'Servicios compartidos' es un término que define una filosofía operativa que implica centralizar aquellas funciones administrativas de una empresa que alguna vez se realizaron en divisiones o ubicaciones separadas. Los servicios que se pueden compartir entre las distintas unidades de negocio de una empresa incluyen finanzas, compras, inventario, nómina, contratación y tecnología de la información. Por ejemplo, una sede central podría controlar todas las contrataciones de una cadena completa de tiendas minoristas. El término 'servicios compartidos' también puede aplicarse a asociaciones formadas entre empresas independientes. En este caso, los inquilinos de un edificio de oficinas podrían compartir el servicio de telecomunicaciones o de mantenimiento. Los servicios compartidos también están disponibles en Internet. Un ejemplo de esta forma de servicios compartidos son los proveedores de servicios de aplicaciones (ASP), que ofrecen a numerosos clientes comerciales acceso a aplicaciones en línea para evitar la compra de software y sistemas especiales.
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Idealmente, las empresas que implementan servicios compartidos disfrutan de importantes ahorros de costos al estandarizar prácticas y procedimientos y al crear economías de escala. Los defensores argumentan que realizar una función en una ubicación generalmente requiere menos inversión en tecnología y espacio de oficina, así como hasta un 30 por ciento menos de empleados, que realizar la función en varias ubicaciones. 'Bajo los servicios compartidos, una empresa centraliza las funciones de back-office, como la contabilidad, el almacenamiento e incluso la tecnología de la información, y las trata como proveedores internos', explicó Erik Sherman en Mundo de la informática . 'El resto de la empresa puede utilizar proveedores de servicios externos en su lugar, por lo que las presiones competitivas promueven un servicio receptivo y la reducción de personal ahorra dinero'. En algunos casos, las funciones centralizadas —u organizaciones de servicios compartidos— cobran a las diferentes divisiones por el uso de sus servicios. Otras organizaciones de servicios compartidos incluso ofrecen sus servicios a empresas externas en el mercado abierto.
La aplicación de servicios compartidos es una estrategia comercial popular. De hecho, Elizabeth Ferrarini señaló en Mundo de la informática que ha sido adoptado por la mitad de todas las empresas de Fortune 500. 'Centralizar las funciones de la empresa, de una manera que ahora se conoce como modelo de' servicios compartidos ', es una de las tendencias más candentes en los negocios hoy en día,' escribió Mark Henricks en Empresario . 'Quienes lo practican dicen que pueden reducir costos mientras mejoran la calidad de los servicios compartidos'. El concepto de servicios compartidos se introdujo en la década de 1980, cuando varias grandes empresas con múltiples unidades de negocio comenzaron a buscar formas de reducir sus costos administrativos. Desde entonces, señaló Henricks, 'los servicios compartidos se han convertido en una herramienta más completa y flexible para mejorar los procesos, permitir la inversión en tecnología, generar ganancias y reducir costos'.
Sin embargo, existen varios inconvenientes potenciales asociados con los servicios compartidos. Por ejemplo, las empresas que cambian a un modelo de servicios compartidos a menudo incurren en el costo de contratar nuevas personas e instalar nuevas tecnologías. Además, la implementación de servicios compartidos lleva tiempo, a menudo más de un año. Además, como advirtió Henricks, la centralización no es apropiada para todas las funciones. Las empresas no deben centralizar sus competencias o funciones básicas que impliquen el contacto directo con el cliente, especialmente si empresas externas también utilizan los servicios compartidos.
La implementación de servicios compartidos también puede crear problemas dentro de una empresa. Por ejemplo, los empleados que solían proporcionar los servicios en varias unidades de negocio podrían estar molestos por la pérdida de control que experimentan con el nuevo acuerdo. Además, los empleados de la oficina central que brindan servicios compartidos desde una ubicación central pueden sentirse incómodos al tratar a las unidades de negocios como clientes. De hecho, cambiar a un entorno de servicios compartidos requiere que los empleados desarrollen nuevas habilidades, con un mayor énfasis en la flexibilidad y el servicio al cliente. 'Para ser el proveedor preferido, e incluso para tener una existencia corporativa segura, el servicio compartido debe ofrecer resultados superiores de manera rentable', afirmó Sherman. Como resultado, un sistema de servicios compartidos no es apropiado para todas las empresas. 'Para muchas empresas, los servicios compartidos seguirán siendo un concepto intrigante que simplemente no se ajusta a sus necesidades', señaló Henricks. 'Para otros, representará exactamente el modelo correcto para aprovechar una oportunidad prometedora de aprovechar al máximo las habilidades de la oficina en casa que otras divisiones, ubicaciones e incluso otras empresas también pueden utilizar'.
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BIBLIOGRAFÍA
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