COMUNICACIÓN ORAL

La comunicación oral describe cualquier tipo de interacción que hace uso de palabras habladas, y es una parte vital e integral del mundo empresarial, especialmente en una era conocida como la era de la información. `` La capacidad de comunicarse de manera efectiva a través del habla y la escritura es muy valorada y demandada en los negocios '', escribieron Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt y Jane Thomas en su libro. Comunicaciones comerciales eficaces . 'Conocer el contenido de las áreas funcionales de la empresa es importante, pero dar vida a esas ideas, en reuniones o presentaciones individuales, exige una presentación oral eficaz'. Los tipos de comunicación oral que se usan comúnmente dentro de una organización incluyen reuniones de personal, discusiones personales, presentaciones, discursos telefónicos y conversaciones informales. La comunicación oral con personas ajenas a la organización puede adoptar la forma de reuniones cara a cara, llamadas telefónicas, discursos, teleconferencias o videoconferencias.

Las habilidades de administración de conversaciones son esenciales para los propietarios y gerentes de pequeñas empresas, quienes a menudo soportan gran parte de la carga en áreas como presentaciones de cliente / cliente, entrevistas con empleados y realización de reuniones. Para que la comunicación oral sea efectiva, debe ser clara, relevante, discreta en fraseología y tono, concisa e informativa. Las presentaciones o conversaciones que llevan estos sellos distintivos pueden ser una herramienta invaluable para garantizar la salud y el crecimiento de la empresa. La comunicación comercial poco clara, inexacta o desconsiderada, por otro lado, puede perder un tiempo valioso, alienar a los empleados o clientes y destruir la buena voluntad hacia la administración o el negocio en general.

PRESENTACIONES ORALES

La presentación pública es generalmente reconocida como el más importante de los diversos géneros de comunicación comercial oral. Como ocurre con todos los tipos de comunicación, el primer paso para preparar un discurso o comentarios públicos es determinar el propósito / meta esencial de la comunicación. Como señalan Hildebrandt, Murphy y Thomas, las presentaciones de negocios tienden a tener uno de tres propósitos generales: persuadir, informar o instruir o entretener. De ahí saldrán las ideas principales que se incluirán en la presentación. Estas ideas deben investigarse a fondo y adaptarse a las necesidades de la audiencia.

Luego, las ideas deben organizarse para incluir una introducción, un cuerpo o texto principal y un resumen o conclusión. O, como dice el viejo adagio sobre dar discursos, 'Dígales lo que les va a decir, dígales y dígales lo que les dijo'. La introducción debe captar el interés del oyente y establecer el tema del resto de la presentación. El cuerpo principal debe concentrarse en los puntos de énfasis. La conclusión debe reafirmar los puntos clave y resumir el mensaje general que se está transmitiendo.

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Las ayudas visuales pueden ser un componente útil de algunas presentaciones. Ya sea que se proyecten desde una PC, se muestren en pizarrones, pizarrones de borrado en seco o rotafolios, las ayudas visuales deben ser significativas, creativas e interesantes para ayudar al orador a transmitir un mensaje. La clave para el uso exitoso de las ayudas visuales es que deben apoyar el tema de la presentación, ayudar en su transmisión, pero hacerlo sin desmerecer por ser descuidado, complicado o incluso demasiado entretenido.

Una vez que se ha organizado la presentación y se han seleccionado las ayudas visuales, el orador debe ensayar la presentación en voz alta y revisar según sea necesario para adaptarse a las limitaciones de tiempo y asegurar una cobertura completa de los puntos principales. Puede ser útil practicar frente a un espejo o frente a un amigo para ganar confianza. Una buena presentación oral incluirá frases de transición para ayudar a los oyentes a moverse a través del material y no será demasiado larga ni técnica. También es importante que el orador se anticipe a las preguntas que pueda tener la audiencia e incluya esa información en la presentación o esté preparado para abordarlas en una sesión de preguntas y respuestas al final de la presentación. La presentación profesional y elegante es otra clave para la comunicación efectiva, ya sea que el escenario sea una conferencia, un banquete, un almuerzo festivo o un retiro de administración. 'Reconozca que cuando habla en un evento empresarial, representa a su empresa y a su oficina en esa empresa', declaró Steve Kaye en Soluciones IIE . 'Utilice el evento como una oportunidad para promover la buena voluntad. Evite las quejas, críticas o controversias. Estos alienarán a la audiencia y destruirán su credibilidad rápidamente. En su lugar, hable sobre lo que la audiencia quiere escuchar. Elogie a su anfitrión, honre la ocasión y felicite a los asistentes. Irradia éxito y optimismo '.

Las presentaciones orales se pueden realizar de forma extemporánea (a partir de un esquema o notas); leyendo un manuscrito; o de memoria. El enfoque extemporáneo a menudo se promociona como un método que permite al hablante hacer contacto visual y desarrollar una relación con la audiencia mientras simultáneamente transmite información pertinente. La lectura de un manuscrito se utiliza con mayor frecuencia para comunicaciones más largas y / o detalladas que cubren mucho terreno. Mientras tanto, la memorización solo se usa generalmente para discusiones breves y / o informales.

La entrega de presentaciones orales efectivas requiere que el orador considere su tono vocal, velocidad y volumen. Es importante incorporar cambios en el tono vocal para agregar énfasis y evitar la monotonía. También es útil variar la velocidad del habla e incorporar pausas para permitir que el oyente reflexione sobre elementos específicos del mensaje general. Encontrar el volumen apropiado también es crucial para el éxito de una presentación. Finalmente, los oradores deben tener cuidado de no agregar palabras o sonidos extraños, como 'um', 'ya sabes' o 'bien', entre palabras u oraciones en una presentación.

Los elementos no verbales como la postura, los gestos y las expresiones faciales también son factores importantes para desarrollar buenas habilidades de comunicación oral. 'Tu apariencia exterior refleja tu estado de ánimo interior', confirmaron Hildebrandt, Murphy y Thomas. Por tanto, una buena postura sugiere aplomo y confianza; No permanezcas rígido ni con descuidada indiferencia sobre el podio, sino erguido con tu peso distribuido aproximadamente por igual en cada pie. Algún movimiento puede ser útil para mantener la atención de los oyentes o para aumentar el énfasis, pero se deben evitar los cambios o el ritmo constante. Asimismo, los gestos con las manos y los brazos se pueden utilizar para señalar, describir o enfatizar, pero deben ser variados, cronometrados cuidadosamente y adaptados a la audiencia. Finalmente, los buenos oradores deben hacer contacto visual frecuente con la audiencia, dejar que su expresión facial muestre su interés en las ideas que están presentando y vestirse de una manera apropiada para la ocasión.

Los propietarios de pequeñas empresas reflejan la población en general en el sentido de que su entusiasmo por hablar en público varía considerablemente de un individuo a otro. Algunos emprendedores disfrutan del centro de atención y prosperan en entornos que requieren presentaciones públicas (formales o informales). Otros son menos hábiles para hablar en público y evitan ser colocados en tales situaciones. Pero los consultores empresariales instan a los empresarios a tratar las presentaciones públicas y las habilidades de comunicación oral como una herramienta potencialmente invaluable para el crecimiento empresarial. 'Puede considerar contratar a un entrenador de presentaciones o asistir a un taller sobre presentaciones de negocios', aconsejó Kaye. Estos servicios pueden mostrarle cómo maximizar su impacto mientras habla. De hecho, aprender tales habilidades sirve como una inversión a largo plazo en su futuro como líder eficaz ”.