Recientemente me di cuenta de que la tendencia de la generación Millennial de evitar el teléfono se está extendiendo rápidamente a personas de todas las edades. Comenzó con los teléfonos inteligentes. Enviar mensajes de texto reemplazó a dejar mensajes de voz y conversaciones completas ahora se llevan a cabo con nuestros pulgares. Llamar a alguien ahora se ha vuelto bajo en la lista de prioridades de comunicación e incluso se ha despreciado con frecuencia.
Ciertamente, la comunicación escrita tiene sus ventajas.
- Puede transmitir su mensaje tanto si la otra persona está disponible como si no.
- Puede responder sin preocuparse por las zonas horarias o los patrones de sueño.
- No tienes que perder el tiempo con habladurías no deseadas.
Pero el teléfono tiene beneficios que los mensajes de texto y el correo electrónico nunca superarán. Sigue siendo una herramienta importante para la etiqueta empresarial y debe considerarse igualmente en el entorno de comunicación actual. Aquí hay 10 escenarios en los que una llamada telefónica funciona mejor.
1. Cuando necesite una respuesta inmediata
El problema con los mensajes de texto o el correo electrónico es que nunca se sabe cuándo alguien se comunicará con usted. Te gusta pensar que la otra persona está sentada esperando tu mensaje, pero no siempre es cierto. En estos días, cuando alguien ve tu nombre en el teléfono que suena, saben que estás haciendo un esfuerzo adicional para hablar con ellos. Por supuesto, si están realmente ocupados, en una reunión, durmiendo o escondiéndose de usted, el identificador de llamadas los alertará y usted irá al correo de voz, que rara vez verifican de todos modos. Al menos ahora puedes expresarte con emoción sincera. .
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2. Cuando tiene complejidad con varias personas
Mi esposa Van estaba coordinando recientemente un compromiso en el extranjero para mí y había seis personas diferentes en múltiples zonas horarias involucradas en la logística. Después de cinco crípticas conversaciones por correo electrónico que crearon más confusión, literalmente le estaba gritando a la computadora. Finalmente sugerí una conferencia telefónica. En 30 minutos, todas las preguntas fueron respondidas, todos estaban alineados y Van pasó de frustrado a aliviado. Ahora es una defensora telefónica recién contratada.
3. Cuando no desea un registro escrito debido a la sensibilidad
Nunca se sabe quién verá un correo electrónico o un mensaje de texto. Es cierto que las llamadas telefónicas se pueden grabar ... pero no legalmente en la mayoría de los estados sin notificación previa o una orden de un juez. A menos que se sienta absolutamente cómodo con que su mensaje llegue a las manos de cualquiera, lo mejor es usar el teléfono para conversaciones que requieran discreción.
4. Cuando el tono emocional es ambiguo, pero no debería serlo
A veces, una cara sonriente no es suficiente para transmitir una emoción real. Los emoticonos ayudan a enmarcar ampliamente el contexto emocional, pero cuando los sentimientos de las personas están en juego, es mejor dejarles escuchar exactamente de dónde vienes. De lo contrario, asumirán naturalmente lo peor .
5. Cuando hay una confusión constante
A la mayoría de las personas no les gusta escribir correos electrónicos largos y a la mayoría no les gusta leerlos. Entonces, cuando hay muchos detalles que crean confusión, las llamadas telefónicas funcionan de manera eficiente para brindar claridad. En primer lugar, puede hablar unas 150 palabras por minuto y la mayoría de las personas no escriben tan rápido. En segundo lugar, las preguntas se pueden responder en contexto para que no termine con una serie interminable de preguntas y respuestas de ida y vuelta.
6. Cuando hay malas noticias
Esto debería ser obvio, pero lamentablemente muchas personas adoptarán un enfoque cobarde para compartir noticias difíciles. No seas una de esas personas insensibles. Hágalo sobre la otra persona y no sobre usted. Humanice la situación con empatía que puedan escuchar.
7. Cuando hay noticias muy importantes
Bueno o malo, si la información tiene significado, el receptor debe comprender la importancia más allá de un doble signo de exclamación. Lo más probable es que tengan preguntas inmediatas y usted debe estar listo para proporcionar un contexto para evitar conclusiones no deseadas. .
8. Cuando la programación es difícil
Después de ir y venir varias veces con el asistente de un colega tratando de encontrar una fecha y hora disponibles, finalmente la llamé. Ahora no tenía que preocuparme de que la franja horaria estuviera ocupada para cuando ella leyera mi correo electrónico. Simplemente hablamos con calendarios en mano y completamos en cinco minutos lo que nos había exasperado durante tres días. Más tarde ese día, vi a uno de mis amigos amantes de la comida pasar 20 minutos frustrados usando Open Table y finalmente le sugerí que simplemente llamara al restaurante. En tres minutos tenía una reserva y una sonrisa un poco avergonzada.
9. Cuando hay un indicio de ira, ofensa o conflicto en el intercambio
Los mensajes escritos a menudo se pueden tomar de manera incorrecta. Si ve un mensaje que sugiere algún tipo de problema, no deje que se agrave, o peor aún, intente repararlo, con una comunicación más carente de emociones. Levante el teléfono y resuelva el problema antes de que se salga de control.
10. Cuando se beneficiará un toque personal
Siempre que desee conectarse emocionalmente con alguien y no sea posible hacerlo cara a cara, use el teléfono. Deje que escuchen el cuidado en su voz y el aprecio en su corazón.
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