Desde que Ray Kroc llevó McDonald's a las masas, los empresarios han aspirado a simplificar y agilizar sus procesos repetibles, reduciendo las operaciones comerciales complejas a tareas fácilmente entrenables.
Pero existe el peligro de ir demasiado lejos. Si su objetivo es hacer que su negocio sea a prueba de falsificaciones, piénselo de nuevo.
Según Reed Hastings, fundador de Netflix, la consecuencia inesperada de simplificar su modelo de negocio es que su talento entrante no será tan exitoso. Compartió en el ' Maestros de escala 'podcast,' Lo que no pudimos entender es mediante una prueba falsa de todos los sistemas que tendríamos un sistema en el que solo los tontos quisieran trabajar allí '.
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Piense en eso por un minuto.
Si, dentro de su negocio, cada decisión está impulsada por políticas en lugar de por personas, no habrá lugar para que las personas autónomas, creativas y talentosas piensen por sí mismas y hagan avanzar su negocio.
La historia de Netflix no es una excepción, siempre sucede de la misma manera. Una organización comienza como una startup ágil, ingenua ante todos los problemas que seguramente encontrará.
Luego, con el tiempo, a medida que surgen esos problemas, se desarrollan políticas y procedimientos como chalecos antibalas para proteger a la empresa de cometer los mismos errores nuevamente. Poco a poco, la burocracia se infiltra y, si no tienes cuidado, puedes terminar bajo una montaña de trámites burocráticos.
Entonces, ¿cómo equilibra el beneficio de desarrollar procedimientos operativos estándar sin matar su genial ambiente de inicio?
Como CEO de Trainual, he visto a miles de empresas hacer esto bien. Así es cómo:
Empiece con menos detalles de los que cree.
Dicen que la mejor cámara es la que tienes contigo. De manera similar, el mejor proceso escrito es el que realmente está escrito. No necesita muchos detalles fuera de las puertas.
Tal vez se haya propuesto crear un conjunto completo de procedimientos operativos estándar (SOP) y esté atascado. Aquí está el secreto: probablemente lo estés pensando demasiado.
Cuando empiece, cuanto menos detalles, mejor. Incluso si eres un perfeccionista por naturaleza, tus POE no deberían ser tu Capilla Sixtina. Lo agotará y probablemente aburrirá a sus empleados hasta las lágrimas.
Si su equipo necesita más detalles, ¡lo pedirán! Este enfoque de abajo hacia arriba para la documentación es mucho menos oneroso y mucho más fácil de mantener. Agregue detalles a lo largo del tiempo, según lo solicitado.
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Documente sus mejores prácticas, no las peores.
La historia de Netflix es demasiado común. La mayoría de las políticas y procedimientos se crean como reacción a un problema.
Si está constantemente tapando agujeros en el barco, no tendrá tiempo para construir un barco mejor.
En cambio, su documentación debe estar impulsada por las positivo actuación. En cada área de su negocio, hay alguien que hace algo bien. Hay una buena práctica para todo.
Por lo tanto, reúna su documentación al capacitar a sus mejores intérpretes para que escriban lo que está funcionando y lo compartan con el resto del equipo.
Tus reglas están hechas para romperse.
Cuando las reglas están escritas en piedra, significa una de dos cosas. O eres un dictador y no estás abierto a la retroalimentación, o tu organización se mueve demasiado lento para adaptarse a las nuevas mejores prácticas.
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Piense en sus políticas y procedimientos como la tabla de clasificación en el juego de arcade. Tan pronto como a alguien se le ocurra una mejor manera de hacer algo, debería llegar a la cima como el ganador claro y obvio, y todos deberían reconocerlo.
En Facebook, hay alrededor de 10,000 versiones diferentes de la plataforma ejecutándose en un momento dado, porque sus desarrolladores compiten constantemente para mejorar sus propias métricas. Cuando una nueva característica o diseño supera al estándar, el estándar se reescribe. Su negocio debería funcionar de la misma manera.
Debes curar a medida que creas.
Tras años de documentación, su negocio evolucionará. Algunos procesos cambiarán y otros serán totalmente irrelevantes, por lo que es su trabajo mantener su colección actualizada.
Como mínimo, programe algo de tiempo cada año, tal vez durante su planificación anual, para revisar sus SOP y podar la lista. Las organizaciones más grandes deberían hacer esto cada 90 días, o con más frecuencia, para que el desorden no confunda a innumerables nuevas contrataciones.
Otorgue a todos los miembros de su organización la autoridad para editar sus procesos, o al menos para sugerir ediciones a medida que los revisan, pero seleccione a una persona de la empresa para que se haga cargo del sistema en su totalidad.
El desarrollo de procedimientos operativos estándar no debería significar poner a prueba su negocio. Si capacita a su equipo para que capture sus mejores prácticas, los desafíe a una mejora constante y mantenga su contenido ordenado y claro, librará a la empresa de errores tontos sin matar la cultura.
