Todos los propietarios de empresas desean mejorar la eficiencia y la satisfacción de los empleados. Las ideas que podrían conducir a sistemas y procesos que ahorran costos son extremadamente valiosas y la tranquilidad no tiene precio. Estas son todas las cosas que el propietario de una pequeña empresa puede ganar con una pequeña inversión de tiempo y muy poco dinero. Sin embargo, muchos evitan una valiosa oportunidad de aprovechar estos codiciados premios.
Estoy hablando de reuniones externas. ¿Sabes, esas reuniones de un día en las que tú y tus empleados se encuentran en vivo y en persona durante un período prolongado de tiempo? Nunca he tenido un cliente que se arrepienta de invertir tiempo y recursos en reuniones externas, es todo lo contrario. En algunos casos, he visto operaciones dar un giro de 180 grados (en el buen sentido) en función de los resultados de una reunión externa bien organizada.
Las conferencias de voz, los correos electrónicos, las comunicaciones de Slack y los mensajes de texto solo pueden llegar hasta cierto punto. La comunicación exitosa se basa en gran medida en el lenguaje corporal (algunos dicen que el 55% de la comunicación se realiza en nuestro lenguaje corporal). La camaradería se basa en la confianza y la colaboración, y los resultados poderosos se construyen sobre la base de todo lo anterior. Estos son algunos de los beneficios de las reuniones fuera del sitio, junto con algunas sugerencias para hacerlas agradables y productivas.
Aprovecharás las mayores fortalezas de tus empleados.
Los miembros de su equipo tienen la tarea de objetivos a corto y largo plazo, pero las contribuciones basadas únicamente en objetivos no permiten que los empleadores se beneficien de todos los regalos de sus empleados. A veces, las mejores ideas provienen de los recursos menos esperados. Asegúrese de dejar tiempo para la retroalimentación y la lluvia de ideas en sus sitios externos, y encuentre formas creativas de alentar a todos a participar.
Las reuniones cara a cara más largas minimizan las suposiciones.
Una reunión de 30 minutos en su sala de conferencias o alrededor de la mesa del comedor, que puede ser el caso si opera virtualmente, no les da a los empleados la oportunidad de conocerse realmente entre sí. Es parte de la naturaleza humana hacer suposiciones sobre la disposición, las intenciones y los procesos de pensamiento de un individuo si no los conocemos bien. La oportunidad de presenciar el lenguaje corporal y de participar en conversaciones más profundas y prolongadas proporcionará a los participantes una imagen más realista de sus compañeros de trabajo. Esto permite que las comunicaciones y los procesos se ajusten en consecuencia.
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El contacto visual aumenta el impacto del reconocimiento.
Los diferentes tipos de personalidad responden a diferentes medios de elogio, pero no importa cómo se entregue el reconocimiento, no hay nada mejor que hacerlo con el contacto visual. Sus reuniones deben incluir un reconocimiento verbal y, en algunos casos, una recompensa por las contribuciones de sus empleados. Para algunos dueños de negocios, es más fácil enviar un correo electrónico o hacer una llamada telefónica rápida, pero una mención pública ofrece mayores recompensas para todos.
La lluvia de ideas en persona puede mejorar la eficiencia y el impacto.
Siempre hay más de una forma de lograr cualquier resultado deseado, y es posible que la suya no sea la más eficiente o impactante. A medida que los emprendedores pasan el testigo a sus equipos en crecimiento, también transmiten un proceso. A medida que la empresa continúa evolucionando, estos procesos pueden volverse onerosos, redundantes o ineficientes. Utilice parte de su tiempo de reunión para revisar cómo se están haciendo las cosas y pedir a los empleados su opinión. Es probable que encuentre algunas gemas ocultas.
Comunica valor a sus empleados.
Sus empleados, sin excepción, son su activo más valioso, así que trátelos en consecuencia. Cuando un propietario o gerente no dedica tiempo a sus empleados, envía el mensaje de que no se los valora. La moral se desploma, el rendimiento se resiente y la rotación aumenta. Su tiempo y atención son significativos, y una reunión fuera del sitio ofrece la plataforma perfecta para comunicar su aprecio y respeto.
Consejos para organizar reuniones externas exitosas.
Evite ser todo negocios y nada de juego.
Mantener su agenda es importante para el éxito de su reunión fuera del sitio, pero si no permite tiempo social y un poco de ligereza, su reunión no será un éxito total. Si usted no es la persona que debe aportar humor o formas innovadoras de fomentar el compromiso, entregue estas partes de la reunión a alguien que pueda hacerlo.
Programe fuera de los sitios con mucha anticipación.
No existe una fórmula mágica para determinar cuántos sitios externos por año son los mejores para su empresa. Si eres completamente virtual, el número puede ser mayor. Si tiene una ubicación donde los empleados mantienen un horario de trabajo regular, es posible que necesite menos fuera de las instalaciones, pero no descarte su importancia. Las reuniones bien planificadas y bien administradas pueden producir resultados asombrosos, sin embargo, a menudo es lo primero que se borra de la lista cuando el tiempo se siente limitado (lo cual es siempre). Una vez que determine la cantidad de reuniones fuera del sitio adecuada para usted, prográmelas con anticipación y conviértalas en una prioridad. Pídale ayuda a un empleado para configurarlo, de modo que la carga no sea completamente suya.
Pida a sus empleados que se preparen.
Trate su tiempo de preparación anticipada como lo haría con cualquier otra tarea importante. Ponga tiempo de preparación en su calendario para que tenga lugar un par de semanas antes de la reunión. Comunique con anticipación lo que cada empleado debe preparar o considerar. Respete el hecho de que sus empleados también están ocupados, no deje de exigirles nada en el último minuto.
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En general, sea creativo, oportuno, bien preparado, comunicativo y de mente abierta. Sus esfuerzos se verán recompensados en más formas de las que cree, incluso en los resultados finales.
