargo de responsabilidad debe ser algo así como 'las opiniones expresadas son solo mías y no reflejan necesariamente las opiniones de (nombre de su empresa)'.
6. Las publicaciones en Internet no deben incluir logotipos o marcas comerciales de la empresa a menos que se solicite y se otorgue permiso.
7. Las publicaciones en Internet deben respetar los derechos de autor, la privacidad, el uso justo, la divulgación financiera y otras leyes aplicables.
8. Los empleados no deben afirmar ni dar a entender que están hablando en nombre de la empresa.
9. Los blogs corporativos, las páginas de Facebook, las cuentas de Twitter, etc., pueden requerir aprobación cuando el empleado publica sobre la empresa y la industria.
10. Que la empresa se reserva el derecho de solicitar que se eviten determinados temas, retirar determinadas publicaciones y eliminar comentarios inapropiados.
Al crear una política de redes sociales, no es necesario que reinvente la rueda. Varias empresas incluidas Cisco , IBM , Intel , Microsoft , y Pez navaja han desarrollado políticas de redes sociales claras pero integrales. Si está buscando algunos buenos ejemplos de pautas de redes sociales de varias empresas, Sitio web de gobernanza de redes sociales tiene una base de datos en línea de más de 100 políticas de redes sociales.
Falls recomienda el Kit de herramientas de políticas de redes sociales ofrecido por Café del kit de herramientas por $ 149. El kit de herramientas incluye plantillas para diferentes tipos de políticas de redes sociales. Storey dice: 'Hay muchos sitios web de los que puede copiar políticas de redes sociales, pero también diría que involucre a un abogado y asegúrese de que su política se adapte a su empresa.
(Nota: si bien esta guía se compone de cosas que los expertos que hemos entrevistado dicen que es seguro incluir, no debe interpretarse como asesoramiento legal).
Profundice: el kit de herramientas de redes sociales del propietario de la empresa
Redacción de una política de redes sociales: uso profesional y fomento del uso personal de las redes sociales
Una política de redes sociales corporativas permite a los empleados saber lo que necesitan saber para comunicar el mensaje de la empresa de manera eficaz y lo que deben y no deben hacer.
'Su personal, clientes y empresas ya están en las redes sociales y es muy probable que hablen de su empresa', afirma Katrina Collier, fundadora y directora de Impresión ganadora LTD , una firma con sede en Londres que ayuda a las empresas con el reclutamiento social. 'Pautas claras garantizarán que la marca de su empresa se mejore y que su reputación no se vea mancillada por un comentario erróneo'.
Es beneficioso para los empleados tener su opinión en las redes sociales de las empresas. Pueden tener grandes conocimientos y opiniones para compartir con clientes y clientes. Los empleados son un recurso increíble y pueden ayudarlo a promover su negocio en las redes sociales.
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Redacción de una política de redes sociales: cómo implementar la política
La lección que debe aprender de los ejemplos de despidos de empleados y de cómo algunas empresas han optado por abordar las redes sociales es hacer que la política sea lo más clara posible.
Los mejores formatos para esta política son primero enunciar la política y seguir con un desglose con viñetas de los puntos clave. La política de Microsoft incluye una sección de preguntas frecuentes que aclara aún más la política para los empleados. Catherine Allen, vicepresidenta de Comunicación SHIFT una agencia de relaciones públicas con oficinas en Boston, San Francisco y Nueva York, sugirió ofrecer pautas o mejores prácticas. La firma de Allen creó un borrador de recomendaciones de redes sociales que las empresas pueden modificar para adaptarse a sus necesidades. 'Nuestra firma creó esto en base a horas de investigación sobre las pautas de otras compañías, para ayudar a agilizar el proceso para nuestros clientes'.
Una vez que se haya finalizado la política de redes sociales, es importante que sus empleados sepan que ha habido un cambio en el acuerdo del empleado que cada empleado firmó cuando fue contratado. Se debe enviar un correo electrónico o una nota a todos los empleados, incluida una copia de la nueva política o un enlace al lugar donde pueden hacer referencia a la política. Educar a sus empleados sobre la política de redes sociales ayudará a frenar los contratiempos.
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Redacción de una política de redes sociales: recursos adicionales
