Muchas empresas sufren de malas comunicaciones. Mi teoría es que muy pocas empresas cuentan con el programa de comunicaciones necesario para hacerlo bien. Siga los siguientes pasos para desarrollar un plan de programa de comunicaciones eficaz:
1. Delimita tus objetivos - Determine lo que espera obtener de su programa de comunicaciones. Los objetivos pueden variar desde mejorar la prestación de servicios y mejorar la lealtad del personal hasta obtener una mayor influencia en el mercado o mejorar las relaciones con los medios de comunicación y las entidades reguladoras.
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2. Basar sus prácticas de comunicación actuales - Una vez que conozca sus objetivos, realice una auditoría de comunicaciones y evalúe cómo se comunica su empresa. Esta caracterización debe involucrar: lluvia de ideas con el personal, entrevistar a líderes senior y encuestas a clientes, proveedores y distribuidores con el único propósito de descubrir cómo, cuándo, por qué y dónde su gente se comunica y envía mensajes para y sobre su negocio.
3. Determine sus audiencias clave - Enumere todas las audiencias con las que la empresa podría querer contactar, intentar influir o atender. Como mínimo, estos probablemente incluirán clientes, personal, grupos de la industria, socios comerciales y los medios de comunicación.
4. Traducir estos sectores de audiencia en proyectos y programas específicos destinados a entregar información es la mejor manera posible para cada grupo: Deberá considerar sus resultados de línea de base (como se determinó anteriormente) y mapearlos con los recursos humanos y financieros disponibles, por supuesto. Pero, al crear iniciativas para cada grupo, estará mucho mejor posicionado para lograr los objetivos de su Programa de Comunicación.
5. Establecer un cronograma para la ejecución - Con las iniciativas (que comprenden su Programa de Comunicaciones) identificadas, es hora de elaborar una cuadrícula de calendario que describa cuándo comenzará y se completará cada esfuerzo. Agrupe los proyectos y programas en intervalos de 18 meses (lo que me gusta llamar 'Mesetas de implementación'). Esto permite que su organización comprenda mejor qué se hará cuando se mejore su infraestructura de comunicaciones.
6. Estimar los costos a un nivel de meseta de implementación - Al 'dividir' el esfuerzo de trabajo en intervalos de 18 meses y dar una estimación de esa inversión total, puede transferir dólares según sea necesario entre las iniciativas que conforman una plataforma de implementación determinada. Esto proporciona un margen de maniobra para su organización a medida que evoluciona sus estrategias de comunicación a lo largo del tiempo.
7. Empiece a ejecutar y evaluar - Diseñe un método para medir los resultados en cada plan de proyecto / programa que lance. Asegúrese de hacer un seguimiento del progreso del proyecto / programa mensualmente e informarlo a sus patrocinadores de la alta gerencia a medida que evoluciona cada esfuerzo.
Para cerrar, un plan de Programa de Comunicaciones sólido requiere entre 60 y 90 días para completarse. Sin embargo, una vez en su lugar, con el nivel adecuado de compromiso ejecutivo y mantenimiento, será un activo de comunicaciones que se puede mantener sincronizado con el avance de su organización en los próximos años. Para aprender más, solo alcanzar para mí y podemos discutirlo directamente.
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