Para algunos emprendedores, las reuniones equivalen a hacer ejercicio, no son divertidas pero sabes que son necesarias. A veces, las reuniones son rápidas y directas y otras veces ocupan una buena parte del día. Pero, no importa cuánto dure la reunión, lo más importante es lo que obtienes de ella.
Tiene plazos que cumplir, toneladas de tareas que completar y un equipo completo que administrar. El tiempo es dinero y, si no se maneja correctamente, las reuniones pueden consumir muchas horas preciosas. Para ayudarlo a aprovechar al máximo las reuniones de equipo, usted y sus empleados pueden seguir esta guía de cinco pasos. Notará rápidamente que usted y su equipo liderarán reuniones más productivas, con más frecuencia.
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1. Desarrolle y distribuya una agenda.
La preparación de la agenda de una reunión con anticipación le permite establecer un plan de juego sólido. Puede enumerar todos los elementos importantes que desea discutir y los objetivos que le gustaría alcanzar al final de la reunión. Hágalo conciso e incluso inserte los espacios en blanco para las cosas que le gustaría saber.
En la parte posterior de la agenda puede hacer una lista de espacios en blanco numerados para los elementos de acción. Esto permite a los asistentes a la reunión escribir todo lo que necesiten actuar como resultado de la reunión y mantiene todo en un solo lugar.
Una vez finalizada la agenda, envíela a su equipo. Podrán ver exactamente lo que quiere discutir, qué preguntas puede tener y qué tipo de ideas o inquietudes podrían querer plantear. Una agenda ayuda a que todos se sientan organizados sobre qué esperar y qué se esperará de ellos durante la reunión.
2. Planifique en torno a la agenda.
La agenda es simplemente una lista de puntos de discusión. Es esencial que todos revisen la agenda antes de la reunión para preparar una lista de preguntas, respuestas o consejos al lado de cada tema. Esto mantendrá a todos en el tema, discutiendo todo lo que necesita ser discutido antes de pasar al siguiente tema de la agenda.
Al final de cada tema, pregunte a todos: '¿Alguien tiene alguna pregunta antes de continuar?' Esta es la oportunidad de plantear otras preguntas mientras la información aún está fresca en la mente de todos.
3. Vaya 'oscuro' antes de cada reunión.
Anime a su equipo a llevar su agenda con ellos y a 'oscurecerse', o alejarse de las distracciones, para concentrarse en traer actualizaciones y nuevas ideas a la mesa. Por ejemplo, cuando decida tener una reunión de lluvia de ideas, pida a todos que dediquen de 10 a 15 minutos de lluvia de ideas poco antes de la reunión para preparar una lista de ideas para discutir. Incluso pueden agregar sus ideas y notas a su copia de la agenda como guía de referencia rápida.
Esto le permitirá a usted y a su equipo entrar directamente a la reunión y dar la vuelta a la mesa para discutir ideas mientras están en la mente. En lugar de esperar largos períodos de tiempo para que la siguiente persona hable, todos estarán preparados para hablar sobre las ideas y usted tendrá muchas más posibilidades de decidir el mejor curso de acción ese mismo día. La energía en la sala será contagiosa y se alegrará de ver cuánto más productivas pueden ser estas reuniones.
4. Elimine las distracciones externas.
Las reuniones se crean para dedicar una cierta cantidad de tiempo a discutir asuntos importantes. Respete ese tiempo al no traer distracciones externas con usted, como su teléfono o computadora portátil. De lo contrario, los colegas podrían pensar que es de mala educación o una falta de respeto verte escribiendo o revisando constantemente tu teléfono.
Sin embargo, debido a que algunas personas pueden necesitar un dispositivo electrónico para tomar notas o vigilar el correo electrónico, asegúrese de mantenerlo en modo silencioso para que no suenen notificaciones fuertes. Además, si trae dispositivos electrónicos, dígales a todos al comienzo de la reunión que los usará para tomar notas. Al no traer dispositivos o advertir a las personas con anticipación sobre por qué trae un dispositivo, evitará que sus colegas se pregunten si está prestando atención.
5. Termine las reuniones repitiendo los puntos clave.
Como líder de la reunión, asegúrese de utilizar los últimos cinco minutos de cada reunión para resumir rápidamente los puntos clave. Esto ayuda a que los bits de información más importantes sean claros como el cristal. Repetir lo que se espera que todos hagan o presenten para la próxima reunión es una excelente manera de concluir una reunión y mantener a todos concentrados.
Obtener valor de las reuniones debe ser la principal prioridad, no tenga reuniones para temas que pueda discutir rápidamente por teléfono o correo electrónico. Asegúrese de que sus reuniones estén configuradas para temas de discusión importantes y de alta productividad. Haga que su equipo lo ayude a usar este tiempo sabiamente para trabajar juntos y avanzar en los proyectos sin problemas.
