El término 'sistemas de sugerencias para empleados' se refiere a una variedad de esfuerzos que las empresas realizan para solicitar y utilizar la opinión de sus empleados con la esperanza de lograr ahorros de costos o mejorar la calidad del producto, la eficiencia en el lugar de trabajo, el servicio al cliente o las condiciones laborales. Estos esfuerzos van desde simplemente colocar buzones de sugerencias en áreas comunes hasta implementar programas formales con comités para revisar ideas y recompensas para aquellas que se adoptan. Las ideas generadas pueden variar desde simples mejoras en la calidad de la vida laboral, como poner un refrigerador en la sala de café, hasta cuestiones de racionalización más importantes que pueden ahorrarle a la empresa miles de dólares al año, como cambiar los teléfonos celulares de todos los vendedores de contratos individuales a contratos grupales. con un proveedor de descuento. 'Los programas de sugerencias crean una situación en la que todos ganan', escribió Kate Walter en Revista de recursos humanos . 'Más participación y participación de los empleados y mayor eficiencia y ahorro de costos para los empleadores'.
'Las empresas que establecen sistemas de sugerencias eficaces están descubriendo que los empleados tienen grandes ideas que pueden reducir los costos, aumentar los ingresos, mejorar la eficiencia o producir una mayor calidad', dijo Charles Martin, autor de Sistemas de sugerencias para empleados: aumento de la productividad y las ganancias . “Los empleados trabajan mejor juntos como equipo y, a menudo, envían ideas como equipo. Y comienzan a pensar más como gerentes, mirando más allá del alcance de sus propios trabajos '.
Algunas empresas asumen que, dado que cultivan una relación abierta entre los empleados y la dirección, las ideas de mejora surgirán de manera informal, sin indicaciones explícitas. Pero los expertos señalan que los sistemas de sugerencias formales alientan a los empleados a pensar realmente en sus trabajos y a querer participar en el funcionamiento de la empresa. Los sistemas de sugerencias formales permiten a los empleados saber que se valoran sus ideas. Estos sistemas pueden incluso aumentar la motivación y fomentar la lealtad y el trabajo en equipo entre los empleados. Y estos beneficios se suman al impacto positivo que los sistemas de sugerencias de los empleados pueden tener en los resultados de una empresa. “No se puede negar que el verdadero experto es la persona que hace el trabajo; por lo tanto, ese es el mejor lugar para ir cuando se buscan mejoras '', dijo el consultor Tomas Jensen, presidente del Centro para el Desarrollo de Sistemas de Sugerencias, a Susan Wells según lo publicado en Revista de recursos humanos . 'Se están ahorrando millones de dólares escuchando el mayor activo de la empresa: su recurso humano'. Wells pasó a discutir un estudio de la Employee Involvement Association (EIA) que descubrió ahorros de más de $ 624 millones en 2003 en 47 empresas en las que 450.000 personas participaron en programas.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE SUGERENCIAS EXITOSO
`` El objetivo de un sistema de sugerencias exitoso es aprovechar la reserva de ideas y el pensamiento creativo de todos los empleados para mejorar el proceso de trabajo y los productos '', escribió Robert F. Bell en Soluciones IIE . 'Para hacerlo, se requiere una comprensión adecuada por parte de todos del proceso, el apoyo de la administración del sistema, el estímulo y las recompensas significativas, y una estructura para asegurarse de que nada se escape por las grietas'. Los elementos de un sistema de sugerencias de empleados exitoso se pueden dividir en cuatro áreas principales: apoyo a la administración, estructura del programa, visibilidad y promoción del programa, y reconocimiento y recompensas.
Apoyo de la gerencia
El primer elemento de un sistema de sugerencias de empleados exitoso es demostrar la aceptación de la alta dirección. Los gerentes deben mostrar entusiasmo y compromiso con el programa si se quiere generar los resultados deseados. El propietario de una pequeña empresa puede comenzar compartiendo su visión de la empresa con los empleados. Los empleados que comprenden la misión general de la empresa tienen más probabilidades de presentar ideas valiosas que ayudarán a la empresa a alcanzar sus objetivos. El siguiente paso podría ser asegurarse de que los gerentes de línea respalden el sistema de sugerencias y no se sientan amenazados por él. También es importante que los gerentes planteen el tema con frecuencia en las reuniones e incorporen los resultados positivos de las sugerencias de los empleados en los informes de progreso periódicos. También se debe alentar a los gerentes a que presenten sugerencias ellos mismos, aunque generalmente no deben ser recompensados por ideas que caen dentro de sus responsabilidades normales de planificación estratégica.
Estructura del programa
El siguiente elemento de un sistema de sugerencias de empleados exitoso es la estructura. Los expertos recomiendan asignar la responsabilidad del desarrollo y la implementación del programa a un solo administrador. Esta persona debe comenzar seleccionando un comité de empleados, de todas las partes de la organización y que representen a varios grupos demográficos, para ayudar a administrar las distintas fases. El administrador y el comité de empleados deben entonces desarrollar reglas claras para guiar los esfuerzos de los empleados al brindar sugerencias. Los programas de sugerencias tienden a tener más éxito cuando se anima a los empleados a hacer sugerencias razonables dentro de los parámetros de su propia experiencia laboral. 'El objetivo real es generar tantas ideas como sea posible y, con el tiempo, mejorar la calidad de las sugerencias a través de la retroalimentación y el estímulo', señaló Bell. Es importante desarrollar una declaración de política clara que cubra todos los aspectos del programa de sugerencias y asegurarse de que tanto los gerentes como los empleados lo entiendan. Si los empleados ven el proceso como abierto y franco, ayudará a eliminar cualquier sospecha sobre cómo se revisan y recompensan las ideas.
lance stephenson y feby torres
Visibilidad del programa
Otro elemento importante de los programas de sugerencias de empleados exitosos es la visibilidad. Después de todo, no se puede esperar que los empleados participen en un programa si no se les informa. Los expertos recomiendan lanzar programas de sugerencias de manera muy pública, con anuncios, boletines, fiestas, etc. Los empleados deben tener la idea de que la gerencia tiene la intención de considerar todas las sugerencias y planes para actuar sobre las mejores de manera oportuna. El propio sistema de sugerencias también debería ser ampliamente publicitado y promovido. Los ejemplos de posibles sistemas incluyen el buzón de sugerencias familiar con formas escritas; el tablón de anuncios antiguo para publicar ideas y resultados; una línea telefónica especial gratuita para que los empleados puedan enviar sugerencias por teléfono; o sistemas más sofisticados basados en correo electrónico o publicaciones en un sitio web dedicado. Una vez que se ha introducido el sistema, es importante hacer un seguimiento de las actividades de promoción en curso para mantener el interés de los empleados.
Reconocimiento y recompensas
Otro elemento vital de los sistemas de sugerencias de empleados exitosos es reconocer a los participantes y recompensar las buenas ideas. Es mucho más probable que los empleados participen en un programa de sugerencias si las ideas que envían reciben respuestas rápidas y reflexivas de la dirección. Los expertos recomiendan establecer un horario en el que se acusará recibo de una idea (desde 24 horas con sistemas electrónicos hasta una semana con sistemas más tradicionales). Luego, los empleados deben ser notificados dentro de los 30 días si se adoptarán o no sus ideas. Incluso en los casos en que no se utilice una idea, se debe agradecer al empleado que la presentó por su participación en el programa. Puede resultar útil ofrecer una recompensa pequeña y tangible a los empleados que envíen una idea al sistema de sugerencias por primera vez, como una camiseta, un bolígrafo o un paraguas.
Para asegurar el éxito de un sistema de sugerencias, también es importante dar a conocer las sugerencias utilizadas y su impacto positivo en la empresa. Una forma de hacerlo podría ser celebrar una cena anual en honor a las personas que hicieron sugerencias durante el transcurso del año. Muchas empresas también establecen sistemas de recompensa para las ideas de los empleados que generan ahorros de costos o mejoras en los procesos. Por ejemplo, algunas empresas distribuyen una fracción de todos los ahorros proporcionados por el sistema de sugerencias de los empleados como parte de sus programas anuales de participación en las ganancias. Los expertos reconocen que puede resultar complicado desarrollar un sistema de recompensa apropiado que reconozca las valiosas contribuciones de los empleados sin crear celos y resentimiento entre los compañeros de trabajo. Algunos sugieren que es mejor delegar esta tarea a un comité asesor de empleados. La clave es evaluar las ideas en función de factores como la innovación y el ingenio, así como el valor monetario a la hora de establecer recompensas.
RAZONES COMUNES QUE FALLAN LOS SISTEMAS DE SUGERENCIAS
«En algunas empresas, los empleados envían una avalancha de ideas útiles a la alta dirección. En otros, el fondo de los buzones de sugerencias está cubierto de polvo ', escribió un colaborador de Ejecutivo femenino . '¿Cual es la diferencia? No es la calidad de los empleados, sino la calidad del liderazgo que reciben ”. Hay una serie de razones por las que los sistemas de sugerencias pueden no generar una respuesta positiva entre los empleados. En su artículo para Soluciones IIE Bell describió varios problemas comunes que experimentan las empresas al implementar y administrar sistemas de sugerencias.
Por ejemplo, los empleados pueden sentirse reacios a ofrecer sugerencias si creen que la gerencia no está realmente interesada en sus ideas. Si la empresa emite solo una invitación tibia para recibir sugerencias o crea una atmósfera que podría percibirse como intimidante, es poco probable que las sugerencias de los empleados lleguen. La empresa probablemente experimentaría problemas similares a la hora de obtener sugerencias si la dirección no tenía claro a quién se invitaba a participar en el programa o si establecía demasiadas reglas estrictas sobre la participación.
Otros problemas comunes con los sistemas de sugerencias de los empleados involucran la respuesta de la gerencia a las sugerencias. Es poco probable que los empleados participen en el programa si experimentan una respuesta lenta o no responden a sus sugerencias. Un sistema de sugerencias también fallará si no hay una explicación clara de la aceptación o el rechazo de las sugerencias, o si los empleados perciben que la gerencia está haciendo juicios sesgados sobre qué sugerencias aprobar. Finalmente, los sistemas de sugerencias tienden a crear problemas para una organización cuando las recompensas ofrecidas por las buenas ideas son inconsistentes o impredecibles.
BIBLIOGRAFÍA
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