Manuales de empleados , los manuales de políticas y procedimientos, los manuales de los empleados, como quiera llamarlos, a menudo son considerados un mal necesario tanto por los empleados como por los empleadores. Por lo general, generan consternación en los empleados, especialmente si no son claros, están bien redactados y no son específicos para el negocio y si se enfocan principalmente en la negatividad; en otras palabras, enumeran solo lo que no deben hacer. Los empleadores, mientras tanto, normalmente ven estos manuales en términos de cómo cubrir sus… activos… en caso de posibles demandas.
Sin embargo, existe una forma mejor.
Los expertos dicen que las pequeñas y medianas empresas pueden elaborar manuales para empleados que los protejan de los litigios y tranquilicen a los miembros del personal al explicar en términos positivos las políticas de la empresa. Para tener un manual de políticas efectivo, el empleador debe tomarse el tiempo para identificar qué es importante para el negocio, tanto para mantener a los empleados informados y felices, como para lograr los objetivos comerciales de la empresa. 'Puede servir como un libro de jugadas y explicar las reglas del juego para los empleados sobre lo que se espera de ellos', dice Nancy Cooper, presidenta del grupo de trabajo y empleo de Garvey Schubert Barer , un bufete de abogados con sede en Portland, Oregon.
'El valor es que los empleados pueden comprender lo que se espera de ellos y lo que pueden esperar de la empresa', añade Paul Rowson, director general de Mundo en el trabajo , una asociación global de recursos humanos que se centra en la compensación, los beneficios, la vida laboral y las recompensas totales integradas. 'Esto incluye cómo se toman las decisiones salariales, cómo se califica su desempeño, cómo trata la empresa aspectos como la licencia por enfermedad y otros beneficios, cómo ve la empresa los programas de vida laboral y cómo serán tratados en una disputa'. Tener todos esos problemas detallados en un manual puede liberar a un empleado para que haga su mejor trabajo, agrega, sin preocuparse de que un empleador lo trate injustamente.
Pero el diablo está en los detalles, como dicen. El éxito de un manual para empleados depende de lo que incluya y de cómo redacte las políticas. La primera regla para escribir un libro de jugadas ganador es que debe estar escrito de una manera clara y comprensible y reflejar la cultura del negocio. Ciertas políticas deben estar en el manual por ley. Esto significa que debe tomarse el tiempo para aprender sobre los requisitos locales y estatales, así como los requisitos federales, dice Cooper. Otras políticas deben estar en el manual para proteger al empleador. 'No importa la razón detrás de las políticas, todas deben aplicarse de manera coherente', agrega.
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La siguiente guía describirá lo que debe incluir por ley, las cláusulas que los expertos legales dicen que debe incluir todo manual del empleado, y luego otras disposiciones opcionales que tal vez desee incluir en un manual del empleado para que funcione para usted y sus empleados.
Qué incluir en un manual del empleado: Disposiciones del manual exigidas por la ley
Antes de comenzar a escribir un manual para empleados, los líderes empresariales deben comprender lo que deben incluir por ley. Eso también puede determinar cómo decide configurar el manual del empleado.
El primer paso es familiarizarse con las leyes laborales federales, estatales y locales que debe cumplir; algunas incluso deben publicarse en el manual del empleado de la empresa. El Departamento de Trabajo de EE. UU. Proporciona información a los empleadores sobre las leyes federales que afectan los problemas del lugar de trabajo en su sitio web en www.dol.gov . Si su empresa opera en más de un estado, es posible que tenga razones legales para escribir diferentes manuales para los empleados en cada estado. 'Cada estado tiene leyes laborales únicas', dice Cooper. 'Muchas de las leyes a nivel estatal dicen que hay que tenerlo en el manual'.
Buck Sexton y la señorita Molly
Otros problemas también pueden afectar la forma en que aborda el manual del empleado. Por ejemplo, si tiene diferentes unidades comerciales, como una instalación de fabricación y una instalación de ventas e investigación, es posible que desee que el manual principal sea el mismo para cada grupo de empleados, pero es posible que desee incluir políticas específicas para unidades comerciales específicas. , como si una unidad de negocio tuviera un sindicato o empleados pagados por horas, dice Cooper.
Después de determinar cómo abordará el manual del empleado, debe determinar qué políticas debe incluir por ley. Algunas empresas ofrecen software o plantillas que pueden ser un buen comienzo para guiarlo en el proceso. Pero las políticas pueden variar de un estado a otro. Si no está seguro de qué políticas exige la ley, consulte con las organizaciones de recursos humanos o con su abogado laboral. Muchos departamentos laborales estatales también tienen listados en sus sitios web para empleadores sobre las leyes que deben cumplir al hacer negocios en el estado y estas pueden ser útiles para determinar qué incluir en un manual del empleado.
Las políticas que debe incluir en un manual del empleado por ley pueden incluir las siguientes:
- Políticas de licencia médica familiar . La Ley de Licencia Médica Familiar del gobierno federal requiere que los empleadores de cierto tamaño deben proporcionar a los empleados hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo durante cualquier período de 12 meses para el nacimiento o el cuidado de un niño, para cuidar a un miembro de la familia inmediata con una condición de salud grave. , o si el empleado tiene una condición de salud grave. Muchos estados también tienen sus propias políticas con respecto a la licencia familiar no remunerada.
- Políticas de igualdad en el empleo y no discriminación . El Departamento de Trabajo de los EE. UU. Requiere que muchas empresas publiquen información que indique que la empresa sigue las leyes de no discriminación e igualdad de oportunidades de empleo en la contratación y promoción.
- Políticas de compensación laboral . Muchos estados exigen que los empleados estén informados por escrito de las políticas de compensación para trabajadores.
Entre otras leyes que podrían requerir su inclusión en los manuales de los empleados se encuentran las políticas relativas a la adaptación de las discapacidades, las políticas sobre licencias militares, las políticas sobre las adaptaciones para la lactancia materna y las políticas de licencias para víctimas de delitos.
Excavar más hondo: Cómo armar un manual del empleado
Qué incluir en un manual del empleado: cláusulas que todo manual del empleado debe incluir
Hay algunas exenciones de responsabilidad generales que todo manual del empleado debe tener.
Wenworth Miller y Luke Macfarlane
- No es un contrato . Es importante señalar que el manual es solo eso, un manual, y no hace ninguna promesa sobre la continuidad del empleo. Cooper recomienda la siguiente redacción: 'Este manual no es un contrato, expreso o implícito, ni garantiza el empleo por un período de tiempo específico. Aunque esperamos que nuestra relación laboral sea a largo plazo, la Compañía o usted pueden terminar la relación en cualquier momento, con o sin previo aviso, con o sin motivo, en la medida permitida por la ley '.
- El manual triunfa sobre los documentos de política anteriores . El manual debe dejar en claro que es la última palabra sobre las políticas de la empresa. Cooper sugiere que utilice el siguiente lenguaje: 'Este Manual del Empleado reemplaza y reemplaza todas las políticas y procedimientos anteriores, incluidos, entre otros, todos los memorandos o políticas escritas que puedan haberse emitido sobre los temas cubiertos en este manual'.
- Las políticas del manual pueden estar sujetas a cambios. . Es importante dejar un poco de margen de maniobra porque los tiempos cambian, surgen nuevos problemas y es posible que deba hacer revisiones. Así es como Cooper sugiere que redacte esta disposición: 'Las políticas incluidas en este manual son solo pautas y están sujetas a cambios según lo considere apropiado y necesario la Compañía. De vez en cuando, puede recibir avisos de políticas, procedimientos, beneficios o programas nuevos o modificados '.
- Página de reconocimiento del empleado . Para proteger su negocio y verificar que sus empleados sepan que su empresa cumple con estas leyes, es importante incluir una página de reconocimiento que el empleado firme y devuelva. El reconocimiento debe indicar que el empleado entiende que es su responsabilidad leer y seguir las políticas. 'Desea que la página de reconocimiento se pueda separar del manual', dice Cooper. 'Una vez que está firmado, debe ir al archivo de personal del empleado'.
Excavar más hondo: Herramientas: Acuse de recibo de un manual del empleado
Qué incluir en un manual del empleado
Antes de escribir su manual del empleado, también debe tomarse el tiempo para determinar qué es importante para usted como empresa. ¿Le importa cómo se ven sus empleados cuando están en el trabajo? ¿Quiere que se abstengan de enviar mensajes de texto mientras están en el trabajo? ¿Te importa si escriben en un blog sobre la empresa? Si el problema es importante para usted y tiene expectativas sobre el comportamiento de los empleados, debe abordarlo en una política.
'Los problemas importantes pueden ser cosas como la capacidad del empleado para usar teléfonos celulares en el trabajo o mientras conduce; tratar de la manera adecuada (o inapropiada) en la que los empleados debaten sobre el empleador en salas de chat o blogs fuera de horario; o incluso la capacidad del empleador para abordar los problemas creados por la forma en que los empleados usan sus computadoras, correo electrónico y correo de voz ”, dice Cooper. 'Una de las cosas más importantes que debe recordar es que su manual debe reflejar su forma de hacer negocios. Si escribe una política, esté preparado para hacer cumplir la política, ya sea una política que establezca límites o una política que respalde sus objetivos. Necesita que su manual sea un fiel reflejo de su negocio '.
También debe decidir qué tono desea que adopte su manual. Muchos manuales están escritos desde la perspectiva negativa de 'no se utilizará'. Sin embargo, algunos de los manuales más eficaces son los escritos desde una perspectiva positiva. 'Seguro que los empleados necesitan saber qué tipo de comportamiento causará problemas, como ausencias excesivas, pero la política no tiene que estar escrita enfocándose en el castigo', dice Cooper.
A continuación, se incluye una guía sobre las secciones que puede incluir en un manual del empleado:
1. Historia de la empresa . Si bien no es obligatorio, una breve sección que discute la historia de la empresa y su misión puede ayudar a establecer el tono para un manual del empleado. Rowson dice que esta sección puede incluir discusiones sobre la declaración de la misión de una empresa, cuál es su razón de ser, quiénes son sus clientes, cuál es su posición en el mercado, etc. 'Podría hablar sobre el fundador para tener una idea de la historia de la empresa o cultura ”, dice Rowson. 'Podría agregar una discusión sobre el equipo de liderazgo para que las personas sientan que saben para quién están trabajando en última instancia'. Cooper advierte que no debe hacer ninguna promesa en esta sección, como prometer pagar a los empleados el mejor precio en su campo, lo que podría ser difícil de mantener si la empresa atraviesa tiempos económicos difíciles.
2. Política de tiempo libre remunerado . Esta sección detalla la política de vacaciones de la empresa, por ejemplo, cómo se gana el tiempo de vacaciones y cómo programar el tiempo libre. También debe especificar qué días festivos observa la empresa, incluidos los días festivos que cierra la empresa y, si la empresa es un restaurante u otro negocio que permanece abierto durante los días festivos, cómo se compensará a los empleados por trabajar los días festivos. También es posible que desee abordar la licencia por enfermedad, la licencia médica familiar y otros tipos de licencia, como la licencia conyugal militar.
3. Comportamiento de los empleados . Bajo este título, puede discutir la política de asistencia, las pausas para comer y los períodos de descanso, y las expectativas generales de la conducta de los empleados. Esto puede incluir establecer una política contra la discriminación por acoso de los empleados, prohibiciones de fumar, una política de abuso de sustancias, cómo los empleados pueden usar Internet o el correo electrónico y un código de vestimenta, si tiene este último. Es posible que desee abordar cómo los empleados deben manejar la resolución de conflictos. Haga que esta sección sea de naturaleza muy general. 'No entre en demasiados detalles', dice Cooper. 'Es parte de la naturaleza humana querer una larga lista de todas las cosas aceptables, pero es la naturaleza humana que tú también te olvides de algo'.
4. Pagos y promociones . Explique sus métodos de pago e informe a los empleados si se les pagará cada semana o cada dos semanas o lo que sea. Aquí es donde usted establece su política de horas extra, define las horas de trabajo y discute la estructura de su grado de pago para que la gente sepa dónde encajan en la jerarquía, dice Rowson. 'Lo último que quiere hacer cuando contrata a alguien es sorprenderle sobre cuándo va a llegar su cheque de pago', dice Rowson. 'Quiere que la gente sepa con qué frecuencia se les pagará y cómo se les pagará, si ofrecen depósito directo y cuántos períodos de pago hay en un año'. También puede hablar sobre los tipos de paquetes de compensación que ofrece, incluso si los empleados son elegibles para bonificaciones u opciones sobre acciones y cómo funciona el proceso de evaluación del desempeño. Cooper advierte que si detalla una política de la empresa para el avance, debe recordar que la empresa y sus gerentes deben aceptar esa política. 'Ahí es donde la mayoría de las empresas cometen errores', dice. 'Prometen demasiado y no siguen sus propias políticas'.
5. Beneficios . En esta sección, brinde a los empleados una descripción general de los beneficios que ofrece en términos de atención médica, dental, de la vista, seguro de vida, etc., pero no discuta políticas específicas con compañías específicas. 'Sus beneficios pueden cambiar con frecuencia, probablemente con más frecuencia que el manual', señala Cooper. Hable sobre quién es elegible, ya sea solo empleados a tiempo completo o si a los empleados a tiempo parcial se les ofrece un paquete de beneficios prorrateados, aborde eso también. Enumere los criterios de elegibilidad, cuándo puede inscribirse en los beneficios y cuáles son los eventos críticos de la vida durante los cuales puede cambiar los beneficios, como el matrimonio o el nacimiento de un hijo.
Después de que toda la información esté reunida en un manual del empleado, asegúrese de examinar el documento antes de distribuirlo a los empleados. Si es posible, un abogado debe participar en la preparación del manual. 'Si un empleador está tratando de ahorrar dinero', dice Cooper, 'lo mínimo que debe hacer es que un abogado lo revise una vez que lo haya elaborado'. Esa revisión, agrega, podría ayudar a su empresa a evitar futuras demandas que involucren el comportamiento de los empleados que está, o no, definido en el manual del empleado.
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ian somerhalder fecha de nacimiento
Qué incluir en un manual del empleado: enlaces recomendados
La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos
http://www.shrm.org
SHRM es la asociación más grande del mundo dedicada a la gestión de recursos humanos y representa a más de 250.000 miembros en más de 140 países.
Departamento de Trabajo de EE. UU.
http://www.dol.gov
Las guías de las leyes laborales federales en el sitio web del Departamento de Trabajo pueden ayudarlo a asegurarse de que está cubriendo los aspectos básicos en su manual del empleado.
Manual de pequeñas empresas
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
El manual de la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional del Departamento de Trabajo para pequeñas empresas puede ayudar a los empleadores a proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable para sus empleados.
Manual de modelo gratuito
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com ofrece un modelo de manual gratuito. El Manual completo de políticas del Instituto Alexander Hamilton ($ 100) es un CD-ROM con políticas editables con pautas de estado por estado. And Policies Now es un programa de lujo (hrtools.com; $ 199) que utiliza un asistente de preguntas y respuestas para ayudarlo a personalizar un manual
Mundo en el trabajo
http://www.worldatwork.org
Esta asociación global de recursos humanos se centra en la compensación, los beneficios, la vida laboral y las recompensas totales integradas para ayudar a las organizaciones a atraer, motivar y retener una fuerza laboral talentosa.
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