A nadie le encanta decir 'no' a las solicitudes de los jefes u otros creadores de trabajo en nuestra vida. Pero el problema es que, si bien decir 'sí' se siente como una victoria a corto plazo y mantiene a todos contentos, a la larga causa problemas. Su carga de trabajo se vuelve lenta, gradualmente más pesada hasta que un día mira hacia arriba y se da cuenta de que ha caído en un patrón de simplemente tratar de mantenerse al día.
Lo más probable es que seas al menos parcialmente culpable (y yo estoy contigo).
La respuesta fácil es simplemente mejorar al decir 'no'. Pero busque en el diccionario bajo 'no' y verá 'es más fácil decirlo que hacerlo'. Nos preocupamos por rechazar a los demás y / o defraudarlos, poner en duda nuestra capacidad o hacer que nuestro jefe cuestione nuestras habilidades colaborativas y nuestro potencial profesional.
Sin embargo, existen mejores formas de mantener una carga de trabajo razonable que una simple negativa. Y te harán ganar más respeto, no menos.
A continuación, le mostramos cómo rechazar las solicitudes de más trabajo (y verse bien haciéndolo).
1. Procede de un lugar de responsabilidad.
A menudo, cuando alguien te pide que aceptes algo, no tiene visibilidad de lo que ya tienes. Si supieran que su solicitud afectaría la calidad del trabajo que ya tenía que entregar, podrían reconsiderarlo. Y aquellos que nos dan más trabajo (como los jefes), irónicamente, a menudo son los menos educados sobre nuestra carga de trabajo actual. Así que edúcalos.
Ayúdelos a comprender qué sucede si hace el trabajo que están pidiendo, qué más sufre. Sea basado en hechos y sin emociones cuando explique y muestre dónde está gastando su tiempo. Si le ayuda, ponga su plan de trabajo total en papel para darles una instantánea visual.
Al hacer esto, asegúrese de resaltar cualquier 'Zona de exclusión aérea': proyectos en los que está trabajando que tienen cronogramas / hitos rápidos y difíciles que no se pueden perder y que podrían verse comprometidos por distracciones. Mientras comparte todo esto, sea flexible si surge un margen de maniobra, pero firme si no es así.
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2. Dé un 'sí' diferente a las solicitudes.
De hecho, decimos 'sí' más que 'no' porque se siente mejor decir 'sí'. Pero aún puede dar un 'sí' de una manera diferente, de una manera que aún deje la discusión con una sensación positiva.
Por ejemplo, 'No puedo encargarme de eso ahora mismo, pero puedo ...'. Ni siquiera tiene que cumplir con la solicitud a mitad de camino, se trata más de mostrar positividad y voluntad de ayudar de una manera más pequeña en lugar de simplemente decir 'No tengo tiempo' (porque nadie lo tiene).
3. Utilice el 'Triángulo de negociación de las Bermudas'.
Cuando se le pide que haga algo, tiene tres variables con las que trabajar: tiempo, recursos y alcance. Estos tres puntos forman un triángulo y, si no tienes cuidado, un gran esfuerzo puede desaparecer rápida y misteriosamente en el centro de todo.
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Negocie las variaciones en cualquiera de estas tres variables. Por ejemplo, supongamos que su jefe quiere que haga un nuevo informe sobre el estado general del negocio de su división. Tal vez pueda entregarlo el día que lo solicite, pero necesita ayuda de TI para obtener algunos números por usted. O tal vez puedas entregarle lo que pide si puedes tener otra semana. O, si su jefe tenía una métrica específica de salud empresarial que quiere que se examine en lugar de 'general', esa reducción del alcance puede ayudarlo a entregar el informe a tiempo sin la necesidad de recursos adicionales. Entiendes la idea.
4. Tenga cuidado con lo urgente.
A menudo caemos en lo urgente, incluso si no es realmente importante, y antes de que nos demos cuenta, un día se ha evaporado. Las solicitudes urgentes a menudo llegan desde lo alto y pueden estar cargadas de emoción, lo que hace que sea doblemente difícil rechazarlas.
Pero antes de apresurarse a cumplir con la solicitud, considere la intención, la fuente y el patrón de la misma.
A veces, la solicitud urgente simplemente se 'pasa' (es urgente para mi jefe, por lo que es urgente para usted) y no se pensó mucho en la solicitud en sí. Bien puede ser que la solicitud se pueda cumplir de alguna otra manera, mucho menos sensible o que requiera mucho tiempo.
A continuación, considere la fuente. Si es de tres niveles por encima de su jefe, a veces es mejor simplemente seguir adelante. Si no tiene tanto poder de posición detrás, es posible que tenga la oportunidad de validar su urgencia.
Por último, tenga en cuenta si la solicitud urgente es parte de un patrón que está viendo. Si detecta un patrón (por ejemplo, las solicitudes urgentes siempre llegan al final de un trimestre de ventas, ya que todos se esfuerzan por alcanzar los números), puede anticiparlo y hacer cosas que eviten la urgencia asociada.
Por lo tanto, se logra un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal cuando se puede equilibrar mejor los 'sí' con los 'no' suaves.
